ZuweisungsregelnNEU
Eine Nachricht, die ohne Verantwortlichen ankommt, ist eine Nachricht, die wartet. Die Zuweisungsregeln von SellioCRM verteilen alles, was in den Posteingang gelangt, aus jedem Kanal, dazu die im CRM angelegten Aufgaben, ganz von selbst. Sie beschreiben, wann eine Regel greift, unter welchen Bedingungen und was sie tut: fairer Rundlauf, wer am wenigsten offen hat, der Verantwortliche des Kontakts, eine feste Person oder die Teamleitung. Zeitregeln kümmern sich um das, was liegen bleibt: keine Antwort seit fünfzehn Minuten, und es geht an die nächste Person. Jede Person tritt nach Bedarf aus dem Rundlauf aus und wieder ein, und eine Obergrenze für offene Vorgänge schützt, wer schon voll ist. Alles, was der Motor tut, wird protokolliert, mit Regel, Quelle, Ziel und Grund.
- Gespräche aus E-Mail, WhatsApp, SMS, Chat, sozialen Netzwerken und Tickets, dazu Aufgaben im CRM
- Rundlauf mit einem Zeiger, der dort weitermacht, wo er aufgehört hat, geringste Auslastung, Verantwortlicher des Datensatzes, feste Person oder Teamleitung
- Auslöser bei Eingang und nach Zeit: seit X Minuten unbeantwortet, Aufgabe seit X Minuten überfällig, Verantwortlicher nicht verfügbar
- Bedingungen nach Kanal, Warteschlange, Stichwort, Geschäftszeiten und nur ohne Verantwortlichen
- Meine Verfügbarkeit zum Austreten aus dem Rundlauf und Wiedereintreten sowie eine Obergrenze für offene Vorgänge je Person
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Die Zuweisungsregeln gehören zum CRM und sind kostenlos, solange der Infrastrukturverbrauch Ihres Unternehmens stets unter US$ 20 pro Monat bleibt.
Niemand wartet ohne Verantwortlichen
Jedes eingehende Gespräch und jede neue Aufgabe bekommt sofort einen Verantwortlichen, nach Regel, ohne dass jemand von Hand verteilt.
Faire Verteilung
Der Rundlauf mit Zeiger gibt jeder Person einen Vorgang, und die Obergrenze für offene Vorgänge schützt, wer schon voll ist.
Wer die Kundin kennt, antwortet
Die Regel für den Verantwortlichen des Datensatzes gibt das Gespräch an die Person, die diesen Kontakt oder Lead ohnehin betreut.
Liegengebliebenes kommt in Bewegung
Keine Antwort innerhalb von X Minuten, und das Gespräch geht an die nächste Person, wahlweise mit einem Hinweis an die Führungskraft.
Volle Nachvollziehbarkeit
Jede Entscheidung des Motors wird mit Regel, Quelle, Ziel und Grund protokolliert.
Der Rundlauf führt je Pool einen Zeiger, sodass es wirklich eine Verteilung reihum ist und nicht die geringste Auslastung unter anderem Namen
Die Weitergabe an die nächste Person schließt immer aus, wer den Vorgang bereits hatte: Das Gespräch geht nie an die Person zurück, die nicht geantwortet hat
Eine Zeitregel löst einmal je empfangener Nachricht aus; eine neue Nachricht öffnet das Fenster wieder, ein wiederholter Lauf weist nie erneut zu
Nachrichten aus WhatsApp und SMS werden beim Eingang zu Gesprächen und werden auch bei geschlossenem Posteingang verteilt
Wann, unter welcher Bedingung, was zu tun ist
Eine Regel hat einen Auslöser (neues Gespräch oder neue Aufgabe eingetroffen, Nachricht in einem Gespräch ohne Verantwortlichen eingetroffen, seit X Minuten unbeantwortet, seit X Minuten überfällig, Verantwortlicher aus dem Rundlauf), optionale Bedingungen (Kanäle, Warteschlangen für Vertrieb oder Support, Stichwörter, innerhalb oder außerhalb der Geschäftszeiten, nur ohne Verantwortlichen) und eine Aktion. Regeln laufen in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge, und die erste, die eine Wirkung erzielt, beendet die Kette, sofern Sie das nicht abwählen.
