Biblioteca de documentos

Visão de administrador com todos os arquivos anexados aos registros do CRM, num só lugar, com busca por nome e filtro por objeto. Serve para achar um contrato ou uma proposta quando ninguém lembra em qual registro ele foi anexado.

Arquivos no CRM ficam presos ao registro em que foram anexados, e isso é bom para a organização do dia a dia e ruim quando você precisa achar um documento sem saber onde ele está. A Biblioteca de documentos inverte a visão: em vez de partir do registro para chegar ao arquivo, você parte do arquivo.

Como usar

1. Abra Configurações e vá ao grupo Dados e relatórios.
2. Clique em Biblioteca de documentos.
3. Digite parte do nome do arquivo no campo Buscar por nome do arquivo. A busca considera qualquer trecho do nome.
4. Se quiser, restrinja pelo seletor de objeto, que começa em Todos os objetos.
5. Clique no nome do arquivo para abri-lo, em Baixar para salvá-lo, ou em abrir registro para ir ao registro de origem.

Cada linha mostra o nome do arquivo, o objeto a que o registro pertence, o tamanho formatado e a data em que o arquivo foi anexado. A ordenação é do mais recente para o mais antigo, e a tela traz os anexos mais recentes da organização.

O que a lista traz e o que ela deixa de fora

• Traz os arquivos anexados diretamente aos registros dos seus objetos.
• Deixa de fora anexos de comentários e anexos de mensagens de conversas, para a lista não virar um depósito de imagens coladas em discussões.
• Mostra os itens mais recentes por consulta. Para achar algo antigo, use a busca por nome ou o filtro por objeto em vez de rolar a lista.

Quem pode fazer

A tela é de administrador: exige permissão para administrar configurações, e essa exigência é aplicada no servidor, não apenas escondendo o item de menu. A razão é simples: a lista atravessa todos os registros da organização, inclusive os que um vendedor comum não veria na tela do objeto.

Perguntas comuns

• O link do arquivo parou de funcionar: os endereços de download são temporários, com validade de uma hora. Recarregue a tela e novos links são gerados.
• Dá para excluir um arquivo por aqui? Não. A exclusão é feita no registro em que o arquivo está anexado, para que a ação fique no contexto certo.
• Dá para enviar arquivo por aqui? Não. Esta tela é de consulta; o envio acontece no registro.
• A busca não achou o documento: ela procura pelo nome do arquivo, não pelo conteúdo dele nem pelo nome do registro. Tente um trecho menor do nome ou filtre pelo objeto.
• Um arquivo aparece com traço no tamanho: o tamanho não foi informado no envio; o arquivo continua abrindo normalmente.

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