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Terminplanungslink · Verfügbarkeitsplanung

Veröffentlichen Sie Ihre wöchentlichen Verfügbarkeitsfenster und teilen Sie einen öffentlichen Link. Der Kunde wählt einen wirklich freien Termin, und die Besprechung landet in der richtigen Zeitzone in Ihrem Kalender, ganz ohne Hin und Her per Nachricht. Es gibt außerdem einen einfacheren Link für Besprechungsanfragen, für alle, die keine Zeiten veröffentlichen möchten.

Der Terminplanungslink erspart das Hin und Her per E-Mail, wenn ein Gespräch vereinbart werden soll. Sie teilen eine öffentliche Adresse, die Person wählt die Uhrzeit, und die Besprechung entsteht direkt in Ihrem Kalender, während der Kontakt im CRM erfasst wird. Es gibt zwei Betriebsarten, und Sie nutzen die, die zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Verfügbarkeitsplanung: Sie veröffentlichen die Fenster, in denen Sie Besprechungen annehmen, und der Besucher sieht nur wirklich freie Zeiten. Das ist die empfohlene Variante.
Besprechungsanfrage: Der Besucher schlägt in einem einfachen Formular Datum, Uhrzeit und Thema vor, und Sie bestätigen später. Nützlich, wenn sich Ihr Kalender häufig ändert oder Sie keine Zeiten veröffentlichen möchten.

Die Verfügbarkeit einrichten

Öffnen Sie Einstellungen, Verfügbarkeitsplanung.
Prüfen Sie die Zeitzone, die bereits mit Ihrer eigenen vorbelegt ist. Alle angebotenen Zeiten verwenden diese Zeitzone.
Legen Sie die Slot-Länge fest, zum Beispiel 30 Minuten, dazu den Puffer zwischen Terminen, die Mindestvorlaufzeit, zum Beispiel 4 Stunden, und das Buchungsfenster, also wie viele Tage im Voraus der Kunde buchen darf.
Fügen Sie unter Wöchentliche Verfügbarkeit je Tag eine oder mehrere Zeitspannen hinzu, zum Beispiel montags von 09:00 bis 12:00 Uhr und von 14:00 bis 17:00 Uhr. Tage ohne Zeitspanne bleiben nicht verfügbar.
Optional: Fügen Sie unter Nur in diesen Zeiträumen verfügbar Datumsfenster mit Von und Bis hinzu, damit ausschließlich Zeiten innerhalb dieser Fenster angeboten werden. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie nicht nach Datum einschränken möchten, und lassen Sie Bis frei für ein Fenster ohne Ende.
Setzen Sie den Haken bei Terminplanungslink aktiv und klicken Sie auf Speichern.

Die Dauer reicht von 5 Minuten bis 8 Stunden, der Puffer zwischen Terminen bis zu 4 Stunden, die Mindestvorlaufzeit bis zu 30 Tage und das Buchungsfenster bis zu 365 Tage. Sie können bis zu 20 Datumsfenster anlegen. Wenn Sie Kalenderkonten verbunden haben, wählen Sie aus, welches davon die über den Link gebuchten Besprechungen erhalten soll.

Den Link teilen

Nach dem Speichern erscheint Ihr öffentlicher Link auf der Seite. Nutzen Sie Link kopieren, um ihn per E-Mail zu versenden, ihn in Ihre Signatur zu setzen oder ihn auf der Website einzubinden. Sie können der Adresse am Ende einen Sprachparameter anhängen, damit die Seite in einer anderen Sprache öffnet, und dem Link eine Bezeichnung geben, übersetzt in die vom System unterstützten Sprachen.

💡 Wenn Sie den alten Link ungültig machen müssen, etwa weil er versehentlich verbreitet wurde, nutzen Sie Neuen Link erzeugen. Die vorherige Adresse funktioniert sofort nicht mehr, und niemand kann darüber noch buchen.

Was der Kunde sieht

Der Kunde öffnet den Link, wählt einen Tag und eine freie Uhrzeit, gibt Name und E-Mail sowie ein optionales Thema an und bestätigt. Bei der Bestätigung prüft das System erneut, ob die Uhrzeit weiterhin frei ist: Hat sie gerade jemand anderes reserviert, wird der Kunde gebeten, eine andere zu wählen. Genau das verhindert zwei Besprechungen auf demselben Platz in Ihrem Kalender.

Example: Sie veröffentlichen dienstags und donnerstags von 14 bis 18 Uhr, in Blöcken von 30 Minuten, mit 15 Minuten Puffer und 4 Stunden Vorlaufzeit. Ein Interessent öffnet den Link am Dienstag um 11 Uhr: Die Zeiten um 14:00 und um 14:45 Uhr erscheinen nicht, weil sie innerhalb der Mindestvorlaufzeit liegen oder bereits belegt sind; er bucht um 16 Uhr und erhält die Bestätigung sofort.

Was in Ihrem Konto passiert

Es wird eine Aktivität vom Typ Besprechung angelegt, Ihnen zugewiesen, zur gewählten Uhrzeit.
Existiert die E-Mail-Adresse des Kunden im CRM noch nicht, wird automatisch ein neuer Lead angelegt.
Zeiten, die bereits durch andere Besprechungen von Ihnen belegt sind, erscheinen dem Kunden nicht, wobei auch der eingestellte Puffer berücksichtigt wird.
Die Besprechung erscheint in Ihren Aktivitäten und in der Zeitleiste des Datensatzes.

💡 Die Zeiten werden immer in Ihrer Zeitzone angezeigt und intern in Weltzeit gespeichert, sodass die Umrechnung auch bei Kunden in anderen Ländern und bei der Umstellung auf die Sommerzeit stimmt.

Der einfache Link für Besprechungsanfragen

Unter Konto finden Sie den persönlichen öffentlichen Terminplanungslink. Wer ihn öffnet, sieht Ihren Namen und ein Formular, um eine Besprechung mit Name, E-Mail, Datum, Uhrzeit und Thema anzufragen. Beim Absenden wird eine Besprechungsaktivität angelegt, Ihnen zugewiesen, mit den Daten des Kontakts, und es gehen sofort zwei Bestätigungs-E-Mails hinaus: eine an die buchende Person, mit Kalendereinladung, und eine an Sie, jeweils in der Sprache des Empfängers. Der Link ist signiert und persönlich und legt weder Anmeldedaten noch Daten aus dem CRM offen.

Erhaltene Buchungen und häufige Fragen

Auf derselben Einrichtungsseite steht weiter unten die Liste der Erhaltenen Buchungen: jede Reservierung über Ihren Link, mit Datum und Uhrzeit, Name und E-Mail der buchenden Person und der hinterlassenen Anmerkung. So verfolgen Sie, wer gebucht hat, ohne den Kalender zu öffnen.

Mein Link zeigt keine einzige Uhrzeit an: Prüfen Sie, ob der Haken bei Terminplanungslink aktiv gesetzt ist, ob es Zeitspannen in der wöchentlichen Verfügbarkeit gibt und ob das Datumsfenster noch nicht abgelaufen ist.
Kann ich eine gebuchte Besprechung absagen? Öffnen Sie die angelegte Aktivität und ändern oder löschen Sie sie wie jeden anderen Eintrag in Ihrem Kalender.
Brauche ich einen verbundenen Kalender? Nein. Auch ohne Verbindung wird die Besprechung genauso als Aktivität im CRM angelegt.

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