レポートをチームと共有する
保存したレポートは、初めは個人用で、自分だけが見られます。組織全体に公開することも、特定のチームや個人にアクセス権を与えることもできます。これにより、各自が自分のやり方で分析してしまう問題が解決します。チームが議論する数字が、同じレポート、同じ絞り込みから出てくるようになります。
数字をめぐる議論は、たいてい絞り込みをめぐる議論です。各自が自分で分析を組み立てると、同じ名前の 2 つのレポートが違う合計を出し、会議が監査に変わってしまいます。保存したレポートの共有はこれを解決します。絞り込みも一緒に渡るので、全員がまったく同じ照会を開きます。
レポートを保存する
- メニューから「レポート」を開きます。
- 分析を組み立てます。オブジェクト、集計軸、指標、必要な絞り込みを選びます。
- 名前の欄に、そのレポートの名称を入力します。
- 「保存」をクリックします。すぐ下の「保存済みレポート」のセクションに表示されます。
💡 絞り込みは、その時点の実行とエクスポートに適用され、保存時にはレポートと一緒に保管されます。後から開いた人にも同じ絞り込みが表示されます。
組織全体に公開する
名前の欄の横に「チームと共有する」のチェックがあります。「保存」をクリックする前にチェックを入れると、そのレポートは組織のものになります。全員が一覧で見られるようになり、👥 チームのしるしが付きます。チェックを入れなければ個人用のままで、「個人用」の注記とともに表示されます。
このチェックは、設定を管理する人にだけ表示されます。見当たらない場合、ご自身のレポートは個人用になります。共有したい場合は、次に説明するチームまたは個人への共有を使ってください。
チームや個人と共有する
- 「保存済みレポート」で対象のレポートを見つけ、「共有」をクリックします。
- 「レポートを共有」のウィンドウで、一覧からチームを選んで「チームを追加」をクリックするか、人を選んで「ユーザーを追加」をクリックします。
- 誰かのアクセス権を外すには、名前の横の ✕ をクリックします。
- ウィンドウは「閉じる」ボタン、右上の ✕、または Esc キーで閉じます。
共有を受けた人は、レポートの閲覧と実行はできますが、編集と削除はできません。ここで使うチームは「設定」のものと同じなので、誰かをそのチームに入れればアクセス権が有効になります。
Example: セドロ流通の営業マネージャーが、ステージが受注、期間が当四半期という絞り込みで「四半期の営業担当別の受注商談」を組み立て、「四半期の受注」という名前で保存します。それを「南部営業」チームと財務責任者に共有します。チームの営業担当 8 人は、月曜の会議で同じレポートを開くようになり、財務はメールでのエクスポートを依頼せずに状況を追えるようになりました。
誰が何をできるか
- 個人用レポートの作成と保存: 「レポート」にアクセスできる人なら誰でも行えます。
- 「チームと共有する」のチェック: 設定を管理する人だけです。それ以外の人が試みた場合、レポートは個人用として保存されます。
- チームや個人との共有、および削除: そのレポートの所有者または作成者です。組織のレポートについては、管理する人です。
- 「共有」と「削除」のボタンは、自分のレポートにだけ表示されます。
- レポートは、開いた人のアクセス権に従います。各人には、自分のロールでもともと見られるデータだけが表示されます。
よくある質問
- 共有したのに相手のレポートに何も表示されません。共有が与えるのはレポートへのアクセス権であって、レコードへのアクセス権ではありません。相手のロールがそのオブジェクトを読めない場合、結果は空になります。
- 組織のレポートを削除してしまいました。全員から見えなくなります。レポートにゴミ箱はないため、分析を組み直して保存し直してください。
- アクセス権を与えずに結果だけを共有できますか。できます。レポート画面のエクスポートのボタンを使い、ファイルを送ってください。