製造 · 産業用ERPとの連携
SellioCRMはERPではありません。請求も生産計画も行いません。行うのは、注文を安全にERPへ引き渡すことです。送信前に検証し、二重登録の危険なく送信し、ERPの参照番号つきで確認応答を記録し、両者の食い違いはすべて一致しているふりをせずに指摘します。SAPとNetSuiteへの接続にはお客様自身のERPの認証情報を使い、設定 → 連携で構成します。
製造業では、CRMとERPが同じ1件の販売を分担します。連携の問題はほぼすべて、次の3つのどれかから生まれます。情報が欠けたまま送られた注文、二重に送られた注文、そして誰にも気づかれないまま同じ注文について両システムが違うことを言っている状態です。製造の業種別モジュールは、この3つに正面から取り組みます。
それぞれの担当範囲
SellioCRMは商流の手前を受け持ちます。取引先と工場、製品の構成、価格を凍結した見積、例外の承認、そして生産に回せる状態の注文です。ERPはそれ以外を受け持ちます。請求、生産計画、会計上の在庫、物流です。CRMは請求せず、税務書類も発行せず、在庫も動かしません。CRMが引当可能量を表示するとき、それはERPが伝えてきた内容のミラーであり、この区別は在庫引当とATPの記事で説明しています。
見積から注文へ
注文は見積から生まれます。見積から注文を作ると、CRMは凍結済みの金額のまま明細を複写し、通貨、インコタームズ、合計を引き継ぎ、注文を元の商談と取引先に紐づけます。注文は下書きの状態で始まり、ERP上のステータスは保留と表示されます。
送信前の検証
CRMを出る前に、注文はチェックを通り、ブロッカーの一覧が返ります。未解消のブロッカーが1つでもあれば送信は拒否され、その拒否は理由つきで記録されます。起こりうるブロッカーは次のとおりです。
- 明細なし: 注文に品目がありません。
- 合計がゼロ: 注文金額が正の値ではありません。
- 与信: 顧客にこの注文のための与信枠がありません。
- 構成が無効: 構成済みの明細のどれかが製品ルールを満たしていません。
- 住所: 配送に必要な住所が欠けています。
- 書類: 必要な書類が揃っていません。
- 輸出コンプライアンス: スクリーニングでブロックされ、解除の記録がありません。
送信前に拒否するのは意図した設計です。不完全な注文がERPに届くと、両側で手戻りが発生し、しばしば誰も取り消せない幽霊注文になります。
二重登録しない送信
送信は冪等です。CRMは合計と明細を含む注文内容の安定した署名を計算し、すでに送信済みのものと比較します。同じ内容がすでに引き渡されていれば、新しい送信は何もせず、何もしなかったことを記録します。ボタンの二度押しや自動リトライのせいでERPが双子の注文を受け取ることはありません。注文がすでにERPに受理されている場合も、追加の送信は何もしません。
送信されると、注文はERP送信済みになり、試行回数が1つ増えます。これは受理ではありません。注文が受理されたとみなされるのは、ERPが応答したときだけです。
確認応答と不一致
ERPが応答すると、受理か却下かの判断と、向こう側で生成された伝票の参照番号を伴って、確認応答がCRMに入ります。このときはじめて注文が受理済みになり、顧客対応にあたる担当者にERPの参照番号が見えるようになります。
その後に来るのが、多くの連携が行わない部分、すなわち突合です。CRMは自分が保持しているステータスと、ERPが伝えてくるステータスを定期的に比較します。両者が食い違ったとき、その注文は不一致として印を付けられ、両方の値が並べて記録された修正待ちのキューに入ります。食い違いは沈黙ではなく、必ずアラートになります。
履歴
送信、拒否、確認応答、突合のひとつひとつが、増えるだけの履歴に1行として残ります。方向(CRMから出たのか、ERPから来たのか)、アクション、ステータス、外部参照番号、メッセージが記録されます。あの注文がなぜ今の状態なのかと誰かに聞かれたとき、答えはそこに時系列で全部そろっています。
SAPまたはNetSuiteに接続する
大規模ERPへの接続は、設定 → 連携のERPカテゴリで行い、お客様自身の環境の認証情報を使います。ERPはお客様のもの、ライセンスもお客様のもので、SellioCRMはそれと会話するだけです。接続は双方向です。CRMは取引先、連絡先、商談、注文、請求書を送り、共有シークレットで保護された受信用のアドレスを通じて、支払済みの請求書や更新された注文といったERPのイベントを受け取ります。重複したイベントは外部識別子で認識され、二度処理されることはありません。
連携は設定して有効にするまで何もしません。認証情報がなければ、SellioCRMはどのERPとも会話しません。SAPとNetSuiteのほかにも連携カタログには複数の基幹システムがあり、お使いのERPが一覧にない場合のために、指定したアドレスへ送る汎用の送信も用意されています。
前提条件と制限
- 注文と履歴が存在するためには、設定 → 業種別モジュールで製造のモジュールが有効になっている必要があります。
- ERP連携の設定にはアカウントの管理権限が必要です。認証情報は暗号化して保管され、再表示されることはありません。
- 産業用の注文は、現時点では製造画面に専用のタブを持ちません。連携のレイヤーと承認を通じて運用します。
- CRMは税務書類を発行せず、生産計画も立てず、会計上の在庫も動かしません。
- 突合は食い違いを指摘しますが、どちらが正しいかは選びません。修正は履歴を手元に置いた人間の判断です。