Google/Outlookカレンダーとミーティングを同期する(双方向)
Google WorkspaceまたはMicrosoft 365のアカウントを接続すると、CRMのミーティングがカレンダーのイベントになり、カレンダーのイベントをアクティビティとして取り込むこともできます。重複することなく、双方向で同期されます。
カレンダー同期は、メールと同じOAuth接続(BYOモデル:OAuthアプリは組織自身のもの)を使用します。双方向で動作し、いずれもあなた自身のアカウントに限定されます。
前提条件:カレンダーへのアクセスを許可する
Google WorkspaceまたはMicrosoft 365を接続すると、CRMはメールに加えてカレンダーの権限(Google:calendar.events、Microsoft:Calendars.ReadWrite)も要求するようになりました。このアップデート以前にすでにアカウントを接続していた場合、その接続にはカレンダーが含まれていません。「設定 → 連携」を開き、プロバイダーのカードで「再接続」をクリックし、カレンダーの権限を許可してください。その後、カードには「同期中」と表示されます。
CRM → カレンダー(ミーティングを送信)
日時が設定された「ミーティング」タイプのアクティビティは、作成または編集すると自動的にカレンダーへ送信されます(ベストエフォート、バックグラウンド処理)。CRMはイベントへのリンクを保持しているため、CRM側でミーティングを編集すると、新しいイベントを作成するのではなく、同じイベントが更新されます。
手動で送信することもできます。アクティビティ一覧で、ミーティングの横にある🗓️アイコンをクリックすると、Google/Outlookに追加されます。このアイコンは、カレンダーが接続されている場合にのみ表示されます。(スタンドアロンの.icsファイルをダウンロードするための📅アイコンは引き続き存在します。)
カレンダー → CRM(イベントをインポート)
- 「設定 → 連携」を開き、接続済みのプロバイダーカードを見つけます。
- 「カレンダー同期(双方向)」セクションで「カレンダーからインポート」をクリックします。
- CRMは最近のイベント(直近数日分)を読み取り、それぞれについてミーティングアクティビティを作成します。すでに取り込み済みのものは重複しません。
重複排除にはプロバイダーのイベントIDを使用します。再度インポートしても、すでに取り込み済みのミーティングが再作成されることはなく、CRMから送信したミーティングがコピーとして再インポートされることもありません。
接続していない場合、機能は無効のまま
カレンダーを接続していない場合(またはカレンダーのスコープを許可していない場合)、何も送信・インポートされず、業務フロー上のエラーも発生しません。インポートボタンと送信アイコンは、カレンダー接続が有効な場合にのみ表示されます。
テスト方法
- CRM → カレンダー:日時を設定した「ミーティング」タイプのアクティビティを作成し、数秒以内にGoogle/Outlookカレンダーに表示されることを確認します。
- そのミーティングをCRMで編集(時間を変更)し、カレンダー内の同じイベントが更新されたことを確認します。重複したイベントが表示されないはずです。
- カレンダー → CRM:「設定 → 連携 → プロバイダーカード」で「カレンダーからインポート」をクリックし、最近のイベントがミーティングアクティビティになったことを確認します。
トラブルシューティング
- 「カレンダーからインポート」ボタンと送信アイコンが表示されない:カレンダーのスコープを含む接続がありません。プロバイダーカードを開き、「再接続」をクリックしてカレンダーの権限(Google:calendar.events、Microsoft:Calendars.ReadWrite)を許可してください。
- ミーティングがカレンダーに反映されない:アクティビティが「ミーティング」タイプであり、日付と時間の両方が設定されていることを確認してください。時間がない場合は送信されません。また、OAuthアプリでGoogle Calendar API(Google)またはCalendars.ReadWrite権限(Azure)が有効になっているかも確認してください。
- インポート時にイベントが重複する:重複排除にはプロバイダーのイベントIDを使用します。同じミーティングを両方の側で手動作成した場合、それらの間にはリンクがありません。手動で作成したほうを削除し、CRMを正としてください。
- 403/権限不足:カレンダーのスコープが許可されていません。再接続して、同意画面でカレンダーの権限を承認してください。
複数のカレンダー（実際の空き状況のために）
同じアカウントで複数のカレンダー（個人、プロジェクト、チーム）を使う人は多いです。公開予約ページに実際の空き状況を反映させるため、複数のカレンダーを取り込めます。
- 既定では CRM は「すべて同期」をオンのままにします。これまでどおり、メインのカレンダーと今後のカレンダーを自動的に取り込みます。何もしなければ何も変わりません。
- 個別に選ぶには、プロバイダーのカードで「すべて同期（メール、カレンダー、会議）」をオフにします。アカウントのカレンダーがカレンダーごとのスイッチとともに表示されるので、取り込みたいものにチェックを入れます。
- 一覧が表示されない場合は「カレンダーを再読み込み」をクリックすると、CRM がそのアカウントのカレンダーを取得します。
同じプロバイダーの複数のアカウント(例: Microsoft 3件 + Google 1件)
同じプロバイダーの複数のアカウント(複数のMicrosoftアカウント、複数のGoogleアカウント)を接続でき、プロバイダーを組み合わせることもできます。設定 → 連携で、プロバイダーカードの「別のアカウントを接続」を使用します。同意画面でアカウントを選択できます。
- イベントのインポートは、最も古いアカウントだけでなく、接続済みのすべてのアカウントから取得するようになりました。あるアカウントのアクセスが期限切れになっても、他のアカウントは通常どおり同期を続けます。
- 各イベントはそのソースアカウントを保存するため、カレンダーでどのカレンダー由来かを確認できます。
カレンダーで自分のカレンダーを表示する(アカウントごとのタブ、統合または個別)
カレンダー画面では、各カレンダーアカウントが上部に色付きのタブとして表示されます。表示内容を自分で制御でき、設定はユーザーごとに保存されます。
- タブの ✕ をクリックすると、そのアカウントのイベントを表示から非表示にします(アカウントの接続は解除されず、非表示にするだけです。もう一度クリックすると再表示します)。
- 「まとめて」(すべてのカレンダーを週/月のグリッドにまとめて表示)と「分けて」(アカウントごとに1列で横並びに、その期間のイベントを表示)を切り替えます。
- 「内部」タブは、外部カレンダー由来ではないCRM自身のアクティビティをまとめます。
- 「＋ 接続」ショートカットを使って、設定 → 連携から直接アカウントを追加できます。