報酬、稼働時間、請求書、預り金口座
リーガルモジュールがお金をどう扱うかを説明します。提案前にプレビューできる5種類の報酬体系、課金対象の稼働時間の入力、稼働時間と受諾済みの報酬から自動的に組み上がり確定すると変更できなくなる請求書、そして決してマイナスにならず他の依頼者と混ざることもない預り金口座です。
4つの別々のものを、正しい順番で
案件のお金は4つの段階を通ります。これらを混同することが、誤請求の原因になります。まず報酬を取り決めます。次に稼働した時間を入力します。次に請求書を発行します。そしてこれらと並行して、依頼者のものであり事務所が預かっているだけのお金が存在します。これは売上と混同されることが決してありません。
報酬
報酬のタブでは、案件の報酬体系を提案します。5種類あります。
- タイムチャージ: 時間単価に稼働時間を掛けたものです。
- 定額: 業務全体に対する固定金額です。
- 成功報酬: 依頼者が回収した金額に対する割合です。
- リテイナー: 契約時の着手金です。
- ハイブリッド: 上記を組み合わせたもので、例えば定額に成功報酬の割合を加えた形です。
- 報酬体系を選びます。
- その体系の項目を入力します。時間単価、定額、成功報酬率、リテイナー、割引率のうち該当するものです。
- 報酬のプレビューで稼働時間と回収金額を入力し、提案する前に見積額を確認します。プレビューは計算するだけで、何も保存しません。
- 通貨を入力し、報酬を提案をクリックします。
- 依頼者が同意したら、受諾を使います。請求書に入るのは受諾済みの報酬です。
稼働時間
稼働時間のタブでは、案件の時間を入力します。分数を入力し、その入力が課金対象か非課金かを選び、標準と異なる場合は時間単価を入力し、業務内容を記述します。
案件のサマリーには、合計分数、課金対象分数、課金対象金額が表示されます。合計分数と課金対象分数の差こそ、パートナーが本当に知りたい情報です。事務所の業務のうちどれだけが請求されずに提供されているかを示します。
時間単価が入力されていない入力は、時間としてはカウントされますが、請求書上の金額にはなりません。その業務を請求したいのであれば、その入力に時間単価が入っている必要があります。
請求書
- 案件の請求書タブを開きます。
- 下書きを生成をクリックします。システムが請求書を自動で組み上げます。時間単価が入っている課金対象の稼働入力ごとに1行を作り、時間単価に分数を掛けて計算し、さらに受諾済みの定額とリテイナーの報酬を加えます。
- 明細と合計を確認します。
- 人間の判断が必要な行を追加します。立替経費や、回収金額が判明して初めて存在する成功報酬などです。
- 内容が正しければ確定をクリックし、請求書番号を入力します。
確定は一方通行の扉です。そこから先、請求書は変更できなくなります。金額の変更も、新しい明細の追加もできません。変更を受け付けるのは下書きだけです。確定の前に確認してください。後からの訂正は編集ではなく、新しい請求書になります。
依頼者の口座
法律事務所は自分のものではないお金を受け取ります。訴訟費用の前受金、和解金、保証金などです。このお金は依頼者のもので、預りとして保管されます。ここで間違えるのは経理上の問題ではなく、懲戒事由です。
SellioCRMはこのお金を、依頼者ごと、通貨ごとの口座で管理し、4種類の動きを扱います。加算する入金と、減算する支出、事務所口座への振替、返金です。どの記帳の前にも、3つのルールが適用されます。
- 残高は決してマイナスになりません。依頼者の口座を赤字にしてしまう記帳は拒否されます。
- 依頼者どうしの混同はありません。残高は常に依頼者ごとで、ある人のお金が別の人の支出を賄うことは決してありません。
- 事務所の会計への振替は、請求書に対してのみ行えます。それを正当化する請求書なしに、預りから売上へお金を移すことは許されません。
依頼者ごとの残高に加えて、通貨ごとの照合があります。預り金全体を合計し、どこかの口座がマイナスになっていないかを知らせます。これらの預り金の操作は連携とシステムを管理する担当者が行い、案件画面には専用のタブがありません。
よくある質問
- 下書きを生成したら空でした。おそらく、時間単価が入力された課金対象の稼働時間も、受諾済みの定額またはリテイナーの報酬も存在しません。
- 成功報酬が下書きに出ませんでした。成功報酬は回収金額に依存し、システムはそれを推測しません。結果が判明した時点で手入力の明細として追加してください。
- 誤った内容で請求書を確定してしまいました。確定した請求書は編集できません。訂正は新しい書類として扱い、事務所の経理と調整してください。
- 自分の担当でない案件に稼働時間を入力できますか。倫理的隔壁によってアクセスが認められている案件に限ります。
- 預り金に画面のタブがないのはなぜですか。記帳が行われる前に必ず制御を通すため、連携とシステムを管理する担当者が操作する仕組みになっています。
- 複数の通貨を扱っています。預り残高は依頼者ごと、通貨ごとに保持され、異なる通貨が合算されることはありません。