अपॉइंटमेंट लिंक · उपलब्धता के अनुसार बुकिंग
अपनी साप्ताहिक उपलब्धता की खिड़कियाँ प्रकाशित करें और एक सार्वजनिक लिंक साझा करें। ग्राहक ऐसा समय चुनता है जो सचमुच ख़ाली है और मीटिंग सही समय क्षेत्र के साथ आपके कैलेंडर में आ जाती है, बिना संदेशों की अदला-बदली के। जो लोग समय प्रकाशित नहीं करना चाहते, उनके लिए मीटिंग के अनुरोध वाला एक सरल लिंक भी है।
अपॉइंटमेंट लिंक बातचीत तय करने के लिए ईमेल की आवाजाही ख़त्म कर देता है। आप एक सार्वजनिक पता साझा करते हैं, सामने वाला समय चुनता है, और मीटिंग सीधे आपके कैलेंडर में बन जाती है, संपर्क के CRM में दर्ज होने के साथ। इसके दो तरीक़े हैं, और आप वही चुनें जो आपके काम करने के ढंग से मेल खाए।
- उपलब्धता के अनुसार बुकिंग: आप वे खिड़कियाँ प्रकाशित करते हैं जिनमें आप मीटिंग स्वीकार करते हैं, और आगंतुक को केवल सचमुच ख़ाली समय दिखते हैं। यही सुझाया गया तरीक़ा है।
- मीटिंग का अनुरोध: आगंतुक एक सरल फ़ॉर्म में तारीख़, समय और विषय प्रस्तावित करता है, और आप बाद में पुष्टि करते हैं। यह तब उपयोगी है जब आपका कैलेंडर बहुत बदलता हो या आप समय प्रकाशित न करना चाहते हों।
उपलब्धता सेट करना
- सेटिंग्स में उपलब्धता के अनुसार अपॉइंटमेंट खोलें।
- समय क्षेत्र की पुष्टि करें, जो पहले से आपके क्षेत्र से भरा आता है। दिखाए जाने वाले सारे समय इसी क्षेत्र के होते हैं।
- स्लॉट की अवधि तय करें, उदाहरण के लिए 30 मिनट, फिर मीटिंग के बीच का अंतराल, न्यूनतम पूर्व सूचना, उदाहरण के लिए 4 घंटे, और बुकिंग की खिड़की, यानी ग्राहक कितने दिन आगे तक बुक कर सकता है।
- साप्ताहिक उपलब्धता में हर दिन के लिए एक या ज़्यादा पट्टियाँ जोड़ें, उदाहरण के लिए सोमवार 09:00 से 12:00 और 14:00 से 17:00। जिन दिनों में कोई पट्टी नहीं है, वे अनुपलब्ध रहते हैं।
- वैकल्पिक: केवल इन अवधियों में उपलब्ध में से और तक के साथ तारीख़ों की खिड़कियाँ जोड़ें, ताकि केवल उन्हीं के भीतर समय दिखें। तारीख़ से बंधन न चाहिए तो इसे ख़ाली छोड़ दें, और बिना अंत वाली खिड़की के लिए तक ख़ाली रखें।
- अपॉइंटमेंट लिंक सक्रिय चुनें और सेव करें पर क्लिक करें।
अवधि 5 मिनट से 8 घंटे तक हो सकती है, मीटिंग के बीच का अंतराल 4 घंटे तक, न्यूनतम पूर्व सूचना 30 दिन तक और बुकिंग की खिड़की 365 दिन तक। आप तारीख़ों की 20 खिड़कियाँ तक दर्ज कर सकते हैं। अगर आपके कैलेंडर खाते जुड़े हुए हैं, तो चुनें कि इस लिंक से तय हुई मीटिंग किस खाते में जानी चाहिए।
लिंक साझा करना
सेव करने के बाद आपका सार्वजनिक लिंक स्क्रीन पर दिखता है। लिंक कॉपी करें से उसे ईमेल में भेजें, अपने हस्ताक्षर में लगाएँ या वेबसाइट पर रखें। पते के अंत में भाषा का एक पैरामीटर जोड़कर आप पेज दूसरी भाषा में खुलवा सकते हैं, और लिंक को एक लेबल भी दे सकते हैं, जो सिस्टम की समर्थित भाषाओं में अनूदित होता है।
ग्राहक क्या देखता है
ग्राहक लिंक खोलता है, एक दिन और एक ख़ाली समय चुनता है, नाम तथा ईमेल और एक वैकल्पिक विषय भरता है, और पुष्टि करता है। पुष्टि के समय सिस्टम दोबारा जाँचता है कि वह समय अब भी ख़ाली है: अगर किसी ने अभी-अभी उसे बुक कर लिया हो, तो ग्राहक को दूसरा चुनने के लिए कहा जाता है। यही आपके कैलेंडर की एक ही जगह पर दो मीटिंग होने से बचाता है।
आपके खाते में क्या होता है
- चुने हुए समय पर मीटिंग प्रकार की एक गतिविधि बनती है, जो आपको सौंपी जाती है।
- अगर ग्राहक का ईमेल CRM में पहले से नहीं है, तो एक नया लीड अपने आप बन जाता है।
- जो समय आपकी दूसरी मीटिंग से पहले ही भरे हैं, वे ग्राहक को नहीं दिखते, और तय किया गया अंतराल भी माना जाता है।
- मीटिंग आपकी गतिविधियों में और रिकॉर्ड की टाइमलाइन में दिखती है।
मीटिंग अनुरोध का सरल लिंक
मेरा खाता में आपको अपना व्यक्तिगत सार्वजनिक अपॉइंटमेंट लिंक मिलता है। जो उसे खोलता है, उसे आपका नाम और मीटिंग माँगने का एक फ़ॉर्म दिखता है जिसमें नाम, ईमेल, तारीख़, समय और विषय होते हैं। भेजने पर आपको सौंपी गई एक मीटिंग गतिविधि बन जाती है, जिसमें संपर्क का डेटा रहता है, और उसी क्षण पुष्टि के दो ईमेल जाते हैं: एक बुक करने वाले को, कैलेंडर के आमंत्रण के साथ, और दूसरा आपको, हर एक अपने पाने वाले की भाषा में। यह लिंक हस्ताक्षरित और व्यक्तिगत है, और न लॉगिन दिखाता है न CRM का डेटा।
प्राप्त बुकिंग और आम सवाल
उसी सेटिंग स्क्रीन पर नीचे प्राप्त बुकिंग की सूची रहती है: आपके लिंक से हुई हर बुकिंग, तारीख़ और समय, बुक करने वाले का नाम तथा ईमेल और छोड़ी गई टिप्पणी के साथ। इससे आप बिना कैलेंडर खोले जान लेते हैं कि किसने बुक किया।
- मेरा लिंक कोई समय नहीं दिखाता: जाँचें कि अपॉइंटमेंट लिंक सक्रिय चुना हुआ है, साप्ताहिक उपलब्धता में पट्टियाँ हैं, और तारीख़ों की खिड़की बीत नहीं गई है।
- क्या तय हुई मीटिंग रद्द की जा सकती है? बनी हुई गतिविधि खोलें और उसे अपने कैलेंडर की किसी भी दूसरी गतिविधि की तरह बदल या हटा दें।
- क्या कैलेंडर जुड़ा होना ज़रूरी है? नहीं। बिना जुड़े भी मीटिंग CRM में गतिविधि के रूप में उसी तरह आ जाती है।