ドキュメントライブラリ

CRMのレコードに添付されたすべてのファイルを1か所にまとめて表示する管理者向けの画面で、ファイル名での検索とオブジェクトでの絞り込みができます。どのレコードに添付したか誰も覚えていない契約書や提案書を探すのに使います。

CRMのファイルは添付されたレコードに紐づいています。日々の整理にはよいのですが、どこにあるか分からない文書を探すときには不便です。ドキュメントライブラリは、その視点を逆にします。レコードからファイルにたどり着くのではなく、ファイルから始めます。

使い方

1. 設定を開き、データとレポートのグループに移動します。
2. ドキュメントライブラリをクリックします。
3. ファイル名で検索の欄に、ファイル名の一部を入力します。名前のどの部分でも検索対象になります。
4. 必要に応じて、オブジェクトのセレクターで絞り込みます。初期状態はすべてのオブジェクトです。
5. ファイル名をクリックすると開き、ダウンロードで保存でき、レコードを開くで元のレコードに移動できます。

各行には、ファイル名、そのレコードが属するオブジェクト、整形されたサイズ、添付された日付が表示されます。並び順は新しいものから古いものへで、この画面には組織の直近の添付ファイルが表示されます。

一覧に含まれるもの、含まれないもの

• オブジェクトのレコードに直接添付されたファイルが含まれます。
• コメントの添付と会話のメッセージの添付は含まれません。議論に貼られた画像の置き場になってしまわないようにするためです。
• 1回の照会で表示されるのは直近の項目です。古いものを探すときは、一覧をスクロールするのではなく、名前での検索やオブジェクトでの絞り込みをお使いください。

誰ができるか

この画面は管理者向けです。設定を管理する権限が必要で、この要件はメニュー項目を隠すだけでなくサーバー側で適用されます。理由は単純です。この一覧は組織のすべてのレコードを横断しており、一般の営業担当がオブジェクトの画面では見られないものも含むからです。

よくある質問

• ファイルのリンクが機能しなくなりました。ダウンロードのURLは一時的なもので、有効期間は1時間です。画面を再読み込みすると、新しいリンクが生成されます。
• ここからファイルを削除できますか。できません。削除は、そのファイルが添付されているレコードで行います。操作を適切な文脈に置くためです。
• ここからファイルをアップロードできますか。できません。この画面は参照用で、アップロードはレコードで行います。
• 検索で文書が見つかりません。検索の対象はファイル名で、ファイルの中身やレコードの名称ではありません。名前のより短い一部で試すか、オブジェクトで絞り込んでください。
• サイズがハイフンで表示されるファイルがあります。アップロード時にサイズが渡されなかったためです。ファイル自体は問題なく開けます。

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