Tabla dinámica: arma el informe arrastrando campos

En Informes, la pestaña Tabla dinámica te deja armar el informe como en una hoja de cálculo: arrastra campos a Filas y Columnas, medidas a Valores y aparece la matriz. Es el camino para preguntas cruzadas, como el producto más vendido por vendedor, sin tener que saberte de memoria el nombre de la dimensión y de la medida.

Armar un informe siempre exigió saber de antemano el nombre de la agrupación y el de la medida, y ahí es donde mueren la mayoría de las preguntas. La tabla dinámica lo da vuelta: a la izquierda ves la lista de campos y de medidas, arrastras lo que te interesa a tres zonas y el informe se arma solo. Sin fórmulas y sin SQL.

Dónde está

1. Abre Informes en el menú.
2. La pestaña Tabla dinámica es la primera y ya viene abierta. Las demás pestañas (Simple, Avanzado y Explorar) siguen donde estaban.
3. Elige el Conjunto de datos: es el que define qué campos y qué medidas aparecen en la paleta de la izquierda.

Filas, Columnas y Valores

La paleta de la izquierda tiene dos listas: Campos (lo que sirve para agrupar) y Medidas (lo que sirve para contar, sumar o promediar). Cada cosa entra solo donde tiene sentido.

• Filas: uno o más campos, apilados en el orden en que los sueltes. Es el eje vertical de la matriz.
• Columnas: un campo. Soltar otro reemplaza al que estaba, porque dos niveles de encabezado anidado vuelven ilegible la tabla.
• Valores: las medidas, en el orden en que las sueltes. Cada medida se convierte en una columna de números.
• Una medida solo entra en Valores y un campo solo entra en Filas o Columnas. Si lo arrastras a la zona equivocada, no pasa nada.

El ejemplo que motivó esta función: producto más vendido por vendedor

1. En Conjunto de datos, elige Ítems vendidos (la línea de producto del negocio: el único lugar donde producto, cantidad y precio realmente cobrado están juntos).
2. Arrastra Nombre del producto a Filas.
3. Arrastra Responsable a Columnas.
4. Arrastra Ingresos a Valores. Si también quieres el volumen, arrastra Cantidad vendida al lado.
5. Haz clic en Ejecutar informe.

El resultado es la matriz que dibujaste: un producto por fila, un vendedor por columna y el número en el cruce. La última columna trae el Total de cada fila y la última línea trae el Total de cada columna.

Campos de fecha: día, semana, mes, trimestre o año

Cuando el campo que sueltas en Filas o Columnas es una fecha, el chip suma un selector de agrupación con Día, Semana, Mes, Trimestre y Año. Nace en Mes. Cambiarlo es lo que convierte la misma tabla de un seguimiento diario en un cierre trimestral, sin rehacer nada.

Período, filtros y comparación

1. En Período, elige una ventana relativa (hoy, últimos 7 días, este mes, este trimestre, últimos 12 meses y así). El valor por defecto es Todo el periodo.
2. Si el conjunto de datos tiene más de una fecha, elige en Campo de fecha cuál ancla el período. Si no eliges, vale la fecha predeterminada del conjunto.
3. En Filtros, haz clic en Agregar filtro y elige campo, operador y valor. Los operadores que se ofrecen cambian según el tipo del campo.
4. Con un período elegido aparece Comparar con: Periodo anterior o Mismo periodo del año pasado.

Con la comparación activa, cada medida gana una columna extra al lado, marcada con (variación): es la diferencia porcentual entre la ventana elegida y la ventana de comparación. Periodo anterior retrocede la misma duración del período elegido; Mismo periodo del año pasado retrocede un año, que es lo que compara diciembre con diciembre en vez de diciembre con noviembre. Cuando no hubo base anterior, la variación queda vacía en lugar de mostrar cero, porque el cero diría que nada cambió justo donde cambió todo.

Informes listos

Arriba de la pantalla hay una franja de Informes listos, agrupados por sección. Haz clic en una sección para ver sus informes y clic en un nombre para abrirlo ya armado en la tabla dinámica.

• Ejecutivo, Pipeline, Conversión y Actividad comercial
• Forecast y objetivos, Propuestas y cotizaciones, Negocios perdidos
• Clientes y cuentas, Marketing, Campañas, Email marketing
• Embudo de marketing, Origen y atribución, SDR e inside sales
• Canales y socios, Ingresos y retención, Calidad de datos

Guardar, compartir y exportar

1. Después de ejecutarlo, escribe un nombre en Nombre del informe y haz clic en Guardar. Pasa a aparecer en la franja Guardados, y un clic en el nombre lo reabre tal como estaba.
2. Quien administra la configuración ve la opción Compartir con la organización al guardar; así el informe queda visible para todo el equipo.
3. Para borrarlo, usa la ✕ al lado del nombre. Solo puedes borrar los informes que guardaste tú.
4. Con la tabla en pantalla, haz clic en Exportar CSV. El archivo es la matriz que estás viendo, con las columnas de total, y no la lista cruda que vino de la base de datos.

Tres cosas que evitan un número equivocado

• El total suma solo lo que se puede sumar. Sumas y conteos entran en el total; tasas, promedios, mínimos, máximos y la columna de variación aparecen con un guion, porque sumar dos tasas no da una tasa. Cuando pasa, la tabla lo avisa abajo, en vez de mostrar un número que nadie verificaría.
• Una celda vacía no es un cero. Vacío quiere decir que esa combinación no existe en los datos: ese vendedor no vendió ese producto. Cero sería una afirmación distinta, y en una tabla de ventas las dos llevan a decisiones opuestas.
• Sin valor es una categoría aparte. Los registros con el campo en blanco caen en una fila o columna marcada como Sin valor, siempre al final, porque la ausencia no es una categoría que dispute el primer lugar.

Con el dinero el cuidado ya viene tomado: los valores en monedas distintas nunca se suman. Cuando la medida es en moneda, el CRM calcula los números separados por moneda y la propia tabla agrega la columna Moneda, con un ⓘ en el encabezado, aunque tú no la hayas arrastrado a ninguna zona. Debajo de la tabla aparece la frase que explica esa columna que salió sola: «El informe se separó por Moneda para no sumar valores que no se pueden sumar.» Si prefieres leer las monedas una al lado de la otra, mueve Moneda a Columnas; y si ya la habías puesto en Filas o en Columnas, no entra dos veces.

Límites

• Hasta 3 campos sumando Filas y Columnas. Al llegar al tope, la pantalla lo avisa y los campos nuevos no entran: saca uno antes de poner otro.
• Columnas acepta un campo por vez; Filas se queda con el resto del presupuesto.
• Hasta 12 medidas en Valores.
• La tabla trae las primeras 1.000 filas. Si hay más, aparece un aviso que pide afinar los filtros o acortar el período; afinar siempre es mejor que leer una muestra sin saberlo.

Solo ves los campos y las medidas que tienes permiso para ver. Un campo protegido usado sin permiso hace que el informe se niegue con un mensaje claro, en lugar de devolver un número incompleto sin avisar.

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