Erste Schritte: ein Überblick über das CRM
Was das System ist, wie Sie sich darin zurechtfinden und welche grundlegenden Konzepte für einen guten Start wichtig sind.
Dieses CRM hilft Ihrem Team, Kunden, Verkäufe und Aktivitäten an einem Ort zu organisieren, vom ersten Kontakt (Lead) über den Geschäftsabschluss (Opportunity) bis zur täglichen Nachverfolgung (Aktivitäten).
Das entscheidende Unterscheidungsmerkmal ist, dass das System „metadatengesteuert“ ist: nahezu alles (Objekte, Felder, Listenwerte, Trichterphasen, Zugriffsrollen) lässt sich direkt über die Oberfläche konfigurieren, ganz ohne Programmierer.
Der Hauptbildschirm
Die linke Seite besteht aus zwei Blöcken im Stil eines Code-Editors. Zunächst eine schmale Symbolleiste (RAIL): Dashboard, Aktivitäten, Posteingang, Benachrichtigungen und Favoriten befinden sich oben; Abrechnung, Support, Papierkorb, Hilfe, Mein Konto, Einstellungen, der Sprachumschalter und Abmelden befinden sich unten. Fahren Sie über ein Symbol, um dessen Namen zu sehen. Daneben befindet sich ein breiteres PANEL mit Ihren Arbeitsbereichen: Logo und Suche (Tastenkombination ⌘K) bleiben oben fixiert; darunter befinden sich die Module mit Unterpunkten (Vertrieb, Produkte, Marketing, Service, Kundenerfolg, Partnerschaften, Analysen & Governance und Sonstiges) in einklappbaren GRUPPEN: Klicken Sie auf eine Überschrift, um sie ein- oder auszuklappen. Nur das Panel scrollt; die Symbolleiste und der Kopfbereich bleiben sichtbar.
Sie sehen nur die Gruppen und Punkte, auf die Ihre Rolle Zugriff hat. Eine Gruppe ohne erlaubten Eintrag wird gar nicht angezeigt. Jede Gruppe merkt sich (in Ihrem Browser), ob Sie sie geöffnet oder eingeklappt gelassen haben, und die Gruppe der aktuellen Seite bleibt geöffnet.
- Dashboard: Ihr Startbildschirm mit einer Zusammenfassung des Geschäfts: Gesamtzahlen pro Objekt, Pipeline-Wert, gewichtete Prognose und die Aufgaben des Tages.
- Vertrieb: Opportunities, Leads, Kontakte, Unternehmen und zugehörige Verkaufselemente sowie Prognose und Leistung. Die täglichen Listen öffnen in der Tabellenansicht; Leads und Opportunities haben zusätzlich eine Board-Ansicht (Kanban).
- Aktivitäten: die Aufgaben, Anrufe, Meetings und Nachverfolgungen des Teams, mit Filtern (Heute, Überfällig, Offen, Abgeschlossen).
- Weitere Gruppen: Produkte, Marketing, Service, Kundenerfolg, Partnerschaften und Analysen & Governance bündeln die Objekte und Bildschirme des jeweiligen Bereichs. Von Ihnen erstellte Objekte erscheinen unter „Sonstiges“.
- Einstellungen: Felder, Listenwerte, Währung, Benutzer und Zugriffsrollen. Alles dort gilt für die gesamte Organisation.
- Hilfe: dieses Referenzcenter mit Themensuche.
Grundlegende Konzepte
- Objekt: eine Art von Information (Kontakt, Unternehmen, Lead, Opportunity oder eines Ihrer eigenen Objekte). Stellen Sie es sich als „Karteikarte“ vor.
- Feld: eine Dateneinheit innerhalb des Objekts (Name, E-Mail, Wert, Phase …). Sie können beliebig viele erstellen.
- Datensatz: eine ausgefüllte Karte (z. B. der Kontakt „Ana Souza“).
- Pipeline: der Verkaufstrichter mit Phasen, durch die sich Opportunities bewegen.
- Rolle: legt fest, was jeder Benutzer sehen und tun kann (Admin, Vertriebsleiter, Kundenbetreuer …).
Ein Fahrplan für den Einstieg
- Erfassen Sie ein paar Kontakte und Unternehmen (Seitenmenü → Neu).
- Erstellen Sie eine Opportunity und legen Sie Phase und Wert fest.
- Öffnen Sie Opportunities → Board und ziehen Sie die Karte zwischen den Phasen, um ein Gefühl für den Trichter zu bekommen.
- Erfassen Sie eine Aktivität (z. B. einen Nachfassanruf) innerhalb eines Datensatzes.
- Passen Sie in den Einstellungen Felder und Rollen an Ihren Prozess an.