Google/Outlookと連絡先を同期する
Google WorkspaceまたはMicrosoft 365アカウントを接続すると、Googleコンタクト(People API)またはOutlook(Microsoft Graph)から連絡先をCRMの連絡先としてインポートできます。重複せず、すでに入力済みの内容を上書きすることもありません。
連絡先の同期は、メールやカレンダーで使用しているのと同じOAuth接続を利用します(BYOモデル:OAuthアプリはあなたの組織に属します)。プロバイダーの連絡先をCRMに連絡先レコードとして取り込みます。
前提条件:連絡先へのアクセスを許可する
Google WorkspaceまたはMicrosoft 365を接続する際、CRMはメールとカレンダーに加えて、連絡先の権限(Google:contacts、Microsoft:Contacts.ReadWrite)も要求するようになりました。この更新より前にすでにアカウントを接続していた場合、その接続には連絡先の権限が含まれていません。設定 → 連携を開き、プロバイダーのカードで「再接続」をクリックして連絡先の権限を許可してください。すると「連絡先同期(双方向)」セクションが「同期中」と表示されます。
連絡先をインポートする(プロバイダー → CRM)
- 設定 → 連携を開き、接続済みのプロバイダーカードを探します。
- 「連絡先同期(双方向)」セクションで「連絡先をインポート」をクリックします。
- CRMは連絡先を読み取り(1回あたり最大200件)、それぞれについて連絡先を作成または更新します。読み取り件数、作成件数、更新件数が表示されます。
マッチングと重複排除の仕組み
マッチングのキーは連絡先の「メールアドレス」です。そのメールアドレスを持つ連絡先がすでに存在する場合は、重複作成せず更新します。それ以外の場合は新規作成します。CRMはさらに重複排除の追加の安全策として、プロバイダーの連絡先IDをレコード自体に保存します。既存の連絡先を更新する際、CRMは「空欄」のフィールドのみを埋め、CRMですでに調整済みの名前・電話番号・役職を上書きすることはありません。
CRMの連絡先をプロバイダーに送信する(CRM → プロバイダー)
CRMの連絡先をGoogle/Outlookにも作成できます(ベストエフォート)。送信すると、CRMはリンクを保持するため、以後の送信で同じ連絡先を再作成することはありません。この方向のやり取りは任意で、連絡先の権限が付与されている場合のみ機能します。
接続がない場合:機能は無効のまま
アカウントを接続していない場合(または連絡先のスコープを許可していない場合)、何もインポート・送信されず、業務フローにエラーも発生しません。インポートボタンは、連絡先の権限を持つ有効な接続がある場合にのみ表示されます。
テスト方法
- 設定 → 連携 → 接続済みプロバイダーカードの「連絡先同期(双方向)」セクションで「連絡先をインポート」をクリックします。
- 表示されるサマリー(読み取り件数、作成件数、更新件数)を確認します。
- CRMの連絡先一覧を開き、Google/Outlookにある既知の連絡先が重複せずに表示された(または更新された)ことを確認します。
トラブルシューティング
- 「連絡先をインポート」ボタンが表示されない:連絡先スコープを持つ接続がありません。カードの「再接続」をクリックし、連絡先の権限を許可してください(Google:contacts / People API、Microsoft:Contacts.ReadWrite)。
- 一部の連絡先が取り込まれない:メールアドレスの「ない」連絡先はスキップされます(メールアドレスは必須項目であり重複排除のキーです)。プロバイダー側の連絡先にメールアドレスを追加して再度インポートしてください。
- すでに調整済みだった連絡先が「上書き」された:通常は発生しません。インポートは「空欄」のフィールドのみを埋め、編集済みの名前/電話番号/役職を上書きすることはありません。上書きに気づいた場合は、該当の連絡先を添えてサポートに報告してください。
- 403/権限不足:連絡先スコープが許可されていません。再接続し、同意画面で権限を許可してください。Googleの場合、OAuthアプリでPeople APIが有効になっているか確認してください。