Grupos, eventos e espaços · blocos, BEO e agenda por hora
A aba Grupos acompanha blocos de apartamentos com data de corte e pickup real. A aba Eventos mostra os eventos da propriedade, as linhas de receita e a ordem de serviço (BEO) congelada ao publicar. A aba Cotações emite propostas em três níveis com câmbio congelado, e a aba Espaços gerencia a agenda de salões por hora, contando montagem e desmontagem.
Grupos: o bloco e o pickup
Um grupo (casamento, congresso, excursão) reserva um bloco de apartamentos: uma quantidade contratada de diárias, um período e uma data de corte. A aba Grupos lista os blocos da propriedade escolhida com nome, datas, Data de corte e situação (Provisório, Definitivo, Cancelado, Fechado). Um bloco provisório pode ser tornado definitivo com o botão Tornar definitivo, e blocos provisórios ou definitivos podem ser cancelados. Clique no nome do bloco para abrir o Pickup do bloco: quantas diárias do bloco já foram efetivamente ocupadas, dia a dia. É esse número que o comercial olha, porque bloco cheio no papel e vazio no pickup é receita que não vem. A data de corte existe para devolver ao inventário o que o grupo não usou, antes que seja tarde para vender de novo. A lista de hóspedes do bloco (rooming list) e o piso de attrition são gerenciados pela API do sistema.
Eventos e a ordem de serviço congelada
A aba Eventos lista os eventos da propriedade com nome, datas e situação. Clicando no nome, o detalhe mostra as Linhas de receita do evento (hospedagem, alimentos e bebidas, locação, audiovisual e outras categorias, cada uma com descrição). O documento que rege o dia do evento é a ordem de serviço, o BEO: ele é redigido em rascunho e, ao ser publicado, é congelado e distribuído aos departamentos (cozinha, serviço, audiovisual, governança, segurança, montagem), que confirmam o recebimento. Mudança depois da publicação vira uma nova versão, nunca edição da anterior: a cozinha e o cliente leem sempre o mesmo documento. A redação, a publicação e a confirmação por departamento, assim como o checklist operacional e o consumo real do evento, são operados pela API do sistema; a tela mostra as linhas de receita e o aviso de congelamento.
Cotações em três níveis, com câmbio congelado
A aba Cotações lista as propostas com título, situação (Rascunho, Enviada, Aceita, Vencida, Recusada), moeda e a coluna Câmbio de, que mostra a data da taxa congelada. A cotação é montada em até três níveis, Básica, Intermediária e Completa, cada um com produto, datas e quantidade. No envio, a cotação de câmbio do dia é congelada na proposta: o valor que o hóspede leu é o valor que você honra, mesmo que a moeda tenha andado depois. Quando o cliente decide, selecione o nível na própria linha e clique em Aceitar: a opção aceita vira reserva. A montagem dos níveis e a geração do PDF da proposta são feitas pela API do sistema; o hóspede também pode aceitar a cotação sozinho pelo portal do hóspede.
Espaços: agenda por hora, com montagem e desmontagem
A aba Espaços mostra a agenda de um salão (ou de qualquer unidade do tipo espaço) em um dia escolhido. Cada compromisso aparece com o horário, o título e as folgas de preparação no formato 30 min antes · 45 min depois. Esse detalhe é o coração da aba: o que causa conflito não é a duração do evento, é a montagem e a desmontagem. Um espaço livre às 15h com desmontagem até 15h30 não está livre. A verificação de conflito considera as duas janelas, e dois pedidos simultâneos pelo mesmo horário nunca ficam ambos com a sala: o sistema resolve a disputa de forma segura, mesmo quando os pedidos chegam no mesmo instante. Um compromisso em situação de reserva provisória de espaço pode ser confirmado direto na tabela com o botão Confirmar.