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Außendienst: Techniker für Serviceaufträge planen und disponieren

Der Außendienst plant Technikereinsätze für Ihre Serviceaufträge, mit einer Dispositionstafel pro Tag. Markieren Sie, wer im Außendienst arbeitet, planen Sie den Einsatz mit Datum, Uhrzeit und Adresse, weisen Sie den Techniker zu und verfolgen Sie den Status. Das System verhindert Doppelbuchungen und hebt Terminkonflikte hervor.

Der Außendienst verbindet Ihre Serviceaufträge mit den Technikern, die vor Ort fahren. Er nutzt wieder, was bereits vorhanden ist: Der Auftrag ist das Objekt Serviceauftrag, der Techniker ist ein Benutzer des Mandanten, und Qualifikationen und Kapazität kommen aus der Ressourcenplanung. Sie markieren nur, wer im Außendienst arbeitet, und planen die Einsätze.

Techniker markieren

Öffnen Sie Außendienst in der Menügruppe Service.
Gehen Sie auf den Reiter Techniker: Die Liste zeigt alle Personen des Mandanten.
Aktivieren Sie das Kästchen Ist Außendiensttechniker für alle, die vor Ort fahren. Abteilung und Qualifikationen erscheinen, sobald die Person ein Profil in der Ressourcenplanung hat.

Einen Einsatz planen

Wählen Sie auf der Dispositionstafel den Tag und klicken Sie auf Einsatz planen.
Wählen Sie den Serviceauftrag, den Techniker, Beginn und Ende des Einsatzes sowie die Adresse.
Lassen Sie Erinnerung für den Techniker erstellen aktiviert, wenn Sie eine automatische Aktivität am Auftrag wünschen.
Klicken Sie auf Planen. Der Einsatz erscheint in der Spalte des Technikers auf der Tagestafel.

Disponieren und verfolgen

Die Dispositionstafel zeigt eine Spalte pro Techniker mit den Einsätzen des Tages in zeitlicher Reihenfolge.
Ändern Sie den Status direkt auf der Karte: Geplant, Disponiert, Auf dem Weg, Vor Ort, Abgeschlossen oder Storniert.
Im Reiter Termine filtern Sie nach Techniker und Zeitraum, weisen den Techniker neu zu und passen den Status in der Liste an.

💡 Das System lässt nicht zu, dass derselbe Techniker zwei Einsätze zur selben Zeit hat: Beim Planen, Verschieben oder Neuzuweisen wird ein Konflikt blockiert. Besteht bereits eine Überschneidung, hebt die Tafel die Karten rot hervor, damit Sie sie korrigieren können.

Der Zugriff folgt dem Modul Service. Planen, Neuzuweisen und Statusänderungen erfordern eine Rolle mit Schreibrecht; Rollen mit reinem Leserecht sehen die Tafel, ohne etwas zu ändern.

Kommunikation mit dem Kunden

Der Reiter Kommunikation sendet proaktive Hinweise an Ihre Kunden: Terminerinnerung, eine Nachricht Ich bin unterwegs mit der voraussichtlichen Ankunftszeit des Technikers, eine Nachfassnachricht nach dem Einsatz und einen Rückruf bei verpasstem Anruf. Die Nachrichten gehen per SMS, E-Mail, WhatsApp oder in der App hinaus.

Öffnen Sie den Reiter Kommunikation im Außendienst.
Wählen Sie unter Nachricht senden das Ereignis und den Kanal, geben Sie den Empfänger an und senden Sie. Das Kundenprofil ist optional.
Speichern Sie unter Nachrichtenvorlagen Ihren eigenen Text je Ereignis und Kanal; bis Sie eigene anlegen, verwendet das System fertige Standardtexte. Nutzen Sie Variablen wie {{customerName}}, {{eta}} und {{techName}}.

💡 Externe Kanäle (SMS, E-Mail, WhatsApp) senden nur, wenn der Kunde für diesen Kanal eingewilligt hat. Ohne Einwilligung wird die Nachricht übersprungen und protokolliert, aber nie versendet. Nachrichten in der App brauchen keine Einwilligung.

