Sicherheit und Governance

Betroffenenrechte · personenbezogene Daten exportieren und anonymisieren

Wenn eine Person Auskunft über ihre eigenen Daten verlangt oder deren Löschung fordert, erfüllen Sie das über die Schaltflächen Daten der betroffenen Person exportieren und Anonymisieren im Datensatz des Kontakts oder des Leads. Der Export lädt eine Datei herunter; die Anonymisierung ersetzt die personenbezogenen Daten durch eine Markierung und ist unumkehrbar.

Datenschutzgesetze wie DSGVO, LGPD und CCPA geben Menschen zwei Rechte, die ein CRM bedienen können muss: eine Kopie dessen zu verlangen, was Sie über sie speichern, und deren Löschung zu fordern. SellioCRM erledigt beides im Datensatz der betroffenen Person selbst und hält beide Aktionen im Prüfprotokoll fest, damit Sie später nachweisen können, was wann getan wurde.

Die Daten einer betroffenen Person exportieren

Öffnen Sie den Datensatz des Kontakts oder des Leads.
Klicken Sie im Menü für weitere Aktionen oben im Datensatz auf Daten der betroffenen Person exportieren.
Die Datei wird im Format JSON heruntergeladen.

Die Datei versammelt die ausgefüllten Felder des Datensatzes mit ihren lesbaren Bezeichnungen, die zugehörigen Aktivitäten, die Nachrichten aus den Tickets dieser Person einschließlich interner Notizen und Nebengespräche, die Antworten aus Zufriedenheitsumfragen sowie die Erwähnungen ihrer E-Mail-Adresse in Elementen und Kommentaren der Boards in Projekte.

Anonymisieren

Öffnen Sie den Datensatz des Kontakts oder des Leads.
Klicken Sie im Menü für weitere Aktionen auf Anonymisieren.
Schreiben Sie den Grund, der im Prüfprotokoll festgehalten wird, zum Beispiel Antrag der betroffenen Person.
Tippen Sie das Wort ANONYMISIEREN in das Bestätigungsfeld.
Klicken Sie auf Endgültig anonymisieren.

Die Anonymisierung ersetzt die Felder mit personenbezogenen Daten des Datensatzes durch eine Markierung, also die Felder der Typen E-Mail und Telefon sowie Felder, deren Name auf Name, Nachname, Ausweis, Adresse oder Kontakt hinweist. Sie leert außerdem Text und Verfasser der Ticket-Nachrichten dieser Person, ihre Zufriedenheitskommentare und die Erwähnungen ihrer E-Mail auf Projekt-Boards. Und sie geht weiter: Sie entfernt Name, E-Mail und Telefon der Person aus dem Text der Aktivitäten, Notizen und Kommentare des Datensatzes, löscht die Anhänge des Datensatzes samt Datei und durchsucht Datensätze anderer Objekte, die ihre E-Mail nennen. Der Rest des Datensatzes bleibt bestehen, damit Summen, Deal-Historie und Berichte keine Löcher bekommen. In einer sehr großen Datenbasis erreicht ein Durchlauf womöglich nicht alles: Dann sagt es der Bildschirm, und ein erneuter Lauf macht weiter.

Example: Eine Agentur erhält per E-Mail den Löschantrag eines Kontakts namens Helena Prado. Die zuständige Person öffnet den Datensatz, exportiert zunächst das JSON, um es der förmlichen Antwort beizufügen, und anonymisiert danach unter Angabe des Grundes. Der Kontakt erscheint fortan mit der Anonymisierungsmarkierung in Name, E-Mail und Telefon; die beiden von ihm gewonnenen Opportunities zählen weiterhin zum Umsatz des Quartals.

Was die Anonymisierung NICHT erfasst

Das Prüfprotokoll: Es ist von Grund auf unveränderlich und hält fest, dass die Anonymisierung stattgefunden hat.
Was das CRM bereits verlassen hat: früher exportierte Dateien und bereits versendete E-Mails.
Von außen synchronisierte Postfächer (Gmail, Outlook, IMAP): Die Nachricht liegt auf dem Mailserver und muss dort gelöscht werden.

Bevor Sie einen Löschantrag als erledigt betrachten, suchen Sie nach dem Namen und der E-Mail-Adresse der Person und behandeln Sie manuell alles, was außerhalb des oben Genannten auftaucht.

Automatische Aufbewahrung

Unter Einstellungen, Datenschutz und Compliance legt die Tabelle Aufbewahrungsrichtlinie je Objekt fest, wie viele Tage die Datensätze aufbewahrt werden, bevor sie automatisch in den Papierkorb wandern, was eine umkehrbare Löschung ist. Der Durchlauf erfolgt täglich. Der Wert null bewahrt dauerhaft auf, das Maximum sind 3650 Tage.

Einwilligung und Datenschutzkontakt

Marketingkommunikation geht nur an betroffene Personen mit Einwilligung hinaus, und wer sich abgemeldet hat, erhält nie etwas. Jede E-Mail trägt einen Abmeldelink, und die betroffene Person verwaltet ihre Präferenzen selbst über das Präferenzzentrum, ganz ohne Anmeldung.
Das Feld E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen enthält die Adresse der beauftragten Person, damit Sie sie in Ihren Richtlinien und Mitteilungen verwenden können. Es ist optional.
Das Web-Verhaltenstracking startet ausgeschaltet und ist Opt-in. Öffnungen und Klicks in E-Mails sowie Formularübermittlungen werden ohnehin erfasst; dieser Schalter steuert nur die Nachverfolgung besuchter Seiten.

Wer das darf

Die Daten einer betroffenen Person exportieren: jede Person, die diesen Datensatz öffnen kann.
Anonymisieren: nur wer die Berechtigung zum Verwalten der Einstellungen hat.
Aufbewahrung, Datenschutzkontakt und Tracking ändern: nur wer die Einstellungen administriert.

💡 Die Schaltflächen erscheinen nur bei den Objekten Kontakt und Lead. Für andere Objekte, die personenbezogene Daten enthalten, müssen Export und Anonymisierung auf anderem Weg erfolgen, etwa über den Export der Liste und das manuelle Bearbeiten der Felder.

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