予約リンク · 空き時間からの日程調整
週ごとの空き時間を公開し、公開リンクを共有します。相手は実際に空いている時間を選び、正しいタイムゾーンであなたのカレンダーに予定が入ります。やり取りは不要です。時間帯を公開したくない方のために、より簡単な面談リクエスト用のリンクもあります。
予約リンクを使えば、打ち合わせを決めるためのメールの往復がなくなります。公開アドレスを共有すると、相手が時間を選び、その予定が直接あなたのカレンダーに入り、相手はCRMに取引先担当者として記録されます。2つのモードがあり、ご自身の働き方に合う方を選べます。
- 空き時間からの日程調整: 打ち合わせを受け付ける時間帯を公開し、訪問者には実際に空いている時間だけが表示されます。こちらが推奨のモードです。
- 面談リクエスト: 訪問者が簡単なフォームで日付、時刻、用件を提案し、あなたが後から確定します。予定が頻繁に変わる場合や、時間帯を公開したくない場合に便利です。
空き時間を設定する
- 設定を開き、空き時間カレンダーを表示します。
- タイムゾーンを確認します。ご自身のタイムゾーンがあらかじめ入力されています。提示されるすべての時間はこのタイムゾーンで表示されます。
- 1枠の長さ(たとえば30分)、打ち合わせの間隔、最短受付時間(たとえば4時間)、予約可能期間(相手が何日先まで予約できるか)を設定します。
- 週ごとの空き時間で、曜日ごとに1つ以上の時間帯を追加します。たとえば月曜の9:00から12:00と14:00から17:00です。時間帯のない曜日は予約できません。
- 任意: この期間のみ受付でFromとToを指定して日付の範囲を追加すると、その範囲内の時間だけが提示されます。日付で制限しない場合は空のままにし、終わりのない期間にする場合はToを空欄にします。
- 予約リンクを有効にするにチェックを入れ、保存をクリックします。
1枠の長さは5分から8時間まで、打ち合わせの間隔は最大4時間、最短受付時間は最大30日、予約可能期間は最大365日です。日付の範囲は20件まで登録できます。カレンダー連携を設定している場合は、このリンクで入った予定をどのカレンダーに入れるかを選べます。
リンクを共有する
保存すると、公開リンクが画面に表示されます。リンクをコピーを使って、メールで送ったり、署名やWebサイトに掲載したりできます。アドレスの末尾に言語のパラメーターを付けると別の言語でページを開けます。また、システムが対応する各言語に翻訳したラベルをリンクに付けられます。
相手に見える画面
相手はリンクを開き、日付と空いている時間を選び、氏名とメールアドレス、任意で用件を入力して確定します。確定の際にシステムはその時間がまだ空いているかを再確認します。直前に誰かが予約していた場合は、別の時間を選ぶよう案内が表示されます。これにより、同じ時間に2件の予定が入ることを防げます。
あなたのアカウントで起きること
- 選ばれた時間に、あなたを担当者とするミーティング種別の活動が作成されます。
- 相手のメールアドレスがCRMにまだ存在しない場合は、新しいリードが自動的に作成されます。
- あなたの他の予定ですでに埋まっている時間は相手に表示されません。設定した間隔も考慮されます。
- 予定はあなたの活動と、レコードのタイムラインに表示されます。
簡単な面談リクエストのリンク
マイアカウントには、個人用の公開予約リンクがあります。開いた人には、あなたの名前と、氏名、メールアドレス、日付、時刻、用件を入力して打ち合わせを依頼するフォームが表示されます。送信すると、あなたを担当者とするミーティングの活動が相手の情報とともに作成され、確認メールが2通すぐに送信されます。1通は予約した人にカレンダー招待付きで、もう1通はあなたに届き、それぞれ受信者の言語で書かれています。このリンクは署名付きの個人用で、ログイン情報もCRMのデータも公開しません。
受け付けた予約とよくある質問
同じ設定画面の下部には、受け付けた予約の一覧があります。あなたのリンク経由の各予約について、日時、予約した人の氏名とメールアドレス、残されたメモが表示されます。カレンダーを開かなくても、誰が予約したかを確認できます。
- リンクに時間が1つも表示されません。予約リンクを有効にするにチェックが入っているか、週ごとの空き時間に時間帯があるか、日付の範囲が終了していないかをご確認ください。
- 予約された打ち合わせをキャンセルできますか。作成された活動を開き、カレンダー上のほかの活動と同じように変更または削除できます。
- カレンダー連携は必要ですか。必要ありません。連携がなくても、打ち合わせは同じようにCRMの活動として登録されます。