コンタクトタイムライン: 誰と再度連絡を取るべきか
長らく連絡を取っていないコンタクトを一箇所で確認できます。各コンタクトには連絡頻度(どのくらいの頻度で連絡を取りたいか)が設定でき、この画面では期限切れの人、まもなく期限を迎える人、一度も連絡していない人を表示します。
💡 新機能: 上部の鉛筆アイコン✏️をクリックすると、フォローアップ頻度を有効化し、何日ごとに連絡するか(スライダー)を設定できます。有効にすると、期限切れのコンタクトは赤く表示され、上部には連絡が必要な件数が表示されます。ルーラー上では、各アクティビティが種別アイコン付きで表示されるようになりました。
コンタクトタイムラインは、関係性を忘れないようサポートします。各人との最後の連絡からの経過時間を、維持したい連絡頻度と比較し、今すぐ対応が必要な人をハイライトします。
ステータスの算出方法
最終接触とは、そのコンタクトに紐づく最も新しい完了済みアクティビティ(通話、ミーティング、メール、または完了とマークしたタスク)です。これと連絡頻度に基づき、各コンタクトには次のいずれかのステータスが付与されます。
- 期限切れ(赤): 最後の連絡から、設定した連絡頻度をすでに超過しています。
- まもなく期限(オレンジ): 再度連絡すべき時期が近づいています。
- 連絡済み(緑): 連絡頻度の範囲内で連絡を取っています。
- 未接触(グレー): このコンタクトとのやり取りが記録されていません。
コンタクトごと、またはデフォルトの連絡頻度
連絡頻度は2通りの方法で設定できます。各コンタクトレコードには「連絡頻度(日数)」フィールドがあり、その人と具体的にどのくらいの頻度で連絡を取りたいかを設定できます。このフィールドに値がない場合、画面はタイムライン上部で選択したデフォルトの連絡頻度を使用します。
リストの使い方
画面には最も緊急性の高い順にリストが表示されます(期限切れが最上部、続いてまもなく期限を迎える人)。コンタクト名をクリックするとレコードが開き、次の接触を記録できます。アクティビティを完了すると、ステータスは自動的に更新されます。
💡 アシスタントに「誰と再度連絡を取るべき?」と尋ねると、この画面と同じロジックで期限切れのコンタクトを返してくれます。
タイムラインビュー(会社別グループ表示)
[タイムライン]タブは、各コンタクトのアクティビティを月単位のルーラー上にプロットします(Pipedriveスタイル)。大規模なデータベースをフリーズさせたり、コンタクトを切り捨てたりすることなく処理するため、最初は会社別にグループ化された状態で表示されます。各カードには、会社名、その期間にアクティビティのあったコンタクト数、最後のアクティビティの日時が表示されます。
- 右上で期間(3か月、6か月、12か月)を選択します。
- 検索を使って会社名で検索します。
- 会社をクリックすると、その会社の全コンタクトのタイムラインが開きます(誰も切り捨てられません)。
- 会社内では、コンタクト名やアクティビティ種別(通話、ミーティング、メール、タスクなど)で絞り込めます。コンタクトを選択してグループメールを送信することもできます。戻るには[会社一覧]を使用してください。
💡 会社別にグループ化することで、画面の表示速度も大幅に向上します。すべてのコンタクトの全アクティビティを一度に読み込むのではなく、会社ごとの軽量なサマリーを取得し、開いた会社の詳細のみを取得します。