Dokumente: schreiben, versionieren, teilen und mit einem Datensatz verknüpfen
Das Modul Dokumente verwahrt formatierte Texte des Teams, etwa interne Angebote, Protokolle, Playbooks oder Notizen zu einem Konto. Sie schreiben in einem Editor mit Fettschrift, Listen und Links, gespeichert wird automatisch, jede Speicherung wird zu einer Version, die sich wiederherstellen lässt, und das Dokument kann mit einem Datensatz verknüpft werden.
Dokumente ist der Ort für Texte, die das Team gemeinsam schreibt: ein Besprechungsprotokoll, ein internes Angebot, ein Playbook, Notizen zu einem Konto. Sie finden es im Menü im Arbeitsbereich, neben Projekte. Alle in Ihrer Organisation, die Zugriff auf das Modul haben, sehen die Dokumente und dürfen sie bearbeiten.
Kommentieren, auch zu einer einzelnen Textstelle
Unter dem Editor gibt es einen Bereich Kommentare, in dem das Team über das Dokument diskutiert, mit Threads, Reaktionen, @-Erwähnungen und dem Auflösen von Kommentaren. Um zu einer bestimmten STELLE zu kommentieren, markieren Sie die Passage im Text und klicken auf "✍️ Textstelle kommentieren": der Kommentar wird an dieser Passage verankert, die oberhalb der Nachricht zitiert erscheint. Ohne Markierung gilt der Kommentar dem gesamten Dokument.
Anlegen und schreiben
- Öffnen Sie Dokumente im Menü und klicken Sie auf Neues Dokument.
- Vergeben Sie einen Titel und schreiben Sie im Editor. Die obere Leiste bietet Fett, Kursiv, Unterstrichen, Überschrift, Listen, Zitat und Link.
- Es gibt keine Pflicht-Schaltfläche zum Speichern: der Text wird beim Schreiben von selbst gespeichert. Die Anzeige neben dem Titel zeigt Gespeichert, Wird gespeichert oder Nicht gespeicherte Änderungen.
- Wenn Sie mögen, ordnen Sie das Dokument einem Ordner zu, dessen Name frei wählbar ist, etwa Vertrieb, und verknüpfen Sie es mit einem Datensatz, also einem Unternehmen, einem Kontakt oder einer Opportunity.
Versionshistorie
- Jedes Mal, wenn das Dokument gespeichert wird, wird der vorherige Inhalt als Version aufbewahrt.
- Klicken Sie auf Versionen, um die Liste mit Datum und Urheber jeder Version zu sehen.
- Klicken Sie auf Wiederherstellen, um eine alte Version zurückzuholen. Der aktuelle Inhalt wird vorher in der Historie gesichert, es geht also nichts verloren.
Wenn zwei Personen bearbeiten
Mehrere Personen können dasselbe Dokument bearbeiten, aber nicht gleichzeitig mit dem Cursor der anderen auf dem Bildschirm: das ist KEINE gleichzeitige Bearbeitung in Echtzeit wie in Google Docs. Wenn jemand eine neuere Version speichert, während Sie an Ihrer gearbeitet haben, erhalten Sie beim Speichern einen Konflikthinweis und die Möglichkeit, das Dokument neu zu laden, damit Sie die Arbeit der anderen Person nicht versehentlich überschreiben.