Tags an Datensätzen
Tags sind frei vergebbare, farbige Marker, die Sie an jeden Datensatz heften, um nach Ihrem eigenen Muster zu gruppieren, ohne ein Feld anlegen zu müssen. Sie lösen den Fall, in dem die Einordnung aus dem Arbeitsalltag entsteht und nicht aus dem Datenmodell: VIP, Verlängerung, Achtung, Event im März. Später können Sie die Liste nach Tag filtern und denselben Tag auf viele Datensätze auf einmal anwenden.
Für jede Sichtweise ein neues Feld anzulegen ist teuer: es berührt das Datenmodell, die Berechtigungen und das Layout. Oft wollen Sie einfach nur fünfzig Unternehmen als Verlängerung markieren und nächste Woche zu ihnen zurückkehren. Genau dafür gibt es Tags: sie entstehen während der Arbeit, gelten für jedes Objekt und verschwinden mit einem Klick wieder vom Datensatz, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.
Einen Tag setzen
- Öffnen Sie einen Datensatz. Die Tags stehen direkt unter dem Titel als farbige Chips.
- Klicken Sie auf das Feld + Tag und beginnen Sie zu tippen.
- Wählen Sie einen bereits vorhandenen Tag aus der Vorschlagsliste, oder drücken Sie die Eingabetaste, um einen neuen mit dem getippten Namen anzulegen.
- Zum Entfernen klicken Sie auf das ✕ im Chip.
Die Farbe wird automatisch aus dem Namen abgeleitet: derselbe Tag hat in allen Datensätzen immer dieselbe Farbe. Einen Tag von einem Datensatz zu entfernen löscht den Tag nicht aus der Organisation; er bleibt verfügbar und wird an anderer Stelle weiter vorgeschlagen.
Nach Tag filtern
In der Liste eines Objekts erscheinen die Tags als Chips oberhalb der Tabelle. Klicken Sie auf einen davon, um nur die Datensätze mit diesem Tag zu sehen. Ein erneuter Klick, oder ein Klick auf Leeren, zeigt wieder alles. Die Liste springt bei jeder Filteränderung zurück auf die erste Seite.
Viele Datensätze auf einmal taggen
- Setzen Sie in der Liste eines Objekts die Häkchen bei den gewünschten Datensätzen.
- Wählen Sie in der Leiste für Massenaktionen, die unten erscheint, die Tag-Aktion.
- Geben Sie den Namen des Tags ein und bestätigen Sie. Er wird angelegt, falls er noch nicht existiert.
- Das System verarbeitet die Datensätze in Paketen und meldet am Ende die Gesamtzahl.
Mit künstlicher Intelligenz vorschlagen lassen
Wenn die Organisation einen Anbieter für künstliche Intelligenz konfiguriert hat, erscheint neben dem Feld die Schaltfläche ✨ Mit KI vorschlagen. Sie liest den Datensatz und setzt bis zu fünf Tags auf einmal. Ist die Schaltfläche nicht sichtbar, liegt das daran, dass die künstliche Intelligenz nicht konfiguriert ist; die Tags funktionieren dann von Hand ganz normal weiter.
Berechtigungen und Grenzen
- Tags zu setzen und zu entfernen erfordert Schreibzugriff auf den Datensatz. Wer nur liest, sieht die Chips, ändert sie aber nicht.
- Tags werden von der gesamten Organisation geteilt: einmal angelegt, erscheint ein Tag in den Vorschlägen aller Personen und aller Objekte.
- Der Name darf höchstens vierzig Zeichen haben; was darüber hinausgeht, wird abgeschnitten.
- Die Vorschläge während des Tippens zeigen bis zu sechs Tags.
- Die Massenaktion nimmt bis zu fünfhundert Datensätze pro Aufruf an, und das System teilt größere Auswahlen in Pakete auf.
Häufige Fragen
- Wie lösche ich einen Tag aus der gesamten Organisation? Die Seite entfernt den Tag vom Datensatz, nicht aus dem Katalog. Nehmen Sie ihn von allen Datensätzen ab, dann erscheint er auch nicht mehr in den Filtern der Listen.
- Ich habe mich vertippt, kann ich umbenennen? Nicht über die Seite des Datensatzes. Legen Sie den richtigen Tag an, setzen Sie ihn auf die Datensätze und entfernen Sie den falschen von jedem einzelnen.
- Sind Tag und Auswahlfeld dasselbe? Nein. Das Auswahlfeld gehört zum Datenmodell, mit kontrollierten Optionen und Historie; der Tag ist frei, objektübergreifend und dient den Sichtweisen des Tagesgeschäfts.