Fonds, Kampagnen und Spendenaufrufe · die Kette der Rechenschaft
Rechenschaft ablegen heißt, beantworten zu können, woher jeder Euro kam und wohin er ging. Diese Seite erklärt die Kette, die diese Antwort möglich macht: den Fonds mit seiner Zweckbindung, die Kampagne mit ihrem Ziel, den Spendenaufruf, der zeigt, was die Spende tatsächlich ausgelöst hat, die Zuordnung der Spende auf Fonds und die Kennzahl der eingeworbenen Mittel, die nur direkte Spenden zählt.
Drei Ebenen, drei Fragen
Der Reiter Fonds und Kampagnen beantwortet in jedem Block eine andere Frage. Der Fonds beantwortet, wofür dieses Geld verwendet werden darf. Die Kampagne beantwortet, zu welcher Sammelanstrengung es gehört und wie viel eingeworben werden sollte. Der Spendenaufruf beantwortet, was die Spende tatsächlich ausgelöst hat, also die E-Mail, den Brief, die Veranstaltung, den Anruf. Ohne den Spendenaufruf weiß man, wie viel hereinkam, aber nicht, was gewirkt hat.
Fonds und Zweckbindung
Jeder Fonds hat einen Code, einen Namen und eine Zweckbindung, die in der Spalte Zweckbindung steht. Es gibt drei mögliche Werte.
- Frei: Die Organisation entscheidet über die Verwendung. Das ist der Fonds, der den Betrieb trägt und das deckt, was sonst fehlt.
- Vorübergehend gebunden: Die Verwendung ist an einen Zweck oder eine Frist gebunden und wird frei, sobald die Bedingung erfüllt ist.
- Dauerhaft gebunden: das dauerhafte Stiftungsvermögen, dessen Grundstock nie ausgegeben wird. Nur der Ertrag wird eingesetzt, nach der Regel des Fonds selbst.
Die Zweckbindung ist kein informatives Etikett. Eine Spende, die einem gebundenen Fonds zugeordnet ist, finanziert nichts anderes, und die Summe der Zuordnungen einer Spende darf den gespendeten Betrag nicht übersteigen. Diese Zurückweisung geschieht im Moment des Speicherns, nicht bei einer Kontrolle am Monatsende.
Kampagnen und Spendenaufrufe
Die Kampagne hat einen Namen, einen Code, ein Ziel und einen Zeitraum und kann zu einer größeren Kampagne gehören, sodass sich die Jahreskampagne mit den Aktionen darin abbilden lässt. Der Spendenaufruf gehört zu einer Kampagne, kann auf den Zielfonds verweisen und hält den verwendeten Kanal fest, dazu ein eigenes Ziel und einen eigenen Zeitraum. Innerhalb des Aufrufs haben außerdem Pakete Platz, mit Kosten und Menge, denn so misst man die Ausgaben für ein einzelnes Stück Fundraising-Material.
- Öffnen Sie das Menü Gemeinnützig und wechseln Sie zum Reiter Fonds und Kampagnen.
- Prüfen Sie im Block Fonds den Code, den Namen und die Zweckbindung jedes Fonds.
- Sehen Sie sich im Block Kampagnen das Ziel jeder Kampagne an.
- Sehen Sie sich im Block Spendenaufrufe den Kanal jedes Aufrufs an und die Kampagne, zu der er gehört.
- Oben zeigen die Eingeworbenen Mittel die ermittelte Gesamtsumme.
Die Kennzahl der eingeworbenen Mittel
Die eingeworbenen Mittel summieren ausschließlich direkte Spenden, also das, was tatsächlich gezahlt wurde, zuzüglich der Korrekturbuchungen. Die indirekte Zuschreibung geht nie in diese Zahl ein, denn sie würdigt Einfluss und keine Zahlung. Ginge sie ein, würde die Spende eines Unternehmens, die ein Kuratoriumsmitglied eingefädelt hat, doppelt gezählt.
Auch die Korrektur eines Betrags folgt dieser Logik. Ein falscher Betrag wird nicht überschrieben: Es kommt eine Korrekturbuchung mit Begründung hinzu. Die Gesamtsumme bleibt richtig und der Weg dorthin bleibt nachvollziehbar, und genau das verlangt eine Prüfung.
Wie daraus Rechenschaft wird
- Woher es kam: Die Spende benennt, wer gezahlt hat, dazu die Kampagne und den Spendenaufruf.
- Wohin es ging: Die Zuordnungen benennen die Fonds, und die Zweckbindung jedes Fonds begrenzt die Verwendung.
- Wie viel es wirklich war: Die Einnahmen zählen nur direkte Spenden, mit ausdrücklichen Korrekturen statt stiller Änderungen.
- Was die spendende Person zurückbekommen hat: Die Bestätigung weist den gegebenen Betrag, die Gegenleistung und den abzugsfähigen Anteil aus, und die Nummerierung läuft fortlaufend je Land und Geschäftsjahr.
- Wer was gesehen hat: Auf der Programmseite wird jeder Zugriff auf den Fall einer begünstigten Person protokolliert.
Berechtigungen und Grenzen
- Die Branchenlösung muss aktiviert sein, sonst liefert der Reiter keine Daten.
- Der Bildschirm dient der Ansicht. Fonds, Kampagne, Spendenaufruf und Zuordnung entstehen über die Integration Ihrer Organisation oder über die Personen, die die Umgebung verwalten.
- Ein Fonds kann deaktiviert werden. Damit verschwindet er aus den Auswahllisten, ohne die Historie der bereits zugeordneten Spenden zu löschen.
- Jede Organisation sieht ausschließlich die eigenen Fonds, Kampagnen und Spenden.
Häufige Fragen
- Die Summe meiner Fonds stimmt nicht mit den Einnahmen überein. Wahrscheinlich gibt es eine Spende, die noch nicht vollständig zugeordnet ist: Die Zuordnung darf teilweise erfolgen, und das System sichert die Obergrenze ab, nicht die Pflicht, alles zuzuordnen.
- Kann ich die Zweckbindung eines Fonds ändern? Legen Sie lieber einen weiteren Fonds an. Die Zweckbindung eines Fonds mit bereits zugeordneten Spenden zu ändern verändert rückwirkend das Versprechen, das den Spenderinnen und Spendern gegeben wurde.
- Ist die Kampagne hier dieselbe wie im Marketing-Modul? Nein. Die Kampagnen hier gibt es, um Spende, Fonds und Spendenaufruf in der Rechenschaft miteinander zu verbinden.