Portal del cliente · qué ve, qué hace y cómo le liberas el acceso
El portal del cliente es la página pública donde quien contrató el servicio sigue sus propios inmuebles, servicios, presupuestos, facturas y planes de mantenimiento. Se entra con un enlace enviado al correo, sin contraseña, y solo funciona para los correos que tu equipo habilitó. Ahí el cliente aprueba una opción del presupuesto y pide el pago de una factura por su cuenta, sin llamar a nadie.
La mitad de las llamadas que recibe una empresa de servicio de campo no son pedidos nuevos: es gente preguntando cuándo llega el técnico, si el presupuesto ya fue enviado y cuánto queda pendiente. El portal del cliente existe para devolverle esas respuestas al propio cliente, a cualquier hora, sin costo de atención y sin una contraseña más para que él olvide.
Cómo entra el cliente
- El cliente abre la dirección de acceso al portal.
- Escribe su correo y hace clic en Enviar enlace de acceso.
- Si ese correo tiene el acceso habilitado, recibe un correo con el botón para entrar. El enlace vale 30 minutos.
- Al hacer clic entra en el panel y la sesión queda válida por dos semanas, hasta que haga clic en Salir.
- Si el enlace vence, pide uno nuevo en la misma pantalla.
La respuesta de la pantalla es siempre la misma, tenga el correo acceso o no. Es a propósito: si la página dijera este correo no es cliente, se convertiría en una forma de descubrir quién es cliente de quién. El portal habla los diez idiomas que el sistema soporta.
Qué ve
- Inmuebles: sus propiedades que están cargadas en tu sistema.
- Servicios: los pedidos con el estado actual y la ventana de llegada, además de las notas visibles.
- Presupuestos: las propuestas con vigencia, garantía, financiación cuando la haya, y las opciones en la presentación buena, mejor y óptima.
- Facturas: total, importe pagado, saldo pendiente y vencimiento, con los estados Borrador, Enviada, Vista, Parcialmente pagada, Pagada, Vencida y Cancelada.
- Planes de mantenimiento: su plan, desde cuándo está activo y la próxima renovación.
Qué hace
Dos acciones cambian de verdad la marcha del trabajo. En la primera, el cliente elige una de las opciones del presupuesto y hace clic en aprobar; la opción queda marcada como aprobada y tu equipo ve la decisión del lado de adentro, sin intermediarios. En la segunda, hace clic en pagar sobre una factura pendiente: el portal anota el pedido de pago con el número de la factura y el saldo, y avisa que el equipo sigue con los detalles. El portal no procesa el dinero; captura la intención y saca al cliente de la fila del teléfono.
Cómo habilitar y revocar el acceso
El acceso no lo hereda quien descubre la dirección del portal: lo concede tu equipo, correo por correo, sobre el cliente correspondiente. Cada concesión se puede revocar, y la lista de quién tiene acceso a un cliente se puede consultar en cualquier momento.
El permiso se comprueba de nuevo en cada acceso, y no solo al momento de entrar. Si revocas el acceso de alguien que ya tenía la sesión abierta, el portal deja de responderle a esa persona en la operación siguiente. Es el comportamiento que se espera el día en que un empleado del cliente deja la empresa.
Límites y seguridad
- El portal existe con la vertical Servicios de campo activada en Configuración, Verticales.
- Cada acceso está atado a un cliente específico. Un correo habilitado en un cliente no ve nada de otro, ni de otra organización.
- El enlace de entrada vale 30 minutos y sirve una sola vez para abrir la sesión; la sesión dura dos semanas.
- El cliente ve solamente sus datos. Costos, márgenes y notas internas nunca aparecen en el portal.
- Aprobar una opción del presupuesto es una decisión del cliente y queda anotada como tal; pagar es un pedido de pago, no un cobro automático.
Preguntas frecuentes
- El cliente dice que no recibió el enlace. Confirma que su correo esté habilitado exactamente como él lo escribió, y pídele que revise la carpeta de spam.
- Aprobó la opción equivocada. La aprobación queda anotada; la corrección es una conversación con el equipo, que emite la propuesta correcta.
- ¿Se puede dar acceso a dos personas del mismo cliente? Sí. Son concesiones separadas, y cada una se puede revocar por separado.
- ¿El portal cobra con tarjeta? No. Anota el pedido de pago y tu equipo conduce el cobro por el medio que ustedes usan.
- ¿El cliente ve el nombre del técnico y el historial interno? Ve la marcha del servicio, la ventana de llegada y las notas dirigidas a él, no la operación interna.