Integrazioni: ricevere email nel CRM
Trasforma le email in arrivo in attività sul contatto o lead corrispondente.
In Impostazioni → Integrazioni colleghi servizi esterni al CRM. La prima integrazione disponibile è Email in arrivo: ogni messaggio ricevuto diventa un'attività registrata sul contatto o lead la cui email corrisponde al mittente.
Ogni integrazione parte inerte: nulla accade finché non generi l'URL e attivi. Le credenziali che fornisci sono memorizzate cifrate e non vengono mai mostrate di nuovo.
Prerequisiti
- Un account presso un provider di email in arrivo con una funzione inbound/parse: SendGrid (Inbound Parse), Mailgun (Routes), Postmark (inbound) o Resend.
- Un dominio/indirizzo email che controlli, con il record MX puntato al provider (fatto sul tuo DNS/provider email).
- In Sellio, accesso come amministratore per generare l'URL di ricezione e attivare l'integrazione in Impostazioni → Integrazioni.
Passo passo dal provider
- SendGrid: Settings → Inbound Parse → Add Host & URL. Punta l'hostname del tuo dominio e incolla l'URL di ricezione del CRM come Destination URL.
- Mailgun: Receiving → Routes → Create Route. Definisci la corrispondenza (es. catch_all o match_recipient) e l'azione "forward" verso l'URL del CRM.
- Postmark: Servers → il tuo server → Inbound → Inbound Webhook. Incolla l'URL del CRM e assicurati che l'InboundHash/indirizzo inbound sia configurato.
- Resend: configura il webhook/route inbound puntando all'URL del CRM.
Come attivare l'email in arrivo
- Apri Impostazioni → Integrazioni.
- Sul riquadro "Email in arrivo", clicca "Genera URL di ricezione".
- Copia l'URL del webhook (è unico e segreto, quindi trattalo come una password).
- Nel tuo provider email, punta la funzione inbound/parse a quell'URL, ad esempio SendGrid Inbound Parse, Mailgun Routes, Postmark o Resend.
- Torna al CRM e clicca "Attiva".
Da quel momento, quando arriva un'email all'indirizzo che hai configurato presso il provider, viene inviata a quell'URL e il CRM registra un'attività "Email" con l'oggetto e il corpo del messaggio.
Come viene collegata l'email
- Il CRM cerca un Contatto o Lead il cui campo Email corrisponda al mittente.
- Se lo trova, l'attività viene collegata a quel record e appare nella sua timeline.
- Se non trova alcun record, l'attività viene creata comunque, senza collegamento, così nessun messaggio va perso e puoi smistarlo in seguito.
Il formato accettato è un JSON neutro con i campi { from, to, subject, text, html }, compatibile con i principali provider inbound. Le integrazioni di fatturazione, firma elettronica e calendario appaiono come "Prossimamente" nella stessa schermata.
Come testare
- Con l'integrazione attivata, invia un'email reale all'indirizzo configurato presso il provider (preferibilmente dall'email di un Contatto/Lead già esistente nel CRM).
- Apri il Contatto/Lead corrispondente e controlla la timeline: dovrebbe apparire un'attività "Email" con oggetto e corpo.
- Se il mittente non esiste nel CRM, cerca l'attività non collegata. Viene creata comunque, perché tu la smisti.
Risoluzione problemi
- L'email non arriva: verifica presso il provider che inbound/parse punti all'URL corretto e che l'MX del dominio sia puntato al provider. Testa l'invio dalla dashboard del provider (molti hanno un "test webhook").
- 404 sull'URL: il token dell'URL è cambiato (hai cliccato "Genera nuovo token"). Aggiorna il Destination URL presso il provider con il nuovo URL.
- Arriva ma non diventa un'attività: verifica che il payload del provider includa i campi { from, to, subject, text, html }. Alcuni provider richiedono di scegliere il formato JSON (non multipart).
- Non si collega al contatto: il collegamento fa corrispondere il mittente al campo Email di un Contatto/Lead. Aggiungi l'email al record per collegare i successivi.
- Ha smesso di funzionare: conferma che l'integrazione sia ancora "Attivata" nel riquadro.
La via semplice: inoltrare a un indirizzo nostro
Se non usi Google Workspace né Microsoft 365 e non vuoi attivare un provider di inbound, c'è una via più breve: in Impostazioni · Integrazioni, la scheda E-mail in entrata mostra un indirizzo già pronto. Nel tuo provider (cPanel, Titan, Zoho, server proprio, qualunque) crea una regola che inoltri lì una copia dei messaggi.
- Non chiediamo mai la password della tua casella: l'inoltro lo imposti tu e puoi disattivarlo quando vuoi.
- Ogni messaggio inoltrato diventa un'attività sul contatto o lead la cui e-mail corrisponde al mittente, come nella via via webhook.
- Lo stesso messaggio inoltrato due volte entra una volta sola: l'identificazione usa il Message-Id originale.
- L'indirizzo è esclusivo della tua organizzazione. Se trapela, generane uno nuovo con Ruota token e aggiorna la regola.