Tabela dinâmica: monte o relatório arrastando campos

Em Relatórios, a aba Tabela dinâmica deixa você montar o relatório como numa planilha: arraste campos para Linhas e Colunas, medidas para Valores e a matriz aparece. É o caminho para perguntas cruzadas, como o produto mais vendido por vendedor, sem precisar saber de cor o nome da dimensão e da medida.

Montar relatório sempre exigiu saber antes o nome do agrupamento e o da medida, e é aí que a maioria das perguntas morre. A tabela dinâmica inverte isso: você vê a lista de campos e de medidas do lado esquerdo, arrasta o que interessa para três zonas e o relatório se monta sozinho. Nada de fórmula, nada de SQL.

Onde fica

1. Abra Relatórios no menu.
2. A aba Tabela dinâmica é a primeira e já vem aberta. As outras abas (Simples, Avançado e Explorar) continuam onde estavam.
3. Escolha o Conjunto de dados: é ele que define quais campos e quais medidas aparecem na paleta à esquerda.

Linhas, Colunas e Valores

A paleta da esquerda tem duas listas: Campos (o que serve para agrupar) e Medidas (o que serve para contar, somar ou tirar média). Cada uma só entra onde faz sentido.

• Linhas: um ou mais campos, empilhados na ordem em que você soltar. É o eixo vertical da matriz.
• Colunas: um campo. Soltar outro substitui o que estava lá, porque dois níveis de cabeçalho aninhado deixam a tabela ilegível.
• Valores: as medidas, na ordem em que você soltar. Cada medida vira uma coluna de números.
• Medida só entra em Valores e campo só entra em Linhas ou Colunas. Se você arrastar para a zona errada, nada acontece.

O exemplo que motivou o recurso: produto mais vendido por vendedor

1. Em Conjunto de dados, escolha Itens vendidos (é a linha de produto do negócio: o único lugar onde produto, quantidade e preço praticado aparecem juntos).
2. Arraste Nome do produto para Linhas.
3. Arraste Responsável para Colunas.
4. Arraste Receita para Valores. Se quiser também o volume, arraste Quantidade vendida junto.
5. Clique em Executar relatório.

O resultado é a matriz que você desenhou: um produto por linha, um vendedor por coluna e o número no cruzamento. A última coluna traz o Total de cada linha e a última linha traz o Total de cada coluna.

Campos de data: dia, semana, mês, trimestre ou ano

Quando o campo que você solta em Linhas ou Colunas é uma data, o chip ganha um seletor de agrupamento com Dia, Semana, Mês, Trimestre e Ano. Ele nasce em Mês. Trocar o agrupamento é o que transforma a mesma tabela de um acompanhamento diário num fechamento trimestral, sem refazer nada.

Período, filtros e comparação

1. Em Período, escolha uma janela relativa (hoje, últimos 7 dias, este mês, este trimestre, últimos 12 meses e assim por diante). O padrão é Todo o período.
2. Se o conjunto de dados tiver mais de uma data, escolha em Campo de data qual delas ancora o período. Sem escolher, vale a data padrão do conjunto.
3. Em Filtros, clique em Adicionar filtro e escolha campo, operador e valor. Os operadores oferecidos mudam conforme o tipo do campo.
4. Com um período escolhido, aparece Comparar com: Período anterior ou Mesmo período do ano passado.

Com a comparação ligada, cada medida ganha uma coluna extra ao lado, marcada com (variação): é a diferença percentual entre a janela escolhida e a janela de comparação. Período anterior recua a mesma duração do período escolhido; Mesmo período do ano passado recua um ano, que é o que compara dezembro com dezembro em vez de dezembro com novembro. Quando não houve base anterior, a variação fica vazia em vez de mostrar zero, porque zero diria que nada mudou justamente onde tudo mudou.

Relatórios prontos

No alto da tela há uma faixa de Relatórios prontos, agrupados por seção. Clique numa seção para ver os relatórios dela e clique num nome para abri-lo já montado na tabela dinâmica.

• Executivo, Pipeline, Conversão e Atividade comercial
• Forecast e metas, Propostas e cotações, Negócios perdidos
• Clientes e contas, Marketing, Campanhas, E-mail marketing
• Funil de marketing, Origem e atribuição, SDR e inside sales
• Canais e parceiros, Receita e retenção, Qualidade de dados

Salvar, compartilhar e exportar

1. Depois de executar, escreva um nome em Nome do relatório e clique em Salvar. Ele passa a aparecer na faixa Salvos, e um clique no nome o reabre exatamente como estava.
2. Quem administra as configurações vê a opção Compartilhar com a organização ao salvar; assim o relatório aparece para o time inteiro.
3. Para apagar, use o ✕ ao lado do nome. Só dá para apagar os relatórios que você mesmo salvou.
4. Com a tabela na tela, clique em Exportar CSV. O arquivo é a matriz que está à vista, com as colunas de total, e não a lista crua que veio do banco.

Três coisas que evitam número errado

• O total soma só o que pode ser somado. Somas e contagens entram no total; taxas, médias, mínimos, máximos e a coluna de variação aparecem com um traço, porque somar duas taxas não dá uma taxa. Quando isso acontece, a tabela avisa embaixo, em vez de exibir um número que ninguém conferiria.
• Célula vazia não é zero. Vazio quer dizer que aquela combinação não existe nos dados: aquele vendedor não vendeu aquele produto. Zero seria uma afirmação diferente, e numa tabela de vendas as duas levam a decisões opostas.
• Sem valor é uma categoria à parte. Registros em que o campo está em branco entram numa linha ou coluna marcada como Sem valor, sempre por último, porque ausência não é uma categoria que disputa o primeiro lugar.

Sobre dinheiro, o cuidado já vem tomado: valores em moedas diferentes nunca são somados. Quando a medida é em moeda, o CRM calcula os números separados por moeda e a própria tabela acrescenta a coluna Moeda, com um ⓘ no cabeçalho, mesmo que você não a tenha arrastado para lugar nenhum. Embaixo da tabela aparece a frase que explica a coluna que surgiu sozinha: “O relatório foi separado por Moeda para não somar valores que não se somam.” Se você preferir ler as moedas lado a lado, mova Moeda para Colunas; e se já a tiver colocado em Linhas ou em Colunas, ela não entra duas vezes.

Limites

• Até 3 campos somando Linhas e Colunas. Ao chegar no teto, a tela avisa e novos campos não entram: tire um antes de pôr outro.
• Colunas aceita um campo de cada vez; Linhas aceita o resto do orçamento.
• Até 12 medidas em Valores.
• A tabela traz as primeiras 1.000 linhas. Se houver mais, aparece um aviso pedindo para refinar os filtros ou encurtar o período; refinar é sempre melhor do que ler uma amostra sem saber.

Você só enxerga os campos e as medidas que tem permissão para ver. Campo protegido usado sem permissão faz o relatório recusar com uma mensagem clara, em vez de devolver um número incompleto sem avisar.

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