रिसेप्शन और बुकिंग · दिन की कतार, समय-सीमा वाली अस्थायी बुकिंग और प्रतीक्षा सूची

रिसेप्शन टैब एक ही कतार दिखाता है जिसमें वही है जिस पर अभी कार्रवाई चाहिए, देरी की क़ीमत के हिसाब से क्रम में। बुकिंग टैब बुकिंग बनाता और सँभालता है: अनिवार्य समय-सीमा वाली अस्थायी बुकिंग, निश्चित और पुष्ट तक बढ़ना, वह चुनौती जो सिर्फ़ समय-सीमा घटाती है, भरे हुए दिनों में प्रतीक्षा सूची, और रद्दीकरण।

रिसेप्शन की कतार

रिसेप्शन को चार अलग-अलग सूचियों की ज़रूरत नहीं है (आगमन, प्रस्थान, समय-सीमाएँ, शिकायतें): उसे एक ऐसी सूची चाहिए जिसमें वही हो जिस पर अभी कार्रवाई ज़रूरी है। रिसेप्शन टैब दिन के आँकड़े दिखाता है (आगमन, प्रस्थान, ठहरे हुए, खुले मामले, समाप्त होती बुकिंग) और उसके नीचे एक ही कतार। क्रम सर्वर पर तय होता है और वह संचालन के नियम से चलता है, किसी दिखावटी पसंद से नहीं: सबसे पहले उस मेहमान का खुला मामला जो अभी होटल में ही है, क्योंकि ख़राब समीक्षा में बदलने से पहले सुधार करने की असली खिड़की यही है; फिर वह अस्थायी बुकिंग जिसकी समय-सीमा ख़त्म होने वाली है, क्योंकि समय-सीमा के बाद मोलभाव की ताक़त उड़ जाती है; फिर प्रस्थान, जिनका समय तय होता है और जो अगली आमद के लिए कमरा तैयार होने में रुकावट डालते हैं; फिर आगमन, जिनके पास पूरा दिन होता है; और अंत में वे लोग जो होटल में हैं और जिनका कुछ लंबित नहीं, सिर्फ़ संदर्भ के लिए। जा चुके मेहमान का खुला मामला कतार में अपनी तात्कालिकता खो देता है: सुधार की खिड़की बंद हो चुकी। ज़रूरी मामलों की पंक्तियाँ लाल रंग में उभरकर दिखती हैं।

बुकिंग बनाना

1. बुकिंग टैब खोलिए और नई बुकिंग पर क्लिक कीजिए।
2. प्रॉपर्टी चुनिए (यह चयनकर्ता तभी दिखता है जब एक से ज़्यादा प्रॉपर्टी हों) और फिर इकाई। सूची में सिर्फ़ अपनी इकाइयाँ आती हैं; अगर PMS से दर्शाई गई इकाइयाँ हैं तो स्क्रीन बता देती है कि कितनी बाहर रह गईं, क्योंकि उनकी पुष्टि स्रोत पर ही होती है।
3. प्रवेश, निकास और इकाइयों की संख्या भरिए।
4. शुरुआती स्थिति चुनिए: अस्थायी, निश्चित या पुष्ट।
5. अस्थायी चुनने पर समय-सीमा फ़ील्ड अनिवार्य हो जाता है: बिना समय-सीमा वाली अस्थायी बुकिंग उस तारीख़ को हमेशा के लिए रोक देती, और फ़ॉर्म ऐसा होने नहीं देता।
6. चाहें तो भरा होने पर प्रतीक्षा सूची में डालें पर निशान लगाइए। इस निशान के बिना भरी हुई तारीख़ बुकिंग को कतार में डालने के बजाय ठुकरा देती है।
7. बुक करें पर क्लिक कीजिए। अगर तारीख़ भरी हुई थी और आपने वह विकल्प चुना था, तो स्क्रीन बताती है: भरा हुआ था, बुकिंग प्रतीक्षा सूची में चली गई।

बुकिंग सँभालना: आगे बढ़ाना, चुनौती देना, रद्द करना

बुकिंग की सूची संदर्भ, स्थिति, तारीख़ें, संख्या और समय-सीमा दिखाती है, और बुकिंग अस्थायी होने पर बचा हुआ समय (36 घंटे में) उभारकर दिखाया जाता है। कार्रवाइयाँ स्थिति के हिसाब से बदलती हैं: अस्थायी को निश्चित बनाया जा सकता है, चुनौती दी जा सकती है या रद्द किया जा सकता है; निश्चित को पुष्ट किया जा सकता है या रद्द; पुष्ट को अब भी रद्द किया जा सकता है; रद्द और समाप्त पर कोई कार्रवाई नहीं होती। चुनौती ईमानदार टकराव के लिए है: कोई दूसरा ग्राहक वही तारीख़ चाहता है, और चुनौती उस अस्थायी बुकिंग की समय-सीमा घटा देती है जो इन्वेंट्री रोके हुए है। वह कभी समय बढ़ाती नहीं: जो तारीख़ रोके बैठा है उसे चुनौती मिलने से अतिरिक्त समय नहीं मिलता। जिस अस्थायी बुकिंग की समय-सीमा बीत गई वह अपने आप समाप्त हो जाती है, इन्वेंट्री लौटा देती है और प्रतीक्षा सूची को क्रम से आगे बढ़ा देती है, बिना किसी हाथ के दख़ल के। टैब के ऊपर स्थिति का फ़िल्टर एक बार में एक ही स्थिति दिखाता है: अस्थायी, निश्चित, पुष्ट, प्रतीक्षा सूची, रद्द या समाप्त।

ठहराव: आगमन से पहले, ठहरे हुए, जा चुके

हर पुष्ट बुकिंग के साथ ठहराव की स्थिति चलती है: आगमन से पहले, ठहरे हुए, जा चुके, और इनके अलावा रद्द तथा नहीं आए। यह स्थिति कोई सजावटी लेबल नहीं है: यही संवाद की रोक है। आगमन से पहले वाला संदेश उस व्यक्ति को नहीं जाता जो पहले से ठहरा हुआ है, और समीक्षा का न्योता उसे नहीं जाता जिसने अभी चेक-आउट नहीं किया। स्थिति के बदलाव आपके PMS के साथ इंटीग्रेशन से या सिस्टम की API से होते हैं, और रिसेप्शन के आँकड़े (आगमन, प्रस्थान, ठहरे हुए) इसी स्थिति को पढ़ते हैं।

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