Pratiche e muro etico · chi vede che cosa
La pratica è il centro del modulo Legale ed è protetta da un muro etico: la vede solo chi è stato designato, e nemmeno chi amministra il sistema lo attraversa. Spiega come creare la pratica, come funziona la designazione, il registro accessi e l'accesso di emergenza con motivazione.
La pratica e perché è chiusa per impostazione predefinita
In uno studio il danno non è soltanto la fuga di informazioni verso l'esterno: è il collega della stanza accanto che assiste la controparte e vede la strategia dell'altro lato. La difesa contro questo si chiama muro etico, e l'unico muro che funziona è quello chiuso per impostazione predefinita.
Per questo, in SellioCRM, far parte dello spazio di lavoro dello studio non dà accesso ad alcuna pratica. L'accesso è individuale e per singola pratica. Chi non è designato non vede la pratica nell'elenco, non la trova con la ricerca, non apre le sue scadenze, i suoi onorari, il tempo, le fatture né i documenti. Per quella persona, la pratica non esiste.
Creare una pratica
- Apri Legale. Nel blocco Pratiche, a sinistra, compila il Titolo della pratica.
- Indica il Numero della pratica, se esiste già un numero di procedimento o di controllo interno.
- Indica la Giurisdizione. È lei a determinare quali festività il sistema userà per calcolare le scadenze di questa pratica.
- Indica l'Area di attività.
- Fai clic su Nuova pratica. Compare subito nell'elenco, e tu sei già dentro il muro.
Il Titolo è obbligatorio. Numero, Giurisdizione e Area di attività sono facoltativi, ma la Giurisdizione è caldamente consigliata: senza di essa, il calcolo delle scadenze non ha un calendario di festività da consultare.
Chi entra nel muro
- Chi crea la pratica entra automaticamente. Altrimenti perderebbe l'accesso alla propria pratica un istante dopo averla creata.
- Anche il responsabile designato, quando è un'altra persona, entra alla creazione.
- Chiunque altro deve essere incluso in modo esplicito, con un ruolo nella pratica.
- Nessuno entra per eredità di posizione, di team o di profilo di amministratore.
L'inserimento e la rimozione di persone dal muro sono operazioni amministrative: nella schermata della pratica non c'è un pulsante per farlo. Chiedi a chi amministra il sistema nel tuo studio di designare o rimuovere qualcuno.
Ogni accesso lascia traccia
Aprire una pratica registra chi l'ha aperta e quando. Questa registrazione non è punitiva: è ciò che permette allo studio di rispondere, mesi dopo, su chi ha avuto contatto con quel materiale. In una professione in cui il segreto è un obbligo di legge, poter dimostrare chi ha visto che cosa vale quanto impedire l'accesso.
Accesso di emergenza
Esiste il caso legittimo del turno di reperibilità: l'avvocato responsabile è irraggiungibile, la scadenza è oggi e qualcuno deve entrare. Per questo esiste l'accesso di emergenza, concesso da chi amministra il sistema, e funziona con tre blocchi.
- Motivazione obbligatoria: senza un motivo scritto, l'accesso non viene concesso.
- Termine di validità: l'accesso dura da una a settantadue ore, e il valore predefinito è quattro ore. Scaduto il termine, si chiude da solo, senza che nessuno debba ricordarsene.
- Registrazione permanente: la concessione resta nella traccia di controllo con chi l'ha chiesta, chi l'ha concessa, il motivo e la validità.
Il senso di questo disegno è questo: l'accesso eccezionale esiste, ma costa caro in termini di visibilità. Nessuno entra in silenzio.
Le parti della pratica
Nella scheda Parti registri chi è chi nella pratica: il cliente, la controparte, i testimoni e gli altri soggetti coinvolti. Ogni parte ha Nome della parte, Ruolo della parte e Identificativi, che possono essere documenti, e-mail o qualsiasi altro codice, uno per riga.
Registrare le parti con attenzione è ciò che fa funzionare la verifica dei conflitti in tutto lo studio. Una parte senza identificativo può essere confrontata solo per nome; con il documento registrato, il confronto diventa molto più affidabile.
Domande frequenti
- Sono l'amministratore del sistema e non riesco ad aprire una pratica. È corretto. L'amministratore amministra il sistema, non ha un lasciapassare sul segreto professionale. Può concedere l'accesso a se stesso, e quella concessione resta registrata.
- Posso eliminare una pratica? Tratta l'eliminazione come un'operazione amministrativa e parlane prima con lo studio: scadenze, fatture e documenti dipendono da essa.
- Una persona ha lasciato lo studio, che cosa faccio? Chiedi che venga tolta dal muro delle pratiche. Il taglio è immediato.
- La pratica sparisce se tolgo la giurisdizione? Non sparisce, ma il calcolo delle scadenze perde il riferimento alle festività di quella giurisdizione.
- Posso vedere chi ha aperto la mia pratica? Il registro accessi esiste e viene consultato da chi amministra il sistema e dall'audit dello studio.