Accordi di servizio e piani di manutenzione · i ricavi che si ripetono
Due ingranaggi della verticale si occupano del lavoro ricorrente: gli accordi di servizio della scheda Commerciale, con tempo di risposta, tetto per ordine di assistenza, obbligo di ordine d'acquisto, soglia di approvazione e ispezioni preventive periodiche; e i piani di manutenzione, che generano le visite del periodo, si rinnovano da soli oppure scadono e compaiono al cliente nel portale.
Un cliente che chiama quando si rompe vale una visita. Un cliente con un contratto vale un calendario. I due pezzi di questo articolo esistono per trasformare gli interventi sporadici in ricavi prevedibili e per impedire che un tecnico autorizzi sul posto ciò che il contratto impone di approvare prima.
Accordi di servizio: il contratto B2B diventa regola
Apri Assistenza sul campo e vai alla scheda Commerciale. Il blocco Nuovo accordo crea l'accordo con quattro parametri che di solito sono scritti nel contratto ma vivono solo nella testa di qualcuno: Nome dell'accordo, Risposta SLA in ore, NTE per ordine, cioè il tetto di valore per ordine di assistenza, e Soglia di approvazione. C'è inoltre la spunta PO obbligatorio, per il cliente che paga solo con ordine d'acquisto.
- Nella scheda Commerciale, compila Nome dell'accordo.
- Indica Risposta SLA (ore), per esempio 4.
- Indica NTE per ordine, cioè il valore massimo che un ordine può avere senza violare il contratto.
- Indica la Soglia di approvazione, oltre la quale l'ordine richiede un'approvazione.
- Spunta PO obbligatorio se il cliente esige l'ordine d'acquisto.
- Clicca su Crea accordo. Nasce con stato Attivo e più avanti può passare a Scaduto.
Valutare un ordine rispetto all'accordo
Il blocco Valuta un ordine esiste per rispondere prima, non dopo. Indica il Valore dell'ordine, spunta Ha PO se esiste l'ordine d'acquisto, e il sistema restituisce Consentito, Bloccato oppure Richiede approvazione, insieme all'ora in cui scade lo SLA. Quando blocca, ne dice il motivo: Oltre il tetto (NTE) oppure PO obbligatorio e mancante.
Ispezioni ricorrenti
Sempre nella scheda Commerciale, il blocco Ispezioni ricorrenti (PM) crea la routine preventiva dell'accordo. Indica il Nome dell'ispezione e la periodicità in mesi nel campo Ogni, poi clicca su Aggiungi. Ogni ispezione compare nell'elenco contrassegnata come Scaduta o In arrivo, e il pulsante Segna come eseguita registra l'esecuzione e ricalcola la scadenza successiva.
Consolidato di fatturazione per sede
Il blocco Consolidato di fatturazione multi-sede risolve la conversazione mensile con il cliente che ha molte unità. Scegli il cliente e la schermata mostra, sede per sede, l'importo Fatturato, l'importo Pagato e l'importo Aperto. È il numero che sostituisce il foglio di calcolo che qualcuno costruiva a mano ogni volta che la catena chiedeva la chiusura.
Piani di manutenzione
Il piano di manutenzione è l'abbonamento al servizio. Un piano definisce il nome, l'addebito mensile o annuale, il prezzo, la valuta, quante visite offre all'anno, la frequenza, il livello di priorità che l'abbonato ottiene in coda, lo sconto riservato ai membri, i vantaggi descritti e la specialità a cui si applica. L'adesione di un cliente parte da un piano e può essere collegata a uno specifico immobile.
- Le visite del periodo vengono generate automaticamente in base al piano, e ciascuna può essere segnata come eseguita, collegata al servizio che l'ha portata a termine.
- Un'adesione può essere sospesa, ripresa e annullata.
- Al rinnovo, chi ha il rinnovo automatico sposta la scadenza avanti di un ciclo di addebito; chi non ce l'ha passa a Scaduta.
- Un servizio singolo già eseguito può essere convertito in adesione a un piano, che è la conversazione naturale dopo una riparazione costosa.
- Ogni adesione ha una lettura di redditività, per sapere se il piano sta coprendo il costo delle visite che promette.
I piani compaiono al cliente stesso nella sezione Piani di manutenzione del portale, con la data di inizio e il rinnovo successivo, e con lo stato Attivo, In pausa, Scaduto o Annullato.
Limiti e permessi
- Tutto quanto qui descritto dipende dalla verticale Assistenza sul campo attivata in Impostazioni, Verticali.
- La valutazione di un ordine rispetto all'accordo è un controllo che avvii tu; informa e spiega, e il motivo del blocco resta visibile a chi deve decidere.
- Un accordo portato a Scaduto smette di valere come riferimento per le nuove valutazioni.
- La generazione automatica delle visite e il rinnovo dei piani avvengono con una routine periodica, e non nell'istante del clic.
- Annullare un'adesione non cancella lo storico delle visite già svolte tramite essa.
Domande frequenti
- L'accordo impedisce al tecnico di intervenire? Non blocca la mano del tecnico sul posto, ma risponde prima, con Bloccato o Richiede approvazione e il motivo, così la decisione esce dalla strada e torna al coordinamento.
- Posso avere accordo e piano sullo stesso cliente? Sì. L'accordo governa le condizioni commerciali degli ordini; il piano governa la ricorrenza delle visite.
- Ho segnato un'ispezione come eseguita prima del tempo. La scadenza successiva viene ricalcolata a partire dalla registrazione, quindi basta rimettere in riga la routine al ciclo seguente.
- Che cosa succede se il rinnovo automatico è disattivato? L'adesione diventa Scaduta alla data, senza nuovo addebito e senza nuove visite.
- Il consolidato di fatturazione appare vuoto. Significa che il cliente non ha ancora fatture emesse sulle sue sedi.