Servicio de campo: programa y despacha técnicos a órdenes de servicio
El Servicio de campo programa visitas de técnicos para tus órdenes de servicio, con un tablero de despacho por día. Marca quién atiende en campo, programa la visita con fecha, hora y dirección, asigna el técnico y sigue el estado. El sistema evita la doble reserva y resalta los conflictos de horario.
El Servicio de campo conecta tus órdenes de servicio con los técnicos que van al sitio. Reutiliza lo que ya existe: la orden es el objeto Orden de servicio, el técnico es un usuario del tenant y las skills y la capacidad vienen de Planificación de recursos. Solo marcas quién atiende en campo y programas las visitas.
Marcar los técnicos
- Abre Servicio de campo en el grupo Servicio del menú.
- Ve a la pestaña Técnicos: la lista muestra a todas las personas del tenant.
- Marca la casilla Técnico de campo para quien va al sitio. El departamento y las skills aparecen cuando la persona tiene perfil en Planificación de recursos.
Programar una visita
- En el Tablero de despacho, elige el día y haz clic en Programar visita.
- Selecciona la orden de servicio, el técnico, el inicio y el fin de la visita y la dirección.
- Deja marcado Crear un recordatorio para el técnico si quieres una actividad automática ligada a la orden.
- Haz clic en Programar. La visita entra en la columna del técnico en el tablero del día.
Despachar y seguir
- El Tablero de despacho muestra una columna por técnico con las visitas del día en orden de horario.
- Cambia el estado directamente en la tarjeta: Programada, Despachada, En camino, En el sitio, Completada o Cancelada.
- En la pestaña Citas filtras por técnico y período, reasignas el técnico y ajustas el estado en una lista.
El acceso sigue el módulo de Servicio. Programar, reasignar y cambiar el estado requiere un rol con escritura; los roles de solo lectura ven el tablero sin modificarlo.
Comunicación con el cliente
La pestaña Comunicación envía avisos proactivos a tus clientes: recordatorio de cita, un mensaje En camino con el tiempo estimado de llegada del técnico, un seguimiento tras el trabajo y una respuesta a llamada perdida. Los mensajes salen por SMS, correo, WhatsApp o en la app.
- Abre la pestaña Comunicación en Servicio de campo.
- En Enviar un mensaje, elige el evento y el canal, escribe el destinatario y envía. El perfil del cliente es opcional.
- En Plantillas de mensaje, guarda tu propio texto por evento y canal; el sistema usa valores predeterminados hasta que lo hagas. Usa variables como {{customerName}}, {{eta}} y {{techName}}.
Formularios y listas de verificación
La pestaña Formularios crea listas de verificación y formularios de inspección por oficio, con campos de distintos tipos (Sí/No, texto, número, opción, foto). Completada en un trabajo, cada respuesta puede marcar una no conformidad, y un supervisor aprueba o rechaza el envío.
- Abre la pestaña Formularios y crea una plantilla: nombre, oficio y tipo (lista de verificación, inspección o formulario).
- Agrega campos con una etiqueta y un tipo. Marca los obligatorios y define No conformidad cuando la respuesta sea con el valor que debe generar una marca (por ejemplo fail o false).
- Cuando un técnico completa y envía el formulario, el sistema verifica que esté completo y marca las no conformidades; luego un supervisor lo aprueba o lo rechaza.
Rutas del técnico
La pestaña Rutas crea un orden de visitas optimizado para un técnico en un día. Elige las paradas entre tus propiedades con coordenadas y el sistema las secuencia para minimizar el desplazamiento, mostrando distancia y tiempo por tramo y los totales.
- Abre la pestaña Rutas, elige la fecha y el técnico, y define la velocidad media usada para estimar el tiempo.
- Marca las propiedades a visitar (solo aparecen las que tienen latitud y longitud).
- Haz clic en Crear ruta para obtener el orden optimizado; Publicar congela el plan del día.
Reservas en línea
La pestaña Reservas registra solicitudes de reserva. El sistema verifica el área de servicio y la disponibilidad en la fecha solicitada, y luego acepta la solicitud o la rechaza con un motivo (fuera del área o sin disponibilidad). Las solicitudes aceptadas se pueden confirmar, rechazar o convertir en un trabajo.
- Abre la pestaña Reservas y completa la solicitud: cliente, teléfono, dirección, oficio, área de servicio y fecha y franja preferidas.
- Envíala. Si el área y la disponibilidad cuadran, entra como Nueva; de lo contrario se rechaza con el motivo.
- En la lista, Confirma o Rechaza las Nuevas. Las confirmadas pueden convertirse luego en un trabajo.
Oportunidades de reemplazo (servicio a ventas)
La pestaña Reemplazos convierte los equipos viejos en ventas. Un escaneo lee las alertas de equipo (antigüedad, fallas repetidas, sin garantía) y materializa una oportunidad de reemplazo por equipo, con un puntaje según cuántas señales de riesgo tiene, y la sigue por un embudo de ventas simple.
- Abre la pestaña Reemplazos y haz clic en Escanear oportunidades. El equipo marcado como oportunidad de reemplazo se convierte en una entrada.
- Trabaja cada oportunidad: Cotízala, luego Marca ganada o Marca perdida; o Descarta las que no seguirás.
- Volver a escanear es seguro: refresca el puntaje y el motivo sin rebajar una oportunidad que ya avanzaste.
Tablero de producción (techado y contratistas)
La pestaña Producción gestiona trabajos de techado y contratistas en un tablero de producción. Cada proyecto avanza por etapas (estimación, permisos, programado, en producción, pendientes, cierre, completado), lleva un valor de contrato ajustado por las órdenes de cambio aprobadas y se cierra con una lista de pendientes.
- Abre la pestaña Producción, crea un proyecto con nombre y valor de contrato, y selecciónalo.
- Muévelo por las etapas del tablero; activa Pausa por clima para detener un trabajo por el tiempo.
- Agrega órdenes de cambio (alcance o precio); aprobar una ajusta el valor del contrato. Arma una lista de pendientes y marca los ítems hasta el cierre.
- Registra permisos (necesario, solicitado, aprobado, cerrado) y cantidades de cómputo por unidad en el propio proyecto.
- Para trabajos por tormenta, abre un siniestro (aseguradora, número, monto, franquicia) y síguelo de presentado a pagado; el neto al cliente es el monto menos la franquicia.
Acuerdos de servicio comercial (B2B)
La pestaña Comercial guarda acuerdos de servicio B2B con los términos que rigen el trabajo comercial: tiempo de respuesta SLA, un monto tope (NTE) por orden, si se requiere PO y un umbral de aprobación. Puedes evaluar un trabajo contra un acuerdo para ver si está permitido, bloqueado o requiere aprobación.
- Abre la pestaña Comercial y crea un acuerdo: nombre, horas de respuesta SLA, NTE por trabajo, PO obligatoria y umbral de aprobación.
- Usa Evaluar un trabajo: elige el acuerdo, ingresa el monto y si hay PO.
- El resultado muestra Permitido o Bloqueado (supera el NTE, o PO obligatoria y falta), si Requiere aprobación (supera el umbral) y el vencimiento del SLA.
- Configura inspecciones recurrentes (mantenimiento preventivo): nombre y frecuencia en meses; el sistema controla la próxima fecha y las marca Vencida o Próxima. Marca una como hecha para avanzar la fecha.
- Usa el consolidado de facturación multi-sitio para reunir las facturas de un cliente en todos sus sitios: totales facturado, pagado y pendiente, con desglose por sitio.