विनिर्माण · औद्योगिक ERP के साथ इंटीग्रेशन

SellioCRM कोई ERP नहीं है: वह न बिल बनाता है न उत्पादन की योजना। वह जो करता है वह है आपके ERP तक ऑर्डर को सुरक्षित तरीक़े से पहुँचाना: भेजने से पहले जाँचता है, दोहराव के जोखिम के बिना भेजता है, ERP के संदर्भ के साथ पुष्टि दर्ज करता है और दोनों पक्षों के बीच किसी भी फ़र्क़ को छिपाने के बजाय दिखा देता है। SAP और NetSuite से जुड़ाव आपके अपने ERP की क्रेडेंशियल से होता है और वह सेटिंग्स → इंटीग्रेशन में सेट किया जाता है।

उद्योग में CRM और ERP एक ही बिक्री को आपस में बाँटते हैं, और इंटीग्रेशन की लगभग हर समस्या तीन में से किसी एक बात से जन्म लेती है: अधूरी जानकारी के साथ भेजा गया ऑर्डर, दो बार भेजा गया ऑर्डर, या दोनों सिस्टम एक ही ऑर्डर के बारे में अलग-अलग बात कहते रहें और किसी को पता ही न चले। विनिर्माण वर्टिकल तीनों पर सीधा वार करती है।

किस पक्ष के पास क्या रहता है

SellioCRM व्यावसायिक मोर्चा सँभालता है: खाता और संयंत्र, उत्पाद का कॉन्फ़िगरेशन, जमी हुई क़ीमत वाला कोटेशन, अपवादों का अनुमोदन और उत्पादन के लिए तैयार ऑर्डर। ERP बाकी सब सँभालता है: बिलिंग, उत्पादन की योजना, लेखांकन वाला स्टॉक और लॉजिस्टिक्स। CRM न बिल बनाता है, न कर दस्तावेज़ जारी करता है, न स्टॉक हिलाता है। जब वह उपलब्धता दिखाता है, तो वह ERP के बताए का दर्पण होता है, और यह भेद उपलब्धता तथा ATP वाले लेख में समझाया गया है।

कोटेशन से ऑर्डर तक

ऑर्डर किसी कोटेशन से जन्म लेता है। उससे ऑर्डर बनाते समय CRM पंक्तियों को उन्हीं जमी हुई राशियों के साथ उतार लेता है, मुद्रा, इनकोटर्म और कुल विरासत में लेता है, और ऑर्डर को उसके स्रोत अवसर तथा खाते से बाँध देता है। ऑर्डर ड्राफ़्ट के रूप में शुरू होता है, और ERP में उसकी स्थिति लंबित चिह्नित रहती है।

भेजने से पहले की जाँच

CRM से निकलने से पहले ऑर्डर एक जाँच से गुज़रता है जो रुकावटों की सूची लौटाती है। कोई भी रुकावट खुली हो तो भेजना ठुकरा दिया जाता है, और वह इनकार अपने कारण के साथ दर्ज हो जाता है। संभावित रुकावटें ये हैं:

• कोई पंक्ति नहीं: ऑर्डर में कोई मद नहीं है।
• कुल शून्य: ऑर्डर की राशि धनात्मक नहीं है।
• क्रेडिट: इस ऑर्डर के लिए ग्राहक के पास उपलब्ध क्रेडिट नहीं है।
• अमान्य कॉन्फ़िगरेशन: किसी कॉन्फ़िगर की गई पंक्ति उत्पाद के नियमों पर खरी नहीं उतरी।
• पता: डिलीवरी के लिए ज़रूरी पता नहीं है।
• दस्तावेज़: ज़रूरी दस्तावेज़ नहीं हैं।
• निर्यात अनुपालन: जाँच ने रोक लगाई है और कोई छूट दर्ज नहीं है।

भेजने से पहले इनकार करना जान-बूझकर है। जो अधूरा ऑर्डर ERP तक पहुँच जाता है वह दोनों तरफ़ दोबारा काम बनता है और अक्सर एक भूतिया ऑर्डर बन जाता है जिसे कोई रद्द ही नहीं कर पाता।

बिना दोहराए भेजना

भेजना इडेम्पोटेंट है। CRM ऑर्डर की सामग्री का, कुल और पंक्तियों समेत, एक स्थिर हस्ताक्षर निकालता है और उसकी तुलना पहले भेजे गए से करता है। अगर वही सामग्री पहले पहुँच चुकी है, तो नया भेजना कुछ नहीं करता और यह दर्ज कर देता है कि उसने कुछ नहीं किया: दोहराए गए क्लिक या अपने आप हुई कोशिश की वजह से ERP को जुड़वाँ ऑर्डर नहीं मिलता। अगर ऑर्डर ERP पहले ही स्वीकार कर चुका है, तो भी कोई नया भेजना कुछ नहीं करता।

