Beteiligte, Spenden und Zuwendungsbestätigungen
Der Beteiligte ist der einheitliche Datensatz aller Menschen und Organisationen, die zu Ihrer Einrichtung eine Beziehung haben, mit mehreren Rollen gleichzeitig. Diese Seite erklärt, wie Sie die Liste der Beteiligten lesen, wie das System direkte Spende und indirekte Zuschreibung trennt, wie vorgeschlagene Dubletten und das Zusammenführen von Datensätzen funktionieren und wie die Bestätigung den abzugsfähigen Betrag berechnet, wenn eine Gegenleistung erbracht wurde.
Ein Datensatz, mehrere Rollen
In vielen Einrichtungen steht dieselbe Person in drei Listen: der Spenderliste, der Liste der Ehrenamtlichen und der des Vorstands. Ändert sie ihre E-Mail-Adresse, sind zwei davon veraltet. Will man wissen, wie viel sie beiträgt, kann niemand die Summe bilden. Den Beteiligten gibt es, um damit Schluss zu machen: ein einziger Datensatz, für eine Person oder eine Organisation, der gleichzeitige Rollen trägt.
Die verfügbaren Rollen sind Spender, Ehrenamtliche, Mitglied, Ehemalige, Vorstand, Interessent und aus einem Programm Begünstigte. Jede Rolle hat ein Startdatum und kann beendet werden, was das Enddatum festhält, ohne die Historie zu löschen. Eine Rolle hinzuzufügen, die die Person bereits hat, erzeugt keine Wiederholung.
Die Liste der Beteiligten lesen
- Öffnen Sie das Menü Gemeinnützig und bleiben Sie in der Registerkarte Beteiligte.
- Nutzen Sie das Feld Suchen, um nach Name, E-Mail oder Organisation zu suchen.
- Die Liste zeigt Name, Art, E-Mail und Status (aktiv oder inaktiv).
- Klicken Sie auf eine Zeile, um die Details dieser Person zu öffnen.
Was diese Person gegeben hat
Beim Öffnen eines Beteiligten erscheint der Block Was diese Person gegeben hat, mit drei Werten. Direkte Spende ist das, was sie selbst gespendet hat: Genau diese Zahl geht in die Einnahmen der Einrichtung ein. Indirekte Zuschreibung würdigt den Einfluss derjenigen, die die Spende gebracht hat, ohne sie bezahlt zu haben. Gesamt ist die Summe aus beidem und dient dazu, die Beziehungsarbeit zu priorisieren, nicht der Buchhaltung.
Die Trennung gibt es, weil die beiden Fragen verschieden sind. Die Buchhaltung fragt, wie viel eingegangen ist, und die Antwort ist ausschließlich die direkte Spende. Das Fundraising fragt, wer dafür sorgt, dass das Geld ankommt, und dort zählt die indirekte Zuschreibung genauso viel wie der Scheck. Beides zu einer Zahl zu addieren würde beide Fragen schlecht beantworten.
Dubletten und Zusammenführen
Der Block Mögliche Dubletten schlägt Datensätze vor, die dieselbe Person sein könnten, mit einem Prozentwert unter Ähnlichkeit und den Faktoren, die zum Verdacht geführt haben. Die Faktoren werden mit Absicht angezeigt: Ein Zusammenführungsvorschlag ohne Begründung wird entweder blind angenommen oder ignoriert, und beide Wege sind in einer Spenderdatenbank schlecht.
Der Abgleich nutzt Name, Geburtsdatum und Geschlecht. E-Mail und Telefonnummer gehen nicht in die Bewertung ein, weil in Familien häufig dieselbe E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bei zwei verschiedenen Personen steht, was zu falschen Zusammenführungen führen würde. Wird die Zusammenführung bestätigt, wandern Rollen und Verknüpfungen auf den bleibenden Datensatz, und der andere wird als zusammengeführt markiert, sodass die Spur erhalten bleibt.
Haushalte
Beteiligte lassen sich zu einem Haushalt gruppieren, mit einer Person als Hauptansprechpartner und einer gemeinsamen Anschrift. Das verhindert, vier Briefe an dieselbe Wohnung zu schicken, und erlaubt es, den Beitrag des ganzen Haushalts zu betrachten, nicht nur den der einzelnen Person.
Zuwendungsbestätigungen
Die Registerkarte Bestätigungen listet die ausgestellten Bestätigungen mit Nummer, Gegebener Betrag, Gegenleistung, Abzugsfähig, Land und Status. Der abzugsfähige Betrag wird berechnet und nicht eingetippt: Er ist der Spendenbetrag abzüglich des Marktwerts der Gegenleistung, mit der Untergrenze null. Gab es keine Gegenleistung, stimmen abzugsfähiger und gegebener Betrag überein.
- Öffnen Sie die Registerkarte Bestätigungen, um alle ausgestellten Bestätigungen zu sehen.
- Vergleichen Sie Gegebener Betrag und Abzugsfähig: Die Differenz ist genau die Gegenleistung.
- Eine ausgestellte Bestätigung kann storniert werden, und ihre steuerlichen Angaben bleiben unverändert erhalten.
- Zur Korrektur einer Bestätigung storniert die Neuausstellung die alte und vergibt eine neue Nummer, die auf die vorherige verweist. Die steuerliche Historie wird nicht überschrieben.
Segmentieren, ohne zu offenbaren, wer Anonymität wünscht
Beim Erstellen von Danklisten, bei Exporten und bei Anfragen an den KI-Assistenten wird die Nennungspräferenz automatisch beachtet. Wer Anonymität gewünscht hat, erscheint auf keiner dieser Oberflächen. Wer eingeschränkte Nennung gewünscht hat, verschwindet aus den öffentlichen Oberflächen, zählt aber in den internen Auswertungen weiterhin mit, denn der Betrag muss auch dann erfasst werden, wenn der Name nicht gezeigt wird. Ohne erklärte Präferenz behandelt das System den Fall als eingeschränkt.
Berechtigungen und Vorsichtsmaßnahmen
- Die Vertikale für den gemeinnützigen Sektor muss aktiv sein, sonst liefert keiner dieser Bildschirme Daten zurück.
- Der Bildschirm dient dem Nachschlagen. Erfassung und Bewegungen kommen über die Integration Ihrer Einrichtung oder über die Person, die die Umgebung administriert.
- Der Betrag einer Spende wird nie überschrieben: Eine Korrektur ist eine Gegenbuchung, damit die Einnahmen rekonstruierbar bleiben.
- Kartendaten werden nicht gespeichert. Erhalten bleiben nur Kartenmarke und die letzten vier Ziffern sowie die Referenz des Zahlungsmittels.