Etiquetas en los registros
Las etiquetas son marcadores libres y de colores que pegas en cualquier registro para agrupar a tu manera, sin necesidad de crear un campo. Resuelven el caso en que la clasificación nace de la rutina y no del catálogo de campos: VIP, Renovación, Atención, Evento de marzo. Después puedes filtrar la lista por etiqueta y aplicar la misma etiqueta a muchos registros de una sola vez.
Crear un campo nuevo para cada recorte sale caro: toca el catálogo de campos, el permiso, el diseño de la pantalla. Muchas veces solo quieres marcar cincuenta empresas como Renovación y volver a ellas la semana que viene. Las etiquetas existen para eso: nacen mientras trabajas, valen para cualquier objeto y se quitan del registro con un clic cuando ya no sirven.
Poner una etiqueta
- Abre un registro. Las etiquetas están justo debajo del título, en chips de colores.
- Haz clic en el campo + etiqueta y empieza a escribir.
- Elige una etiqueta ya existente en la lista de sugerencias, o pulsa Enter para crear una nueva con el nombre escrito.
- Para quitarla, haz clic en la ✕ dentro del chip.
El color se elige solo, a partir del nombre: la misma etiqueta tiene siempre el mismo color en todos los registros. Quitar la etiqueta de un registro no borra la etiqueta de la organización; sigue disponible para sugerirla en otros lugares.
Filtrar por etiqueta
En la lista de un objeto, las etiquetas aparecen como chips encima de la tabla. Haz clic en uno de ellos para ver solo los registros con esa etiqueta. Haz clic de nuevo, o en Limpiar, para volver a verlo todo. La lista vuelve a la primera página cada vez que cambia el filtro.
Etiquetar muchas registros de una vez
- En la lista de un objeto, marca las casillas de selección de los registros deseadas.
- En la barra de acciones en masa que aparece abajo, elige la acción de etiqueta.
- Escribe el nombre de la etiqueta y confirma. Se crea si todavía no existe.
- El sistema procesa por lotes e informa el total al final.
Sugerir con inteligencia artificial
Cuando la organización tiene un proveedor de inteligencia artificial configurado, aparece junto al campo el botón ✨ Sugerir con IA. Lee el registro y aplica hasta cinco etiquetas de una vez. Si el botón no se ve, es porque la inteligencia artificial no está configurada, y en ese caso las etiquetas siguen funcionando con normalidad a mano.
Permisos y límites
- Poner y quitar una etiqueta exige acceso de escritura al registro. Quien solo lee ve los chips, pero no los cambia.
- Las etiquetas se comparten con toda la organización: una vez creada, aparece en las sugerencias de cualquier persona y de cualquier objeto.
- El nombre tiene como máximo cuarenta caracteres; lo que pase de ahí se corta.
- Las sugerencias mientras escribes muestran hasta seis etiquetas.
- La acción en masa acepta hasta quinientas registros por llamada y el sistema divide las selecciones mayores en lotes.
Preguntas comunes
- ¿Cómo elimino una etiqueta de toda la organización? La pantalla quita la etiqueta del registro, no del catálogo. Si la quitas de todos los registros, deja de aparecer en los filtros de las listas.
- Escribí mal, ¿se puede renombrar? No desde la pantalla del registro. Crea la etiqueta correcta, aplícala a los registros y quita la equivocada de cada una.
- ¿La etiqueta y el campo de selección son lo mismo? No. El campo de selección es parte del catálogo, con opciones controladas e historial; la etiqueta es libre, transversal y sirve para los recortes del día a día.