Produttività

Link agenda · prenotazione in base alla disponibilità

Pubblica le tue finestre settimanali di disponibilità e condividi un link pubblico. Il cliente sceglie un orario davvero libero e la riunione entra nella tua agenda nel fuso corretto, senza scambi di messaggi. Esiste anche un link più semplice, di richiesta di riunione, per chi non vuole pubblicare orari.

Il link agenda elimina il rimpallo di e-mail per fissare una conversazione. Tu condividi un indirizzo pubblico, la persona sceglie l'orario e la riunione nasce direttamente nella tua agenda, con il contatto registrato nel CRM. Ci sono due modalità, e usi quella che si adatta al tuo modo di lavorare.

Prenotazione in base alla disponibilità: pubblichi le finestre in cui accetti riunioni e il visitatore vede solo orari davvero liberi. È la modalità consigliata.
Richiesta di riunione: il visitatore propone data, ora e argomento in un modulo semplice, e tu confermi dopo. Utile quando la tua agenda cambia molto o non vuoi pubblicare orari.

Configurare la disponibilità

Apri Impostazioni, Pianificazione disponibilità.
Conferma il Fuso orario, che arriva già compilato con il tuo. Tutti gli orari proposti usano questo fuso.
Definisci la Durata dell'appuntamento, per esempio 30 minuti, l'Intervallo tra le riunioni, il Preavviso minimo, per esempio 4 ore, e la Finestra di prenotazione, cioè con quanti giorni di anticipo il cliente può prenotare.
Nella Disponibilità settimanale, aggiungi una o più fasce al giorno, per esempio lunedì dalle 09:00 alle 12:00 e dalle 14:00 alle 17:00. I giorni senza fascia restano non disponibili.
Facoltativo: in Disponibile solo in questi periodi, aggiungi finestre di date con Dal e Al per proporre orari solo al loro interno. Lascia vuoto per non porre limiti di data e lascia il campo Al in bianco per una finestra senza fine.
Spunta Link agenda attivo e clicca su Salva.

La durata può andare da 5 minuti a 8 ore, l'intervallo tra le riunioni fino a 4 ore, il preavviso minimo fino a 30 giorni e la finestra di prenotazione fino a 365 giorni. Puoi registrare fino a 20 finestre di date. Se hai account di calendario collegati, scegli quale deve ricevere le riunioni fissate dal link.

Condividere il link

Dopo il salvataggio, il tuo link pubblico compare sullo schermo. Usa Copia link per inviarlo via e-mail, metterlo nella firma o sul sito. Puoi aggiungere un parametro di lingua alla fine dell'indirizzo per aprire la pagina in un'altra lingua, e dare un'etichetta al link, tradotta nelle lingue supportate dal sistema.

💡 Se devi invalidare il link vecchio, per esempio dopo averlo diffuso per sbaglio, usa Genera un nuovo link. L'indirizzo precedente smette di funzionare all'istante e nessuno può più prenotare tramite quello.

Che cosa vede il cliente

Il cliente apre il link, sceglie un giorno e un orario libero, indica nome ed e-mail e un argomento facoltativo, poi conferma. Alla conferma il sistema verifica di nuovo che l'orario sia ancora libero: se qualcuno l'ha appena prenotato, il cliente viene avvisato di sceglierne un altro. È questo che evita due riunioni nello stesso punto della tua agenda.

Example: Pubblichi martedì e giovedì dalle 14 alle 18, con blocchi da 30 minuti, 15 minuti di intervallo e 4 ore di preavviso. Un potenziale cliente apre il link alle 11 di martedì: gli orari delle 14 e delle 14:45 non compaiono, perché rientrano nel preavviso minimo o sono già occupati; prenota alle 16 e riceve subito la conferma.

Che cosa succede nel tuo account

Viene creata un'attività di tipo Riunione, assegnata a te, nell'orario scelto.
Se l'e-mail del cliente non esiste ancora nel CRM, viene creato automaticamente un nuovo Lead.
Gli orari già occupati da altre tue riunioni non compaiono al cliente, rispettando anche l'intervallo configurato.
La riunione compare nelle tue Attività e nella Cronologia del record.

💡 Gli orari sono sempre mostrati nel tuo fuso e conservati internamente in tempo universale, quindi la conversione resta corretta anche con clienti in altri Paesi e al cambio dell'ora legale.

Il link semplice di richiesta di riunione

In Il mio account trovi il Link agenda pubblico personale. Chi lo apre vede il tuo nome e un modulo per chiedere una riunione con nome, e-mail, data, ora e argomento. All'invio viene creata un'attività di riunione assegnata a te, con i dati del contatto, e partono subito due e-mail di conferma: una a chi ha prenotato, con l'invito per il calendario, e una a te, ciascuna nella lingua del destinatario. Il link è firmato e personale, e non espone né il login né i dati del CRM.

Prenotazioni ricevute e domande frequenti

Nella stessa schermata di configurazione, più in basso, si trova l'elenco delle Prenotazioni ricevute: ogni prenotazione fatta tramite il tuo link, con data e ora, nome ed e-mail di chi ha prenotato e la nota lasciata. Così segui chi ha prenotato senza aprire l'agenda.

Il mio link non mostra nessun orario: controlla che Link agenda attivo sia spuntato, che ci siano fasce nella disponibilità settimanale e che la finestra di date non sia finita.
Posso annullare una riunione fissata? Apri l'attività creata e modificala o eliminala come qualunque altra attività della tua agenda.
Serve il calendario collegato? No. Senza collegamento, la riunione entra comunque come attività nel CRM.

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