Matrícula e envio ao sistema acadêmico
Transforme o contrato assinado em matrícula, controle os formulários da família (saúde, transporte, alimentação, autorizações, contato de emergência e seguro) com validade e renovação anual, e envie o aluno ao seu sistema acadêmico com uma fila de reconciliação que mostra qualquer divergência. Disponível na vertical Educação, opcional e desligada até um administrador ativar.
A tela Educação ganha o bloco Matrícula: ali a candidatura vira aluno matriculado, os formulários da família ficam sob controle e a matrícula é enviada ao sistema acadêmico da escola.
De onde vem a matrícula
A matrícula nasce do contrato assinado: quando todos os signatários obrigatórios assinam, o sistema cria a matrícula daquele aluno no ciclo. Você também pode criar pela tela quando o caso não passou por contrato. Os dois caminhos são idempotentes: a mesma pessoa, no mesmo ciclo e no mesmo programa, nunca vira duas matrículas, mesmo que a ação seja repetida.
A matrícula nasce pendente. Ative quando o aluno começar, registre a saída se a família desistir e conclua no fim do ciclo. Estados encerrados não voltam atrás.
Formulários com validade e renovação
Cada matrícula tem os formulários que a escola exige. O estado de cada um é calculado na hora da leitura a partir das datas de validade, então a lista está sempre certa mesmo que nenhum processo tenha rodado: em dia, perto de vencer, vencido, ausente, não enviado, aguardando aprovação ou recusado.
- Saúde: condições, alergias e medicação
- Transporte: rota, ponto e pessoas autorizadas
- Alimentação: restrições alimentares
- Autorizações: imagem, passeios e saída
- Contato de emergência
- Seguro escolar
A renovação é anual por padrão e o período é configurável. Renovar não apaga nada: cria uma versão nova e mantém a anterior como histórico do que a família declarou naquele ciclo. O painel "formulários que precisam de ação" lista tudo que está vencido, perto de vencer ou pendente no ciclo.
Envio ao sistema acadêmico
O CRM não é o sistema acadêmico da escola: ele não lança nota, não registra frequência oficial e não emite histórico. O que ele faz é entregar a matrícula ao sistema que é dono desse dado. E aqui vale uma regra dura: a matrícula só aparece como criada lá quando aquele sistema devolve o número do aluno dele. Tentativa, indisponibilidade ou falta de conector nunca viram "criado".
- Coloque a matrícula na fila de envio.
- Exporte a fila em CSV.
- Carregue o arquivo no seu sistema acadêmico.
- Importe de volta o arquivo de confirmação, com a coluna reference (o código que exportamos) e external_id (o número do aluno no seu sistema).
Quando um conector com API estiver disponível para o seu sistema, o mesmo fluxo passa a funcionar sem arquivo, sem mudar nada do que você já configurou.
Fila de reconciliação
Toda diferença entre o CRM e o sistema acadêmico aparece campo a campo na fila de reconciliação, com o valor dos dois lados, e o responsável recebe um alerta. Divergência nunca some da tela sozinha: o item fica na fila até bater. Um processo periódico repete a comparação e avisa quando o prazo de envio combinado passa sem confirmação.