Governance

Globale Governance und Governance je Geschäftseinheit

Globale Richtlinien legen Pflichtfelder für die gesamte Organisation fest und können kennzeichnen, dass neue Datensätze eine Genehmigung brauchen. Sie erstellen Richtlinien mit dem Geltungsbereich Global oder Geschäftseinheit und sehen die daraus entstehende wirksame Richtlinie je Einheit ein.

Ausfüllregeln entstehen meist verstreut: hier ein Pflichtfeld, dort eine Kombination aus Phase und Betrag. Wächst das Unternehmen, muss jemand sagen, was für die gesamte Organisation gilt. Die Richtlinien der globalen Governance bündeln diese Entscheidung an einer Stelle, mit Vererbung zwischen Geschäftseinheiten.

Öffnen Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Globale Governance.

Eine Richtlinie erstellen

Tragen Sie den Namen ein, zum Beispiel Vertriebliches Pflichtminimum.
Wählen Sie den Geltungsbereich: Global gilt für die gesamte Organisation; Geschäftseinheit gilt nur für die im nächsten Feld gewählte Einheit.
Wählen Sie bei Genehmigung erforderlich zwischen Ja, Nein oder Erben.
Listen Sie unter Pflichtfelder die Feldnamen durch Kommas getrennt auf, zum Beispiel owner, region.
Geben Sie bei Aufbewahrung (Tage) die Frist an, sofern zutreffend.
Speichern Sie. Die Richtlinie erscheint in der Tabelle darunter, mit der Spalte Aktiv.

Wirksame Richtlinie

Der Block Wirksame Richtlinie zeigt das Ergebnis der Kombination aller Richtlinien. Die Reihenfolge ist immer dieselbe: zuerst die globale Richtlinie, danach die Richtlinien der Einheiten auf dem Weg von der Wurzel bis zum Blatt, sodass die spezifischste gewinnt. Der Wert Erben überschreibt nichts, er lässt lediglich durch, was von oben kommt. Nur aktive Richtlinien nehmen teil.

Example: Eine Gruppe erstellt die globale Richtlinie Basis, die die Felder owner und region verlangt und Genehmigung erforderlich auf Nein setzt. Für die Einheit Enterprise erstellt sie die Richtlinie Enterprise, die owner, region und contract_value verlangt und Genehmigung erforderlich auf Ja setzt. Beim Aufruf der wirksamen Richtlinie für Enterprise erscheinen alle drei Felder und die eingeschaltete Genehmigung. Ohne Auswahl einer Einheit erscheinen nur die beiden Felder.

Was jedes Feld wirklich bewirkt

Pflichtfelder: Das ist die Regel, die tatsächlich blockiert. Beim Anlegen eines Datensatzes verweigert das System das Speichern, wenn eines der aufgeführten Felder in diesem Objekt existiert und leer ist, und zeigt die fehlenden Bezeichnungen an. Beim Bearbeiten greift die Anforderung auf die Felder, die Sie gerade ändern, damit eine neue Richtlinie nicht die Bearbeitung alter Datensätze blockiert.
Genehmigung erforderlich: Ist sie eingeschaltet, wird der Datensatz ganz normal angelegt und unmittelbar danach ein Genehmigungsantrag eröffnet und mit ihm verknüpft. Das ist keine Sperre: Der Datensatz existiert vom ersten Moment an, die Genehmigung folgt danach. Außerdem wird der Antrag nur eröffnet, wenn Ihre Organisation eine passende Genehmigungsrichtlinie eingerichtet hat; ohne sie geschieht nichts.
Aufbewahrung (Tage): Diese löscht wirklich. Einmal täglich verschiebt das System Datensätze, die vor mehr als N Tagen angelegt wurden, in den Papierkorb. Der Geltungsbereich Global erreicht die gesamte Organisation; der Geltungsbereich Geschäftseinheit erreicht die Datensätze des Unternehmens, zu dem die Einheit gehört. Bei mehreren aktiven globalen Richtlinien gewinnt die längste Frist. Die je Objekt unter Einstellungen, Datenschutz und Compliance festgelegte Aufbewahrung läuft weiterhin daneben.

💡 Damit eine Richtlinie der Geschäftseinheit Datensätze erreicht, braucht die Einheit ein Unternehmen: Der Datensatz trägt das Unternehmen, das ihn gestempelt hat, niemals eine Einheit. Schalten Sie Mehrere Unternehmen ein und verknüpfen Sie die Einheit unter Einstellungen, Geschäftseinheiten mit einem Unternehmen. Zeigen zwei Einheiten auf dasselbe Unternehmen, steuert keine von ihnen diese Datensätze: Der Bildschirm sagt es, und es gilt nur die globale Richtlinie. Ohne Mehrere Unternehmen nutzen Sie den Geltungsbereich Global.

Wer das darf

Richtlinien erstellen, bearbeiten und löschen setzt die Berechtigung zur Verwaltung der Einstellungen voraus.
Die Liste und die wirksame Richtlinie einsehen kann jede Person, die den Bildschirm öffnen kann.
Jedes Erstellen, Ändern und Löschen einer Richtlinie wird in der Auditspur festgehalten.

Häufige Fragen

Gilt eine inaktive Richtlinie weiter? Nein. Nur aktive Richtlinien gehen in die Kombination ein.
Was passiert, wenn ich ein Feld auflistee, das es in diesem Objekt nicht gibt? Es wird für dieses Objekt schlicht ignoriert, ohne Fehler.
Stellt das Löschen der Richtlinie alles wieder her? Ja, und zwar sofort. Ohne aktive Richtlinie verschwindet die Anforderung, und beim Speichern gelten wieder die Regeln der einzelnen Felder.

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