Formulare und Checklisten

Der Reiter Formulare erstellt Checklisten und Prüfformulare je Gewerk, mit Feldern unterschiedlichen Typs (Ja/Nein, Text, Zahl, Auswahl, Foto). Wird ein Formular in einem Auftrag ausgefüllt, kann jede Antwort eine Abweichung markieren, und eine Führungskraft gibt die Einreichung frei oder weist sie zurück.

Öffnen Sie den Reiter Formulare und legen Sie eine Vorlage an: Name, Gewerk und Typ (Checkliste, Prüfung oder Formular).
Fügen Sie Felder mit Bezeichnung und Typ hinzu. Markieren Sie die Pflichtfelder und legen Sie Abweichung wenn Antwort ist mit dem Wert fest, der die Markierung auslösen soll (zum Beispiel fail oder false).
Wenn der Techniker das Formular ausfüllt und absendet, prüft das System die Vollständigkeit und markiert die Abweichungen; anschließend gibt eine Führungskraft frei oder weist zurück.

💡 Eine Einreichung kann erst zur Freigabe gehen, wenn alle Pflichtfelder beantwortet sind. Zurückgewiesene Einreichungen lassen sich zur Nacharbeit wieder öffnen; freigegebene sind endgültig.

Routen des Technikers

Der Reiter Routen stellt für einen Techniker an einem Tag eine optimierte Reihenfolge der Einsätze zusammen. Wählen Sie die Stopps unter den Objekten mit Koordinaten aus, und das System sortiert sie so, dass die Fahrstrecke möglichst kurz wird, mit Entfernung und Zeit je Abschnitt sowie den Summen.

Öffnen Sie den Reiter Routen, wählen Sie Datum und Techniker und legen Sie die Durchschnittsgeschwindigkeit für die Zeitschätzung fest.
Markieren Sie die zu besuchenden Objekte (es erscheinen nur solche mit Breiten- und Längengrad).
Klicken Sie auf Route erstellen, um die optimierte Reihenfolge zu erhalten; Veröffentlichen friert den Tagesplan ein.

💡 Nur Objekte mit Koordinaten lassen sich in eine Route aufnehmen. Tragen Sie Breiten- und Längengrad am Objekt ein, damit es in eine Route passt.

Online-Terminanfragen

Der Reiter Terminanfragen erfasst Anfragen zur Terminvereinbarung. Das System prüft das Einsatzgebiet und die Verfügbarkeit am gewünschten Datum und nimmt die Anfrage dann an oder lehnt sie mit einem Grund ab (außerhalb des Gebiets oder keine Verfügbarkeit). Angenommene Anfragen können bestätigt, abgelehnt oder in einen Auftrag umgewandelt werden.

Öffnen Sie den Reiter Terminanfragen und füllen Sie die Anfrage aus: Kunde, Telefon, Adresse, Gewerk, Einsatzgebiet sowie Wunschdatum und Wunschzeitfenster.
Senden Sie ab. Passen Gebiet und Verfügbarkeit, erscheint die Anfrage als Neu; andernfalls wird sie mit Begründung abgelehnt.
Bestätigen oder lehnen Sie die neuen Anfragen in der Liste ab. Bestätigte lassen sich später in einen Auftrag umwandeln.

💡 Das Einsatzgebiet wird gegen Ihre Servicezonen geprüft; eine Anfrage außerhalb davon wird abgelehnt. Die Verfügbarkeit greift auf die Dispositionskapazität des gewünschten Datums zurück.

Austauschchancen (vom Service zum Vertrieb)

Der Reiter Austausch macht aus alten Anlagen Umsatz. Ein Scan liest die Warnsignale der Anlagen (Alter, wiederholte Ausfälle, abgelaufene Garantie) und erzeugt daraus je Anlage eine Austauschchance, mit einer Punktzahl entsprechend der Anzahl der Risikosignale, und begleitet sie über eine einfache Vertriebspipeline.

