Casos y muralla ética · quién ve qué
El caso es el centro del módulo Jurídico y viene protegido por una muralla ética: solo quien fue designado logra verlo, y ni siquiera quien administra el sistema la atraviesa. Explica cómo crear el caso, cómo funciona la designación, el registro de acceso y el acceso de emergencia con justificación.
El caso y por qué está cerrado de forma predeterminada
En un estudio jurídico, el daño no es solo la filtración hacia afuera: es el colega de la sala de al lado que atiende a la parte contraria y ve la estrategia del otro lado. La defensa contra eso es la muralla ética, y la única muralla que funciona es la que cierra de forma predeterminada.
Por eso, en SellioCRM, estar en el espacio de trabajo del estudio no da acceso a ningún caso. El acceso es individual y por caso. Quien no está designado no ve el caso en la lista, no lo encuentra en la búsqueda, no abre sus plazos, sus honorarios, su tiempo, sus facturas ni sus documentos. Para esa persona, el caso no existe.
Crear un caso
- Abre Jurídico. En el bloque Casos, a la izquierda, completa el Título del caso.
- Indica el Número del caso, si ya hay número de expediente o de control interno.
- Indica la Jurisdicción. Determina qué feriados usará el sistema al calcular los plazos de este caso.
- Indica el Área de práctica.
- Haz clic en Nuevo caso. Aparece de inmediato en la lista, y tú ya estás dentro de la muralla.
El Título es obligatorio. Número, Jurisdicción y Área de práctica son opcionales, pero la Jurisdicción es muy recomendable: sin ella, el cálculo de plazos no tiene calendario de feriados que consultar.
Quién entra en la muralla
- Quien crea el caso entra de forma automática. Sin eso, la persona perdería acceso a su propio caso al instante siguiente.
- El responsable designado, cuando sea otra persona, también entra en la creación.
- Cualquier otra persona debe incluirse de manera explícita, con un rol en el caso.
- Nadie entra por herencia de puesto, de equipo o de perfil de administrador.
La inclusión y el retiro de personas en la muralla son operaciones administrativas: no hay un botón para eso en la pantalla del caso. Pide a quien administra el sistema en tu estudio que designe o quite a alguien.
Todo acceso deja rastro
Abrir un caso anota quién lo abrió y cuándo. Ese registro de acceso no es punitivo: es lo que le permite al estudio responder, meses después, quién tuvo contacto con ese material. En una disciplina en la que el sigilo es una obligación legal, poder probar quién vio qué vale tanto como impedir el acceso.
Acceso de emergencia
Existe el caso legítimo de la guardia: el abogado responsable está inaccesible, el plazo vence hoy y alguien tiene que entrar. Para eso existe el acceso de emergencia, concedido por quien administra el sistema, y funciona con tres trabas.
- Justificación obligatoria: sin un motivo escrito, el acceso no se concede.
- Plazo de validez: el acceso dura de una a setenta y dos horas, y el valor predeterminado es de cuatro horas. Vencido el plazo, se cierra solo, sin que nadie tenga que acordarse.
- Registro permanente: la concesión queda en el registro de auditoría con quién la pidió, quién la concedió, el motivo y la validez.
El punto del diseño es este: el acceso excepcional existe, pero cuesta caro en visibilidad. Nadie entra en silencio.
Las partes del caso
En la pestaña Partes registras quién es quién en el caso: el cliente, la parte contraria, los testigos y los demás involucrados. Cada parte tiene Nombre de la parte, Rol procesal e Identificadores, que pueden ser documentos, correo o cualquier otro código, uno por línea.
Registrar las partes con atención es lo que hace que la verificación de conflicto funcione en todo el estudio. Una parte sin identificador solo se puede comparar por el nombre; con el documento registrado, la comparación es mucho más segura.
Preguntas frecuentes
- Soy el administrador del sistema y no logro abrir un caso. Correcto. El administrador administra el sistema, no tiene pase libre en el sigilo. Puede concederse acceso a sí mismo, y esa concesión queda anotada.
- ¿Puedo eliminar un caso? Trata la eliminación como una operación administrativa y conversa antes con el estudio: los plazos, las facturas y los documentos dependen de él.
- Alguien salió del estudio, ¿qué hago? Pide que se lo quite de la muralla de los casos. El corte es inmediato.
- ¿El caso desaparece si le quito la jurisdicción? No desaparece, pero el cálculo de plazos pierde la referencia de feriados de esa jurisdicción.
- ¿Puedo ver quién abrió mi caso? El registro de accesos existe y lo consultan quien administra el sistema y la auditoría del estudio.