Neun Aktionen, vom Rundlauf bis zum Hinweis
Im Rundlauf an alle aktiven Mitglieder oder an ein Team zuweisen, an die Person mit den wenigsten offenen Vorgängen, an den Verantwortlichen des mit dem Gespräch verknüpften Kontakts oder Leads, an eine bestimmte Person oder an die Teamleitung. An die nächste Person weitergeben, in eine Warteschlange verschieben, die Priorität setzen und Führungskräfte sowie den aktuellen Verantwortlichen benachrichtigen.
Menschen: Verfügbarkeit und Obergrenze
Jede Person tritt unter Meine Verfügbarkeit oben auf dem Bildschirm in den Rundlauf ein und wieder aus. Im Reiter Menschen legen Administratoren eine Obergrenze für offene Gespräche und offene Aufgaben je Person fest. Wer die Grenze erreicht, bekommt nichts Neues, bis wieder Platz ist; was bereits vorliegt, bleibt bei dieser Person.
Ein Verlauf, der sich selbst erklärt
Jede von einer Regel vorgenommene Zuweisung erscheint im Reiter Verlauf: welche Regel gehandelt hat, von wem an wen und warum. Die empfangende Person wird in der Glocke benachrichtigt. Eingangsregeln wirken sofort; Zeitregeln werden jede Minute geprüft.
- 1
Öffnen Sie Einstellungen, Support, Zuweisungsregeln.
- 2
Wählen Sie den Gegenstand, Gespräche oder Aufgaben, und legen Sie eine Regel an oder starten Sie mit einem der sechs fertigen Beispiele.
- 3
Legen Sie Auslöser, Bedingungen und Aktion fest und ordnen Sie die Regeln.
- 4
Passen Sie im Reiter Menschen an, wer im Rundlauf ist, und legen Sie die Obergrenze für offene Vorgänge fest.
- 5
Verfolgen Sie im Reiter Verlauf, was jede Regel getan hat und warum.
Support-Team auf WhatsApp
Jedes neue Gespräch geht im Rundlauf an das Team; nach fünfzehn Minuten ohne Antwort geht es an die nächste Person; nach dreißig wird die Führungskraft informiert.
Kundenportfolio
Ein Kontakt, der bereits einen Verantwortlichen hat, geht an diesen. Nur der Rest kommt in den Rundlauf.
Ein Stichwort, das die Warteschlange wechselt
Eine Nachricht mit dem Wort Angebot geht mit hoher Priorität in die Vertriebs-Warteschlange; außerhalb der Geschäftszeiten geht sie an die Person im Bereitschaftsdienst.
Überfällige Aufgaben
Eine seit sechzig Minuten überfällige Aufgabe geht an die nächste Person im Team; wer im Urlaub ist, verlässt den Rundlauf, und die Vorgänge werden neu verteilt.
Wer kann Regeln anlegen?
Nur Administratoren legen Regeln und Obergrenzen an, bearbeiten, aktivieren und entfernen sie. In den Rundlauf ein- und austreten kann jede Person unter Meine Verfügbarkeit.
Welche Kanäle sind abgedeckt?
Jede Nachricht, die den Posteingang erreicht: E-Mail, WhatsApp, SMS, Chat, soziale Netzwerke und Tickets. Und, getrennt davon, die im CRM angelegten Aufgaben.
Was passiert, wenn niemand infrage kommt?
Die Regel gibt ihren Zug an die nächste weiter. Personen außerhalb des Rundlaufs oder an ihrer Obergrenze erhalten nichts.
Kann eine Zeitregel dasselbe Gespräch zweimal neu zuweisen?
Nein. Sie löst einmal je empfangener Nachricht aus und wechselt den Verantwortlichen nur, wenn es noch der ist, den der Motor gesehen hat. Eine neue Nachricht öffnet das Fenster wieder.
Muss ich den Posteingang geöffnet lassen?
Nein. Ist eine Eingangsregel aktiv, synchronisiert der Server den Posteingang, und die Nachricht wird auch bei geschlossenem Bildschirm verteilt.