Gobernanza global y por unidad de negocio
Las políticas globales definen campos obligatorios para toda la organización y pueden señalar que los registros nuevos necesitan aprobación. Creas políticas con ámbito Global o de Unidad de negocio y consultas la política efectiva que resulta para cada unidad.
Las reglas de relleno suelen nacer dispersas: un campo obligatorio aquí, una combinación de etapa e importe allá. Cuando la empresa crece, alguien tiene que decir qué vale para la organización entera. Las políticas de gobernanza global concentran esa decisión en un solo lugar, con herencia entre unidades de negocio.
Abre Configuración y haz clic en Gobernanza global.
Crear una política
- Rellena el Nombre, por ejemplo Mínimo obligatorio comercial.
- Elige el Ámbito: Global vale para toda la organización; Unidad de negocio vale solo para la unidad elegida en el campo siguiente.
- En Aprobación obligatoria, elige Sí, No o Heredar.
- En Campos obligatorios, lista los nombres de los campos separados por comas, por ejemplo owner, region.
- En Retención (días), indica el plazo, si corresponde.
- Guarda. La política aparece en la tabla de abajo, con la columna Activa.
Política efectiva
El bloque Política efectiva muestra el resultado de combinar las políticas. El orden es siempre el mismo: primero la política global, después las políticas de las unidades en el camino de la raíz hasta la hoja, de modo que prevalezca la más específica. El valor Heredar no sobrescribe nada, solo deja pasar lo que vino de arriba. Solo participan las políticas activas.
Qué hace de verdad cada campo
- Campos obligatorios: esta es la regla que de verdad bloquea. Al crear un registro, el sistema rechaza el guardado si uno de los campos listados existe en ese objeto y está vacío, y muestra las etiquetas que faltan. Al editar, la exigencia recae sobre los campos que estás cambiando, para que una política nueva no trabe la edición de registros antiguos.
- Aprobación obligatoria: cuando está encendida, el registro se crea con normalidad y, justo después, se abre una solicitud de aprobación vinculada a él. No es un bloqueo: el registro existe desde el primer instante y la aprobación ocurre a continuación. Además, la solicitud solo se abre si tu organización tiene configurada una política de aprobación que encaje con el caso; sin ella, no pasa nada.
- Retención (días): esta sí borra. Una vez al día el sistema envía a la papelera los registros creados hace más de N días. El ámbito Global alcanza a toda la organización; el ámbito Unidad de negocio alcanza los registros de la empresa a la que pertenece la unidad. Con más de una política global activa, gana el plazo más largo. La retención por objeto, definida en Configuración, Privacidad y cumplimiento, sigue funcionando en paralelo.
Quién puede hacerlo
- Crear, editar y eliminar políticas exige permiso para gestionar la configuración.
- Consultar la lista y la política efectiva está disponible para quien consigue abrir la pantalla.
- Cada creación, cambio y eliminación de política queda anotada en el registro de auditoría.
Preguntas frecuentes
- ¿Una política inactiva sigue valiendo? No. Solo las políticas activas entran en la combinación.
- ¿Qué pasa si listo un campo que no existe en ese objeto? Simplemente se ignora para ese objeto, sin error.
- ¿Eliminar la política lo devuelve todo a la normalidad? Sí, y de inmediato. Sin ninguna política activa, la exigencia desaparece y en los guardados vuelven a valer las reglas propias de cada campo.