BI (Power BI/Tableau) und Zapier/Make verbinden

Erstellen Sie Ihren eigenen API-Schlüssel und verbinden Sie BI- und Automatisierungstools mit Ihren CRM-Daten, ganz ohne externes Konto von uns.

Sie können BI-Tools (Power BI, Tableau, Looker) und Automatisierungstools (Zapier, Make, n8n) direkt mit Ihrer CRM-Datenbank verbinden. Ein externes Konto von uns ist nicht nötig: Sie erstellen einen API-Schlüssel direkt im CRM und verbinden ihn mit dem Tool. Alles ist schreibgeschützt (nur Lesezugriff) und auf die Daten Ihres Mandanten beschränkt.

Voraussetzungen

• Ein Konto in einem BI-Tool (Power BI, Tableau, Looker Studio) oder Automatisierungstool (Zapier, Make, n8n), das eine REST/JSON-API mit einem Authentifizierungs-Header nutzen kann.
• In Sellio: Administratorzugriff, um den API-Schlüssel unter Einstellungen → API zu erstellen.

1) API-Schlüssel erstellen

1. Öffnen Sie Einstellungen → API.
2. Erstellen Sie einen neuen API-Schlüssel und kopieren Sie den Wert (er beginnt mit sk_ und wird nur einmal angezeigt, behandeln Sie ihn daher wie ein Passwort).
3. Senden Sie in den Tools diesen Schlüssel im Header: Authorization: Bearer sk_...

2) Daten-Endpunkte (die „Tabellen“)

• GET /api/v1/objects: listet die verfügbaren Objekte auf (die Tabellen, die das BI lesen kann).
• GET /api/v1/data/{object}: die Datensätze des Objekts, abgeflacht in Zeilen, mit stabilen Spalten: id, created_at, updated_at, owner_id und je einer Spalte pro Feld (der api_name des Feldes).

Paginierung: verwenden Sie ?page=1&pageSize=100 (oder ?limit= und ?offset=). Die maximale pageSize ist 200. Die Antwort enthält object, columns (Name und Typ jeder Spalte), page, pageSize, total und rows.

3) Power BI / Tableau / Looker

1. In Power BI: Daten abrufen → Web; in Tableau: Web/JSON-Connector; in Looker Studio: JSON/URL-Connector.
2. Verweisen Sie auf die Daten-URL, zum Beispiel https://IHR-CRM/api/v1/data/opportunity
3. Fügen Sie den Authorization-Header mit dem Wert Bearer sk_... (Ihr API-Schlüssel) hinzu.
4. Die Spalten sind stabil und typisiert, Sie ordnen sie also einmal zu, und der Bericht funktioniert weiter, während neue Datensätze hinzukommen.

4) Zapier / Make / n8n

• Polling-Trigger („Neuer/Aktualisierter Datensatz“): Abfrage GET /api/v1/data/{object}?updated_since=<ISO> (oder created_since=<ISO>), um nur das zu erhalten, was sich seit der letzten Prüfung geändert hat oder erstellt wurde. Die aktuellsten Datensätze kommen zuerst.
• Sofort-Trigger: Erstellen Sie unter Einstellungen → Webhooks einen ausgehenden Webhook und verweisen Sie die URL auf Zapiers „Catch Hook“ (oder Makes/n8ns „Custom Webhook“). Bei jedem erstellten/aktualisierten Datensatz sendet das CRM das signierte Ereignis (HMAC) sofort.

Unter Einstellungen → Integrationen fasst die Karte „BI & Externe Automatisierung“ die Endpunkt-Links und die Verknüpfung zum Erstellen des API-Schlüssels zusammen.

So testen Sie

1. Schnelltest: Öffnen Sie GET https://IHR-CRM/api/v1/objects mit dem Header Authorization: Bearer sk_... (in einem Browser mit Erweiterung, in Postman oder mit curl) und prüfen Sie die Objektliste.
2. Daten lesen: Rufen Sie GET /api/v1/data/opportunity?pageSize=5 auf und bestätigen Sie, dass die Zeilen die Spalten id, created_at, updated_at, owner_id und die Felder enthalten.
3. Im BI: Erstellen Sie die Verbindung mit der Daten-URL und prüfen Sie, ob die Spalten typisiert erscheinen; in Zapier/Make lösen Sie den Test aus und sehen den Datensatz ankommen.

Fehlerbehebung

• 401 Unauthorized: Der API-Schlüssel fehlt, ist falsch oder wurde nicht als „Authorization: Bearer sk_...“ gesendet. Erstellen Sie unter Einstellungen → API einen neuen (der Wert wird nur einmal angezeigt) und konfigurieren Sie das Tool neu.
• 404 beim Endpunkt: Prüfen Sie die URL. Objekte befinden sich unter /api/v1/objects und Daten unter /api/v1/data/{api_name}. Verwenden Sie den genauen api_name des Objekts (nicht das lokalisierte Label).
• Es kommen nur wenige Zeilen zurück: Die Ergebnisse sind paginiert. Verwenden Sie ?page=1&pageSize=200 (max. 200) und durchlaufen Sie die Seiten; für inkrementelles Lesen verwenden Sie ?updated_since=<ISO>.
• Der Sofort-Webhook feuert nicht: Bestätigen Sie, dass der ausgehende Webhook unter Einstellungen → Webhooks auf den „Catch Hook“ (Zapier) / „Custom Webhook“ (Make/n8n) verweist und aktiv ist. Das CRM signiert den Versand (HMAC), prüfen Sie also das Secret, falls das Tool es verlangt.
• Ich sehe nur meine eigenen Daten: Korrekt. Jeder API-Schlüssel ist auf den zugehörigen Mandanten isoliert und sieht daher niemals die Daten eines anderen Unternehmens.

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