Duplicados e mesclagem de registros
Com o tempo o mesmo cliente entra duas vezes, por importação, por formulário e por cadastro manual. A tela de Duplicados agrupa os registros que compartilham a mesma chave e permite unir tudo num registro só, puxando os campos vazios dos repetidos e reapontando atividades e vínculos. A mesclagem não tem volta, então vale conferir antes.
Base com duplicidade estraga tudo o que vem depois: o relatório conta duas vezes, a campanha manda dois e-mails, e a última conversa fica na ficha errada. A tela de Duplicados existe para você resolver isso em lote, sem apagar histórico: o registro que fica herda o que faltava e recebe todas as atividades e vínculos dos repetidos.
Como abrir
- Abra a lista do objeto, por exemplo Contatos.
- No menu Mais, no alto da tela, clique em Duplicados.
- A tela informa, logo abaixo do título, por qual campo os registros foram agrupados.
Há um segundo caminho: em Configurações, na tela de qualidade de dados, cada objeto mostra quantos grupos de duplicados tem, e o número é um link para esta mesma tela.
Por qual campo o sistema agrupa
- Se o objeto tem um campo de e-mail, ele é a chave. É o caso de Contatos e Leads.
- Se não tem e-mail, a chave é o campo nome. É o caso de Empresas.
- Se não tem nem um nem outro, vale o primeiro campo de texto do objeto.
- Para Produtos, a chave é o código, porque o mesmo código é a identidade do catálogo e o nome pode repetir entre variações.
- A comparação ignora maiúsculas e minúsculas e espaços nas pontas. Valor vazio nunca forma grupo.
- Se o objeto não tem nenhum campo que sirva de chave, a tela avisa em vez de mostrar grupos.
Mesclar
- Em cada grupo, o cabeçalho mostra o valor que juntou os registros e quantos são.
- Marque, na lista, qual registro será o mestre. Ele é o que fica.
- Confira os demais: todos serão mesclados no mestre.
- Clique em Mesclar no selecionado.
- O grupo é substituído pela confirmação de quantos registros foram mesclados.
O que acontece na mesclagem
- O mestre conserva todos os valores que já tinha: nada dele é sobrescrito.
- Cada campo vazio do mestre é preenchido com o valor do primeiro duplicado que tiver aquele campo preenchido.
- Todas as atividades ligadas aos duplicados passam a apontar para o mestre.
- Qualquer campo de vínculo, em qualquer objeto, que apontava para um duplicado passa a apontar para o mestre.
- Os registros duplicados são removidos em definitivo. Eles não vão para a Lixeira e não podem ser restaurados.
Permissões e limites
- Para ver os grupos é preciso ter leitura no objeto; para mesclar é preciso ter escrita.
- A varredura considera os cinco mil registros mais recentes do objeto. Em bases maiores, rode em rodadas e repita depois de limpar.
- Os grupos com mais duplicados aparecem primeiro.
- A mesclagem não tem desfazer. Confira o mestre antes de clicar.
- Se a sua empresa opera com várias empresas do grupo, um aviso pode informar que existe registro parecido em outra empresa. Nesse caso o sistema só sinaliza e oferece solicitar acesso: ele nunca mostra os dados da outra empresa.
Perguntas comuns
- Mesclei errado, dá para voltar? Não. Os duplicados são excluídos definitivamente e não passam pela Lixeira.
- Dois clientes diferentes usam o mesmo e-mail da empresa, e o sistema junta os dois. Não mescle: registros diferentes com a mesma chave aparecem no mesmo grupo, e a decisão é sua. Ajustar o e-mail de um deles desfaz o agrupamento.
- Como evito duplicar na origem? Na importação, escolha um campo-chave em Duplicados e diga o que fazer ao encontrar um registro existente. A captura pública de leads também evita repetir pelo e-mail.