Ricevimento e prenotazioni · coda del giorno, opzioni provvisorie con scadenza e lista d'attesa
La scheda Ricevimento mostra una coda unica con ciò che richiede un intervento adesso, ordinata secondo il costo del ritardo. La scheda Prenotazioni crea e conduce le prenotazioni: opzione provvisoria con scadenza obbligatoria, passaggio a definitiva e confermata, sollecito che può solo accorciare la scadenza, lista d'attesa quando si è al completo e annullamento.
La coda del Ricevimento
Il ricevimento non ha bisogno di quattro elenchi separati (arrivi, partenze, scadenze, reclami): ha bisogno di un elenco con ciò che richiede un intervento adesso. La scheda Ricevimento mostra i contatori del giorno (Arrivi, Partenze, In casa, Casi aperti, Opzioni in scadenza) e, sotto, la coda unica. L'ordine è deciso dal server e segue una regola operativa, non una preferenza estetica: prima il caso aperto di un ospite ancora in casa, perché è l'unica vera finestra per rimediare prima che diventi una recensione negativa; poi l'opzione provvisoria vicina alla scadenza, perché dopo il termine il potere negoziale evapora; poi le partenze, che hanno un orario e bloccano il riassetto del prossimo arrivo; poi gli arrivi, che hanno tutto il giorno a disposizione; infine chi è in casa senza pendenze, come contesto. Il caso aperto di un ospite già partito perde urgenza nella coda: la finestra per rimediare si è chiusa. Le voci di caso urgente compaiono evidenziate in rosso.
Creare una prenotazione
- Apri la scheda Prenotazioni e fai clic su Nuova prenotazione.
- Scegli la struttura (il selettore compare solo se ce n'è più di una) e l'unità. Nell'elenco compaiono solo le unità proprie; se ci sono unità replicate dal PMS, la schermata indica quante sono rimaste fuori, perché la loro conferma avviene alla fonte.
- Compila Arrivo, Partenza e la quantità in Unità.
- Scegli lo Stato iniziale: Provvisoria, Definitiva o Confermata.
- Se scegli Provvisoria, il campo Scadenza diventa obbligatorio: una provvisoria senza scadenza bloccherebbe la data per sempre, e il modulo non lo consente.
- Se vuoi, spunta Entrare in lista d'attesa se è al completo. Senza quella spunta, una data piena rifiuta la prenotazione invece di metterla in coda.
- Fai clic su Prenota. Se la data era al completo e avevi spuntato l'opzione, la schermata avvisa: Era al completo, la prenotazione è entrata in lista d'attesa.
Condurre la prenotazione: avanzare, sollecitare, annullare
L'elenco delle prenotazioni mostra il riferimento, lo Stato, il periodo, la quantità e la Scadenza, con il tempo rimanente (Tra 36 h) in evidenza quando la prenotazione è provvisoria. Le azioni cambiano a seconda dello stato: una Provvisoria può essere resa definitiva, sollecitata o annullata; una Definitiva può essere confermata o annullata; una Confermata può ancora essere annullata; Annullata e Scaduta non hanno azioni. Il sollecito esiste per il conflitto onesto: un altro cliente vuole le stesse date, e il sollecito accorcia la scadenza della provvisoria che sta trattenendo l'inventario. Non la allunga mai: chi tiene bloccata la data non guadagna tempo extra per il fatto di essere stato sollecitato. La provvisoria la cui scadenza è passata scade da sola, restituisce l'inventario e promuove la lista d'attesa nell'ordine, senza interventi manuali. Il filtro Stato in cima alla scheda mostra un solo stato per volta: Provvisoria, Definitiva, Confermata, In lista di attesa, Annullata o Scaduta.
Soggiorno: pre arrivo, in casa, partito
Ogni prenotazione confermata porta con sé lo stato del soggiorno: pre arrivo, in casa, partito, oltre ad annullata e no-show. Questo stato non è un'etichetta decorativa: è il blocco delle comunicazioni. Un messaggio di pre arrivo non parte verso chi è già alloggiato, e un invito a lasciare una recensione non parte verso chi non ha ancora fatto il check-out. I passaggi di stato avvengono tramite l'integrazione con il tuo PMS o tramite l'API del sistema, e i contatori del Ricevimento (Arrivi, Partenze, In casa) leggono proprio questo stato.