Pivot-Tabelle: den Bericht per Drag-and-drop aufbauen

In Berichte lässt Sie der Tab Pivot-Tabelle den Bericht so aufbauen, wie Sie es in einer Tabellenkalkulation tun würden: Felder in Zeilen und Spalten ziehen, Kennzahlen in Werte, und die Matrix erscheint. So beantworten Sie Kreuzfragen wie das meistverkaufte Produkt je Vertriebler, ohne den Namen der Dimension und der Kennzahl auswendig zu kennen.

Einen Bericht zu bauen setzte immer voraus, den Namen der Gruppierung und den der Kennzahl vorher zu kennen, und genau daran scheitern die meisten Fragen. Die Pivot-Tabelle dreht das um: links sehen Sie die Felder und Kennzahlen Ihres Datensatzes, Sie ziehen das Passende in drei Zonen, und der Bericht baut sich von selbst auf. Keine Formeln, kein SQL.

Wo Sie es finden

1. Öffnen Sie Berichte im Menü.
2. Der Tab Pivot-Tabelle ist der erste und ist bereits geöffnet. Die anderen Tabs (Einfach, Erweitert und Erkunden) sind unverändert vorhanden.
3. Wählen Sie den Datensatz: er bestimmt, welche Felder und welche Kennzahlen links in der Palette erscheinen.

Zeilen, Spalten und Werte

Die Palette links hat zwei Listen: Felder (womit sich gruppieren lässt) und Kennzahlen (was sich zählen, summieren oder mitteln lässt). Jedes geht nur dorthin, wo es Sinn ergibt.

• Zeilen: ein oder mehrere Felder, gestapelt in der Reihenfolge, in der Sie sie ablegen. Das ist die senkrechte Achse der Matrix.
• Spalten: ein Feld. Ein weiteres ersetzt das vorhandene, denn zwei Ebenen verschachtelter Kopfzeilen machen die Tabelle unlesbar.
• Werte: die Kennzahlen, in der Reihenfolge, in der Sie sie ablegen. Jede Kennzahl wird zu einer Zahlenspalte.
• Eine Kennzahl gehört nur in Werte, ein Feld nur in Zeilen oder Spalten. Ziehen Sie etwas in die falsche Zone, passiert nichts.

Das Beispiel, für das die Funktion gebaut wurde: meistverkauftes Produkt je Vertriebler

1. Wählen Sie unter Datensatz die Option Verkaufte Positionen (die Produktzeile des Deals: der einzige Ort, an dem Produkt, Menge und tatsächlich berechneter Preis zusammen stehen).
2. Ziehen Sie Produktname in Zeilen.
3. Ziehen Sie Verantwortlicher in Spalten.
4. Ziehen Sie Umsatz in Werte. Wollen Sie auch die Stückzahl, ziehen Sie Verkaufte Menge daneben.
5. Klicken Sie auf Bericht ausführen.

Das Ergebnis ist die Matrix, die Sie gezeichnet haben: ein Produkt je Zeile, ein Vertriebler je Spalte und die Zahl im Kreuzungspunkt. Die letzte Spalte zeigt Gesamt je Zeile, die letzte Zeile zeigt Gesamt je Spalte.

Datumsfelder: Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr

Ist das Feld, das Sie in Zeilen oder Spalten ablegen, ein Datum, bekommt der Chip eine Auswahl mit Tag, Woche, Monat, Quartal und Jahr. Voreingestellt ist Monat. Diese Umstellung verwandelt dieselbe Tabelle von einer täglichen Nachverfolgung in einen Quartalsabschluss, ohne dass Sie etwas neu bauen.

Zeitraum, Filter und Vergleich

1. Wählen Sie unter Zeitraum ein relatives Fenster (heute, letzte 7 Tage, dieser Monat, dieses Quartal, rollierende 12 Monate und so weiter). Voreingestellt ist Gesamter Zeitraum.
2. Hat der Datensatz mehr als ein Datum, legen Sie unter Datumsfeld fest, welches den Zeitraum verankert. Ohne Auswahl gilt das Standarddatum des Datensatzes.
3. Klicken Sie unter Filter auf Filter hinzufügen und wählen Sie Feld, Operator und Wert. Die angebotenen Operatoren richten sich nach dem Feldtyp.
4. Sobald ein Zeitraum gesetzt ist, erscheint Vergleichen mit: Vorheriger Zeitraum oder Gleicher Zeitraum im Vorjahr.