भेजे जाने पर ऑर्डर ERP को भेजा गया हो जाता है और कोशिशों की गिनती बढ़ जाती है। यह स्वीकृति नहीं है: ऑर्डर तभी स्वीकृत माना जाता है जब ERP जवाब देता है।

पुष्टि और फ़र्क़

ERP के जवाब देने पर पुष्टि CRM में आती है, अपने फ़ैसले के साथ, स्वीकृत या अस्वीकृत, और उस दस्तावेज़ के संदर्भ के साथ जो दूसरी तरफ़ बना। तभी ऑर्डर स्वीकृत बनता है, और ERP का संदर्भ उन लोगों को दिखने लगता है जो ग्राहक की सेवा करेंगे।

इसके बाद वह हिस्सा आता है जो ज़्यादातर इंटीग्रेशन नहीं करते: मिलान। CRM समय-समय पर अपने पास रखी स्थिति की तुलना ERP की बताई स्थिति से करता है। दोनों में असहमति होने पर ऑर्डर को फ़र्क़ वाला चिह्नित किया जाता है और वह सुधार की कतार में आ जाता है, दोनों आँकड़े अगल-बगल दर्ज होकर। फ़र्क़ अलर्ट बनता है, चुप्पी कभी नहीं।

ट्रेल

हर भेजना, हर इनकार, हर पुष्टि और हर मिलान एक ऐसे इतिहास में पंक्ति बनता है जो सिर्फ़ बढ़ता है, जिसमें दिशा (CRM से बाहर जाते हुए या ERP से आते हुए), क्रिया, स्थिति, बाहरी संदर्भ और संदेश रहते हैं। जब कोई पूछे कि वह ऑर्डर ऐसा क्यों है, तो पूरा जवाब वहीं, समय के क्रम में, मौजूद रहता है।

SAP या NetSuite से जोड़ना

बड़े ERP से जुड़ाव सेटिंग्स → इंटीग्रेशन में, ERP श्रेणी के भीतर, किया जाता है और उसमें आपके अपने वातावरण की क्रेडेंशियल लगती है: ERP आपका है, लाइसेंस आपका है, और SellioCRM बस उससे बात करता है। यह जुड़ाव दोतरफ़ा है: CRM खाते, संपर्क, अवसर, ऑर्डर और इनवॉइस भेजता है, और ERP से घटनाएँ वापस पाता है, जैसे चुकाई गई इनवॉइस या अपडेट हुआ ऑर्डर, एक ऐसे प्रवेश पते से जो साझा गुप्त कुंजी से सुरक्षित रहता है। दोहराई गई घटनाएँ बाहरी पहचानकर्ता से पहचान ली जाती हैं और दो बार संसाधित नहीं होतीं।

इंटीग्रेशन तब तक निष्क्रिय रहता है जब तक उसे सेट और चालू न किया जाए: क्रेडेंशियल के बिना SellioCRM किसी ERP से बात नहीं करता। SAP और NetSuite के अलावा इंटीग्रेशन के कैटलॉग में दूसरे प्रबंधन सिस्टम भी हैं, और एक सामान्य भेजने का रास्ता भी है जो आपके बताए पते पर जाता है, जब आपका ERP सूची में न हो।

पूर्व-शर्तें और सीमाएँ

• ऑर्डर और ट्रेल के लिए विनिर्माण वर्टिकल का सेटिंग्स → वर्टिकल्स में चालू होना ज़रूरी है।
• ERP का इंटीग्रेशन सेट करने के लिए खाते के प्रशासन का विशेषाधिकार चाहिए; क्रेडेंशियल कूटबद्ध रूप में रखी जाती हैं और दोबारा कभी नहीं दिखाई जातीं।
• औद्योगिक ऑर्डर का अभी विनिर्माण स्क्रीन पर अपना टैब नहीं है: वह इंटीग्रेशन की परत और अनुमोदनों से चलाया जाता है।
• CRM न कर चालान जारी करता है, न उत्पादन की योजना बनाता है, न लेखांकन वाला स्टॉक हिलाता है।
• मिलान फ़र्क़ दिखा देता है, पर किसी एक पक्ष को चुनता नहीं: सुधार इंसानी फ़ैसला है, जो ट्रेल हाथ में लेकर किया जाता है।

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