Direitos do titular · exportar e anonimizar dados pessoais
Quando uma pessoa pede acesso aos próprios dados ou pede que eles sejam apagados, você atende pelos botões Exportar dados do titular e Anonimizar, no registro do Contato ou do Lead. A exportação baixa um arquivo; a anonimização substitui os dados pessoais por um marcador e é irreversível.
Leis de proteção de dados como GDPR, LGPD e CCPA dão à pessoa dois direitos que um CRM precisa saber atender: pedir uma cópia do que você guarda sobre ela e pedir que aquilo seja eliminado. O SellioCRM resolve os dois no próprio registro do titular, e registra ambas as ações na trilha de auditoria para você conseguir provar depois o que foi feito e quando.
Exportar os dados de um titular
- Abra o registro do Contato ou do Lead.
- No menu de mais ações do topo do registro, clique em Exportar dados do titular.
- O arquivo é baixado no formato JSON.
O arquivo reúne os campos preenchidos do registro com os rótulos legíveis, as atividades ligadas a ele, as mensagens dos chamados dessa pessoa, incluindo notas internas e conversas paralelas, as respostas de pesquisa de satisfação e as menções ao e-mail dela em itens e comentários de quadros de Projetos.
Anonimizar
- Abra o registro do Contato ou do Lead.
- No menu de mais ações, clique em Anonimizar.
- Escreva o Motivo, que fica gravado na auditoria, por exemplo solicitação do titular.
- Digite a palavra ANONIMIZAR no campo de confirmação.
- Clique em Anonimizar definitivamente.
A anonimização troca por um marcador os campos de dado pessoal do registro, ou seja, os campos dos tipos e-mail e telefone mais os campos cujo nome aponta para nome, sobrenome, documento, endereço ou contato. Ela também limpa o corpo e o autor das mensagens de ticket dessa pessoa, os comentários de satisfação e as menções ao e-mail dela em quadros de Projetos. E vai além: retira o nome, o e-mail e o telefone da pessoa do texto das atividades, anotações e comentários do registro, apaga os anexos do registro inclusive o arquivo em si, e varre registros de outros objetos que citem o e-mail dela. O resto do registro continua existindo, para que totais, histórico de negócios e relatórios não fiquem com buracos. Numa base muito grande uma passada pode não alcançar tudo: quando isso acontece a tela avisa, e rodar de novo continua o serviço.
O que a anonimização NÃO alcança
- A trilha de auditoria: ela é imutável por desenho, e registra que a anonimização aconteceu.
- O que já saiu do CRM: arquivos exportados antes e e-mails já enviados.
- Caixas de e-mail sincronizadas de fora (Gmail, Outlook, IMAP): a mensagem vive no servidor de e-mail, e é lá que ela precisa ser apagada.
Antes de considerar um pedido de eliminação encerrado, faça uma busca pelo nome e pelo e-mail da pessoa e trate manualmente o que aparecer fora do que foi listado acima.
Retenção automática
Em Configurações, Privacidade e compliance, a tabela Política de retenção define, por objeto, por quantos dias os registros são mantidos antes de irem automaticamente para a lixeira, que é uma exclusão reversível. A varredura roda diariamente. O valor zero mantém para sempre, e o máximo é 3650 dias.
Consentimento e contato de privacidade
- Comunicações de marketing só saem para titulares com consentimento, e quem se descadastrou nunca recebe. Cada e-mail leva um link de descadastro, e o titular gerencia as próprias preferências pelo Centro de preferências, sem precisar de login.
- O campo E-mail de contato de privacidade guarda o endereço do encarregado, para você usar nas suas políticas e comunicações. É opcional.
- O Rastreamento comportamental de web nasce desligado e é opt-in. Aberturas e cliques de e-mail e envios de formulário são registrados de qualquer forma; essa chave governa apenas o rastreamento de páginas visitadas.
Quem pode fazer
- Exportar os dados de um titular: qualquer pessoa que consiga abrir aquele registro.
- Anonimizar: somente quem tem permissão de gerenciar configurações.
- Alterar retenção, contato de privacidade e rastreamento: somente quem administra as configurações.