Primeros pasos: visión general del CRM
Qué es el sistema, cómo navegarlo y los conceptos esenciales para empezar con buen pie.
Este CRM ayuda a tu equipo a organizar clientes, ventas y actividades en un solo lugar, desde el primer contacto (lead) hasta el cierre del negocio (oportunidad) y el seguimiento del día a día (actividades).
El gran diferencial es que está "orientado a metadatos": casi todo (objetos, campos, valores de listas, etapas del embudo, perfiles de acceso) es configurable desde la propia interfaz, sin necesidad de un programador.
La pantalla principal
A la izquierda hay dos bloques, al estilo de un editor de código. Primero, un RIEL estrecho solo de iconos: arriba están Panel, Actividades, Inbox, Notificaciones y Favoritos; abajo están Facturación, Soporte, Papelera, Ayuda, Mi cuenta, Configuración, el selector de idioma y Salir. Pasa el ratón sobre cada icono para ver su nombre. Al lado, un PANEL más ancho muestra tus áreas de trabajo: arriba, fijos, están el logo y la búsqueda (atajo ⌘K); debajo, los módulos con subelementos (Ventas, Productos, Marketing, Atención, Éxito del cliente, Alianzas, Análisis y gobernanza y Otros) en GRUPOS plegables, solo haz clic en el encabezado para abrirlo o plegarlo. Solo el panel se desplaza; el riel y el encabezado quedan siempre a la vista.
Solo ves los grupos e ítems a los que tu perfil tiene acceso: un grupo sin ningún ítem permitido no aparece. Cada grupo recuerda si lo dejaste abierto o plegado (en tu navegador), y el grupo de la página en la que estás permanece abierto.
- Panel: tu pantalla de inicio, con un resumen del negocio: totales por objeto, valor del pipeline, previsión ponderada y las tareas del día.
- Ventas: Oportunidades, Leads, Contactos, Empresas y afines de venta, además de Previsión y Desempeño. Las listas del día a día se abren en Tabla; Leads y Oportunidades también tienen vista de Tablero (kanban).
- Actividades: tareas, llamadas, reuniones y seguimientos del equipo, con filtros (Hoy, Vencidas, Abiertas, Completadas).
- Otros grupos: Productos, Marketing, Atención, Éxito del cliente, Alianzas y Análisis y gobernanza reúnen los objetos y pantallas de cada área. Los objetos que crees aparecen en "Otros".
- Configuración: campos, valores de listas, moneda, usuarios y perfiles de acceso. Todo allí aplica a toda la organización.
- Ayuda: este centro de consulta, con búsqueda por tema.
Conceptos esenciales
- Objeto: un tipo de información (Contacto, Empresa, Lead, Oportunidad o un objeto tuyo). Piénsalo como una "ficha".
- Campo: un dato dentro del objeto (Nombre, Correo, Importe, Etapa…). Puedes crear cuantos quieras.
- Registro: una ficha rellenada (p. ej. el contacto "Ana Souza").
- Pipeline: el embudo de ventas, con etapas por las que avanzan las oportunidades.
- Perfil: define lo que cada usuario puede ver y hacer (Admin, Sales Manager, Account Manager…).
Una hoja de ruta para empezar
- Registra algunos Contactos y Empresas (menú lateral → Nuevo).
- Crea una Oportunidad y define la Etapa y el Importe.
- Abre Oportunidades → Tablero y arrastra la tarjeta entre las etapas para sentir el embudo.
- Registra una Actividad (p. ej. una llamada de seguimiento) dentro de un registro.
- En Configuración, ajusta campos y perfiles según tu proceso.