Öffnen Sie den Reiter Austausch und klicken Sie auf Chancen scannen. Jede als Austauschchance markierte Anlage wird zu einem Eintrag.
Bearbeiten Sie jede Chance: Angebot erstellen, dann Als gewonnen oder Als verloren markieren; oder verwerfen Sie die, die Sie nicht weiterverfolgen.
Ein erneuter Scan ist unbedenklich: Er aktualisiert Punktzahl und Begründung, ohne eine Chance zurückzustufen, die Sie bereits vorangebracht haben.

💡 Der geschätzte Wert ist ein Preis zur Priorisierung; er ist weder Kosten noch Marge. Die Punktzahl zählt die Risikosignale (Alter, wiederholte Ausfälle, Garantiestatus) hinter der Chance.

Production Board (Dach und Bauhandwerk)

Der Reiter Produktion steuert Dach- und Bauprojekte auf einem Production Board. Jedes Projekt durchläuft Phasen (Kalkulation, Genehmigungen, geplant, in Produktion, Punch, Closeout, abgeschlossen), trägt einen um die freigegebenen Change Orders angepassten Auftragswert und wird über eine Punch-Liste abgeschlossen.

Öffnen Sie den Reiter Produktion, legen Sie ein Projekt mit Namen und Auftragswert an und wählen Sie es aus.
Schieben Sie es durch die Phasen des Boards; aktivieren Sie Witterungspause, um ein Projekt wegen des Wetters anzuhalten.
Fügen Sie Change Orders hinzu (Leistungs- oder Preisänderung); eine Freigabe passt den Auftragswert an. Stellen Sie eine Punch-Liste zusammen und haken Sie die Punkte bis zum Closeout ab.
Erfassen Sie Genehmigungen (erforderlich, beantragt, erteilt, abgeschlossen) und Mengen je Einheit direkt im Projekt.
Legen Sie bei Sturmschäden einen Schadenfall an (Versicherer, Nummer, Betrag, Selbstbeteiligung) und verfolgen Sie ihn von offen bis bezahlt; der Nettobetrag für den Kunden ist der Betrag abzüglich der Selbstbeteiligung.

💡 Der angepasste Wert ist der Auftrag zuzüglich jeder freigegebenen Change Order. Das Board abzuschließen (Abgeschlossen) markiert das Projekt als fertig; bei Bedarf können Sie es wieder auf Closeout öffnen.

Gewerbliche Serviceverträge (B2B)

Der Reiter Gewerblich verwahrt B2B-Serviceverträge mit den Bedingungen für die gewerbliche Arbeit: SLA-Reaktionszeit, eine Obergrenze (NTE) je Serviceauftrag, ob eine Bestellnummer erforderlich ist, und eine Freigabegrenze. Sie können einen Serviceauftrag gegen einen Vertrag prüfen und sehen, ob er zulässig ist, blockiert wird oder eine Freigabe erfordert.

Öffnen Sie den Reiter Gewerblich und legen Sie einen Vertrag an: Name, SLA-Reaktionszeit in Stunden, NTE je Auftrag, Bestellnummer erforderlich und Freigabegrenze.
Nutzen Sie Auftrag prüfen: Wählen Sie den Vertrag, geben Sie den Betrag an und ob eine Bestellnummer vorliegt.
Das Ergebnis zeigt Zulässig oder Blockiert (über dem NTE, oder Bestellnummer erforderlich und nicht vorhanden), ob eine Freigabe erforderlich ist (über der Grenze), und den Ablauf des SLA.
Richten Sie wiederkehrende Prüfungen ein (vorbeugende Wartung): Name und Häufigkeit in Monaten; das System führt das nächste Datum und markiert Überfällig oder Demnächst. Als erledigt markieren rückt das Datum weiter.
Nutzen Sie die standortübergreifende Rechnungsübersicht, um die Rechnungen eines Kunden über alle seine Standorte zusammenzuführen: Summen für fakturiert, bezahlt und offen, mit Aufschlüsselung je Standort.

💡 Das NTE und eine fehlende erforderliche Bestellnummer blockieren den Auftrag; das Überschreiten der Freigabegrenze blockiert nicht, sondern leitet zur Freigabe weiter. Alle Beträge sind Kundenpreise, nie Kosten oder Marge.

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