Mit eingeschaltetem Vergleich bekommt jede Kennzahl eine zusätzliche Spalte daneben, gekennzeichnet mit (Veränderung): die prozentuale Differenz zwischen dem gewählten Fenster und dem Vergleichsfenster. Vorheriger Zeitraum geht um dieselbe Länge zurück wie der gewählte Zeitraum; Gleicher Zeitraum im Vorjahr geht ein Jahr zurück und vergleicht damit Dezember mit Dezember statt Dezember mit November. Gab es keine frühere Basis, bleibt die Veränderung leer statt null zu zeigen, denn null würde behaupten, es habe sich nichts bewegt, genau dort, wo sich alles bewegt hat.

Fertige Berichte

Oben auf dem Bildschirm liegt ein Band Fertige Berichte, nach Bereichen gruppiert. Klicken Sie auf einen Bereich, um seine Berichte zu sehen, und dann auf einen Namen, um ihn fertig aufgebaut in der Pivot-Tabelle zu öffnen.

• Management, Pipeline, Konversion und Vertriebsaktivität
• Forecast und Ziele, Angebote, Verlorene Deals
• Kunden und Accounts, Marketing, Kampagnen, E-Mail-Marketing
• Marketing-Funnel, Herkunft und Attribution, SDR und Inside Sales
• Kanäle und Partner, Umsatz und Bindung, Datenqualität

Speichern, teilen und exportieren

1. Tippen Sie nach dem Ausführen einen Namen in Berichtsname und klicken Sie auf Speichern. Der Bericht erscheint im Band Gespeichert, und ein Klick auf den Namen öffnet ihn exakt so wieder, wie er war.
2. Wer die Einstellungen verwaltet, sieht beim Speichern die Option Mit der Organisation teilen; damit wird der Bericht für das ganze Team sichtbar.
3. Zum Löschen nutzen Sie das ✕ neben dem Namen. Löschen können Sie nur Berichte, die Sie selbst gespeichert haben.
4. Klicken Sie mit der Tabelle auf dem Bildschirm auf CSV exportieren. Die Datei ist die Matrix, die Sie vor sich haben, samt Gesamt-Spalten, und nicht die Rohliste aus der Datenbank.

Drei Dinge, die falsche Zahlen verhindern

• Summen addieren nur, was sich addieren lässt. Summen und Zählungen fließen in die Gesamtsumme; Quoten, Mittelwerte, Minima, Maxima und die Veränderungsspalte zeigen einen Strich, denn zwei Quoten ergeben zusammen keine Quote. Passiert das, weist die Tabelle unten darauf hin, statt eine Zahl zu drucken, die niemand nachprüfen würde.
• Eine leere Zelle ist keine Null. Leer heißt, dass es diese Kombination in den Daten nicht gibt: dieser Vertriebler hat dieses Produkt nicht verkauft. Null wäre eine andere Aussage, und in einer Verkaufstabelle führen beide zu gegenteiligen Entscheidungen.
• Ohne Wert ist eine eigene Kategorie. Datensätze mit leerem Feld landen in einer Zeile oder Spalte namens Ohne Wert, immer zuletzt, denn Abwesenheit ist keine Kategorie, die um den ersten Platz kämpft.

Bei Geld ist diese Vorsicht schon eingebaut: Beträge in verschiedenen Währungen werden nie addiert. Sobald die Kennzahl in Währung ist, rechnet das CRM die Zahlen nach Währung getrennt und die Tabelle ergänzt selbst die Spalte Währung, mit einem ⓘ in der Überschrift, auch wenn Sie sie nirgendwo hingezogen haben. Unter der Tabelle steht der Satz, der die von allein aufgetauchte Spalte erklärt: „Der Bericht wurde nach Währung aufgeteilt, damit nicht addiert wird, was sich nicht addieren lässt.“ Wenn Sie die Währungen lieber nebeneinander lesen, ziehen Sie Währung in Spalten; und wenn Sie sie bereits in Zeilen oder Spalten gelegt haben, erscheint sie nicht doppelt.

Grenzen

• Bis zu 3 Felder auf Zeilen und Spalten zusammen. Am Limit weist die Oberfläche darauf hin und neue Felder gehen nicht mehr hinein: nehmen Sie erst eines heraus.
• Spalten nimmt jeweils ein Feld auf; Zeilen bekommt den Rest des Budgets.
• Bis zu 12 Kennzahlen in Werte.
• Die Tabelle liefert die ersten 1.000 Zeilen. Gibt es mehr, bittet ein Hinweis darum, die Filter zu verfeinern oder den Zeitraum zu kürzen; verfeinern ist immer besser, als eine Stichprobe zu lesen, ohne es zu wissen.

Sie sehen nur die Felder und Kennzahlen, für die Sie berechtigt sind. Ein geschütztes Feld ohne Berechtigung führt dazu, dass der Bericht mit einer klaren Meldung ablehnt, statt unbemerkt eine unvollständige Zahl zu liefern.

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