関係者、寄付、領収証
関係者は、団体と関わりを持つ人を一元管理する名簿で、複数の役割を同時に持てます。このページでは、関係者の一覧の読み方、直接の寄付と間接的な貢献をシステムがどう区別するか、重複の候補と名簿の統合の仕組み、そして見返りがあった場合に領収証がどのように控除額を計算するかを説明します。
1つの名簿、複数の役割
多くの団体では、同じ人が3つの名簿に載っています。寄付者の名簿、ボランティアの名簿、理事会の名簿です。その人がメールアドレスを変えると、2つが古いままになります。その人がどれだけの存在なのかを知りたくても、誰も足し算できません。関係者はこれを終わらせるためにあります。個人でも団体でもよい1つの名簿で、複数の役割を同時に持ちます。
使える役割は、寄付者、ボランティア、会員、卒業生、理事会、見込み、助成の受給者です。役割ごとに開始日があり、終了させることもできます。終了させると履歴を消さずに終了日が記録されます。すでに持っている役割を追加しても、重複は生まれません。
関係者の一覧を読む
- 非営利のメニューを開き、関係者のタブを表示します。
- 検索の項目で、氏名、メール、団体名から探します。
- 一覧には氏名、種別、メール、状態(有効か無効か)が表示されます。
- 行をクリックすると、その方の詳細が開きます。
この方の寄付
関係者を開くと、この方の寄付というブロックに3つの金額が表示されます。直接の寄付は本人が寄付した金額で、団体の収入に計上されるのはこの数字です。間接的な貢献は、支払者ではないものの寄付を連れてきた人の影響を認めるものです。合計は2つの和で、会計のためではなく、関係づくりの優先順位づけに使います。
この区別があるのは、2つの問いが別物だからです。経理はいくら入ったかを問い、その答えは直接の寄付だけです。ファンドレイジングは誰がお金を届かせているかを問い、そこでは間接的な貢献が小切手と同じくらい重要になります。2つを1つの数字にまとめてしまうと、どちらの問いにも下手に答えることになります。
重複と統合
重複の可能性というブロックは、同一人物かもしれない名簿を、類似度のパーセントと疑いの根拠とともに提案します。根拠を表示するのは意図的です。理由のない統合の提案は、鵜呑みにされるか無視されるかのどちらかになり、寄付者の名簿ではそのどちらも困るからです。
照合には氏名、生年月日、性別を使います。メールと電話は点数に入りません。家族では同じメールや電話が別々の2人に登録されていることがよくあり、誤った統合を生むからです。統合が確定すると、役割と関連づけは残るほうの名簿に移り、もう一方は統合済みと印が付いて、たどれる跡が保たれます。
世帯
関係者は世帯としてまとめることができ、その1人を代表として指定し、共通の住所を持てます。同じ家に4通の手紙を送ってしまうことを防ぎ、個人だけでなく世帯単位の貢献を見られるようになります。
領収証
領収証のタブには、発行済みの領収証が番号、寄付額、受け取った対価、控除額、国、状態とともに一覧表示されます。控除額は入力するものではなく計算されるものです。寄付額から見返りの時価を引いた金額で、下限はゼロです。見返りがなかった場合は、控除額と寄付額が一致します。
- 領収証のタブを開いて、発行済みの領収証をすべて表示します。
- 寄付額と控除額を比べます。その差がまさに見返りの金額です。
- 発行済みの領収証は取り消せます。その際も税務上の項目はそのまま残ります。
- 領収証を訂正するときは、再発行によって古いものが取り消され、前のものを指し示す新しい番号が発行されます。税務上の履歴が書き換えられることはありません。
匿名を希望した方を出さずにセグメントする
顕彰の名簿、エクスポート、AIアシスタントへの依頼を作るとき、顕彰に関する希望は自動的に尊重されます。匿名を希望した方は、これらのどの場面にも現れません。限定的な顕彰を希望した方は公開の場面から消えますが、内部のレポートでは引き続き集計されます。名前が表示されないときでも、金額は計上される必要があるからです。希望が申告されていない場合、システムは限定として扱います。
権限と注意点
- 非営利の業種別モジュールが有効になっている必要があります。そうでないと、これらの画面はどれもデータを返しません。
- この画面は参照用です。登録と入出金は、団体の連携か、環境を管理する担当者を通じて入ります。
- 寄付の金額が上書きで編集されることは決してありません。訂正は相殺の記帳で行い、収入を常に再現できる状態に保ちます。
- カード情報は保存されません。残るのはブランドと下4桁、そして決済手段の参照番号だけです。