案件と倫理的隔壁 · 誰が何を見られるか
案件はリーガルモジュールの中心であり、倫理的隔壁で保護されています。指定された人だけが見ることができ、システムを管理する人でも通り抜けられません。案件の作成方法、指定の仕組み、アクセスの記録、理由を添えた緊急アクセスについて説明します。
案件と、初期状態で閉じている理由
法律事務所において、損害は外部への漏えいだけではありません。隣の部屋の同僚が相手方の代理人を務めていて、こちらの戦略を見てしまうことも同じく損害です。これに対する守りが倫理的隔壁であり、機能する唯一の隔壁は、初期状態で閉じているものです。
そのためSellioCRMでは、事務所のワークスペースにいることは、どの案件へのアクセス権も与えません。アクセスは個人ごと、案件ごとです。指定されていない人には、案件は一覧に見えず、検索でも見つからず、その期限も報酬も稼働時間も請求書も書類も開けません。その人にとって、その案件は存在しません。
案件を作成する
- リーガルを開きます。左側の案件のブロックで、案件の表題を入力します。
- 事件番号または社内管理番号がすでにあれば、案件番号を入力します。
- 法域を入力します。これは、この案件の期限を計算するときにシステムがどの祝日を使うかを決めます。
- 取扱分野を入力します。
- 新規案件をクリックします。案件はすぐに一覧に現れ、その時点であなたは隔壁の内側にいます。
表題は必須です。番号、法域、取扱分野は任意ですが、法域の入力を強くお勧めします。法域がないと、期限の計算が参照できる祝日カレンダーを持てません。
誰が隔壁の中に入るか
- 案件を作成した人は自動的に入ります。そうしなければ、その人は次の瞬間に自分の案件へのアクセスを失ってしまいます。
- 指定された担当者が別の人である場合、その人も作成時に入ります。
- それ以外の人は、案件での役割を伴って明示的に追加される必要があります。
- 役職、チーム、管理者ロールからの継承で入る人はいません。
隔壁への追加と除外は管理操作です。案件の画面にはそのためのボタンがありません。事務所でシステムを管理している方に、指定または除外を依頼してください。
すべてのアクセスが跡を残します
案件を開くと、誰がいつ開いたかが記録されます。この記録は懲罰のためではありません。数か月後に、あの資料に誰が触れたのかを事務所が答えられるようにするためのものです。守秘が法的義務である職業では、誰が何を見たかを証明できることは、アクセスを防ぐことと同じくらいの価値を持ちます。
緊急アクセス
当番対応という正当な場面があります。担当弁護士と連絡が取れず、期限は今日で、誰かが入る必要がある。そのために緊急アクセスがあり、システムを管理する方が付与します。これは3つの制御つきで動きます。
- 理由の入力が必須: 書かれた理由がなければ、アクセスは付与されません。
- 有効期限: アクセスは1時間から72時間まで有効で、既定は4時間です。期限が過ぎると、誰かが覚えていなくても自動的に閉じます。
- 恒久的な記録: 付与は監査履歴に残り、誰が依頼し、誰が付与し、理由は何で、有効期限はいつかが記録されます。
この設計の要点はこうです。例外的なアクセスは存在しますが、可視性という高い代償を伴います。誰も黙って入ることはできません。
案件の当事者
当事者のタブでは、案件における登場人物を登録します。依頼者、相手方、証人、その他の関係者です。各当事者は、当事者名、訴訟上の立場、識別子を持ちます。識別子は身分証番号、メールアドレス、その他どんなコードでもよく、1行に1つ記載します。
当事者を丁寧に登録することが、事務所全体で利益相反チェックを機能させます。識別子のない当事者は名前でしか照合できません。身分証番号が登録されていれば、照合ははるかに確実になります。
よくある質問
- 私はシステムの管理者ですが、案件を開けません。それで正しい動作です。管理者はシステムを管理するのであって、守秘のフリーパスは持ちません。自分自身にアクセスを付与することはでき、その付与は記録されます。
- 案件を削除できますか。削除は管理操作として扱い、事前に事務所と相談してください。期限、請求書、書類がその案件に依存しています。
- 退職者が出ました。どうすればよいですか。その人を案件の隔壁から外すよう依頼してください。遮断は即時です。
- 法域を外すと案件は消えますか。消えません。ただし期限の計算が、その法域の祝日という基準を失います。
- 自分の案件を誰が開いたか見られますか。アクセスの記録は存在し、システムを管理する方と事務所の監査担当が参照します。