Contratos recorrentes e renovação automática
No registro de Contrato, ligue Renovação automática e escolha a Recorrência, mensal, trimestral, semestral ou anual. Quando a vigência vence, a rotina diária avança sozinha as datas de início e fim para o período seguinte e avisa o responsável. Sem recorrência definida, o contrato apenas gera o alerta de renovação.
Contrato que renova sozinho na vida real precisa renovar sozinho no CRM. Se ninguém empurra as datas, o registro fica vencido, some dos filtros de contratos ativos, some do cálculo de receita e a base inteira perde confiabilidade. A renovação automática resolve isso mantendo a vigência sempre no período corrente.
Os campos que mandam no comportamento
Abra Vendas, Contratos e o registro desejado. Três campos definem o que acontece no vencimento:
- Status: precisa estar em Ativo. Rascunho, Expirado, Cancelado e Renovado não são avançados.
- Renovação automática: a caixa que liga o avanço automático.
- Recorrência: Nenhuma, Mensal, Trimestral, Semestral ou Anual. O padrão de um contrato novo é Anual.
- Fim: a data que fecha a vigência atual. É a partir dela que o próximo período é calculado.
- Data de renovação: a próxima data de renovação ou revisão, usada no alerta.
O que a rotina diária faz
- Procura contratos com Status Ativo, Renovação automática marcada, Recorrência diferente de Nenhuma e data de Fim já vencida.
- Calcula o novo período: o novo Início passa a ser o Fim antigo, e o novo Fim recebe o intervalo da recorrência. O dia é preservado e, em meses mais curtos, ajustado para o último dia do mês.
- Se o contrato estava vencido há vários períodos, avança quantas vezes for preciso até a vigência voltar ao presente, numa passada só.
- Grava Início, Fim e Data de renovação no registro.
- Notifica o responsável pelo contrato com a nova data de término.
Em paralelo, existe o alerta de renovação: contratos ativos cuja Data de renovação, ou o Fim quando ela está vazia, cai nos próximos 30 dias geram uma notificação para o responsável. Esse alerta vale inclusive para contratos sem recorrência.
Limites e permissões
- A renovação avança as datas. Ela não altera o Valor do contrato, não aplica reajuste, não gera fatura e não cria um novo registro de contrato.
- O avanço é idempotente: cada contrato é renovado uma vez por ciclo, e não se repete a cada dia.
- Contrato sem responsável é avançado, mas ninguém recebe a notificação.
- Contrato com Recorrência Nenhuma nunca é avançado: ele só gera o alerta de renovação.
- Quem edita os campos do contrato depende da permissão do perfil sobre o objeto Contratos, definida pelo administrador.
Perguntas comuns
- O cliente cancelou. Como paro a renovação? Mude o Status para Cancelado, ou desmarque Renovação automática. Qualquer um dos dois basta.
- Preciso do histórico dos períodos anteriores. O registro guarda a vigência corrente. Se você precisa do histórico contratual período a período, crie um contrato por período em vez de usar o avanço automático.
- O contrato venceu ontem e ainda não renovou. A rotina roda uma vez por dia. Espere o próximo ciclo.
- O contrato pulou vários anos de uma vez. É o comportamento esperado para um contrato esquecido há muito tempo: ele é levado direto ao período vigente, sem gerar uma enxurrada de notificações.
- Recebi o alerta de renovação e a renovação automática. São dois avisos diferentes: um antes do vencimento, outro confirmando o avanço.