Honorarios, tiempo, facturas y la cuenta del cliente
Cómo trata el dinero el módulo Jurídico: cinco modelos de honorario con vista previa antes de proponer, carga de horas facturables, la factura que se arma sola a partir de las horas y de los honorarios aceptados y se vuelve inalterable al finalizarse, y la cuenta de custodia del cliente, que nunca queda en negativo y nunca se mezcla con la de otro cliente.
Cuatro cosas distintas, en el orden correcto
El dinero de un caso pasa por cuatro etapas, y confundirlas es lo que genera cobranzas equivocadas. Primero se pacta el honorario. Después se cargan las horas trabajadas. Después se emite la factura. Y, en paralelo, existe el dinero que es del cliente y está solo en custodia con el estudio, que nunca se confunde con ingresos.
Honorarios
En la pestaña Honorarios propones el Modelo de honorario del caso. Son cinco.
- Por hora: un Valor por hora, multiplicado por las horas trabajadas.
- Fijo: un Valor fijo por todo el trabajo.
- Éxito: un porcentaje sobre el monto recuperado para el cliente.
- Retainer: un valor inicial de contratación.
- Híbrido: combina los anteriores, por ejemplo un fijo más un porcentaje de éxito.
- Elige el Modelo de honorario.
- Completa los campos del modelo, entre Valor/hora, Valor fijo, Porcentaje de éxito, Retainer y Porcentaje de descuento.
- Usa la Vista previa del honorario, indicando Horas y Monto recuperado, para ver la Estimación antes de proponer. La vista previa es solo un cálculo, no guarda nada.
- Indica la Moneda y haz clic en Proponer honorario.
- Cuando el cliente esté de acuerdo, usa Aceptar. Un honorario aceptado es el que entra en la factura.
Tiempo
En la pestaña Tiempo cargas las horas del caso. Indica los Minutos, marca si el apunte es Facturable o No facturable, indica el Valor por hora cuando sea distinto del predeterminado y describe la Actividad.
El resumen del caso muestra Minutos totales, Minutos facturables y Valor facturable. La diferencia entre minutos totales y facturables es la información que el socio realmente busca: cuánto del trabajo del estudio se está entregando sin cobrar.
Un apunte sin valor por hora indicado cuenta como tiempo, pero no se convierte en dinero en la factura. Si esperas ver ese trabajo cobrado, el valor por hora tiene que estar completo en el apunte.
Facturas
- Abre la pestaña Facturas del caso.
- Haz clic en Generar borrador. El sistema arma la factura solo, con una línea por cada apunte de tiempo facturable que tenga valor por hora, calculada por el valor por hora multiplicado por los minutos, más los honorarios aceptados del tipo fijo y retainer.
- Revisa las líneas y el Total.
- Agrega las líneas que dependen de una decisión humana, como gastos reembolsables y el honorario de éxito, que solo existe una vez conocido el monto recuperado.
- Cuando esté correcta, haz clic en Finalizar e indica el Número de factura.
Finalizar es una puerta de una sola mano. A partir de ahí la factura queda inalterable: los valores ya no se pueden cambiar y no entra ninguna línea nueva. Solo los borradores aceptan cambios. Revisa antes de finalizar, porque la corrección después es una factura nueva, no una edición.
La cuenta del cliente
Un estudio recibe dinero que no es suyo: anticipos para costas, montos de acuerdos, depósitos en garantía. Ese dinero es del cliente y queda en custodia. Equivocarse aquí no es un problema contable, es una falta disciplinaria.
SellioCRM mantiene ese dinero en una cuenta por cliente y por moneda, con cuatro tipos de movimiento: depósito, que suma; desembolso, transferencia a la cuenta del estudio y devolución, que restan. Se aplican tres reglas antes de cualquier asiento.
- El saldo nunca queda negativo. Un asiento que dejaría la cuenta del cliente en rojo es rechazado.
- No hay mezcla entre clientes. El saldo es siempre por cliente; el dinero de uno jamás cubre la salida de otro.
- La transferencia a la caja del estudio solo ocurre contra una factura. Pasar dinero de la custodia a los ingresos sin una factura que lo justifique no está permitido.
Además del saldo por cliente, existe la conciliación por moneda, que suma la custodia entera y avisa si alguna cuenta quedó negativa. Estas operaciones de custodia se hacen por integración y por quien administra el sistema; no tienen una pestaña propia en la pantalla del caso.
Preguntas frecuentes
- Generé el borrador y salió vacío. Probablemente no hay tiempo facturable con valor por hora indicado, ni honorario aceptado del tipo fijo o retainer.
- El honorario de éxito no apareció en el borrador. Depende del monto recuperado, que el sistema no adivina. Agrégalo como línea manual cuando se conozca el resultado.
- Finalicé una factura con un error. La factura finalizada no es editable. Trata la corrección como un documento nuevo y coordínalo con el área financiera del estudio.
- ¿Puedo cargar tiempo en un caso que no es mío? Solo en los casos a los que tienes acceso por la muralla ética.
- ¿Por qué la custodia no tiene pestaña en la pantalla? Se opera por integración y por quien administra el sistema, para que los asientos pasen por las trabas antes de existir.
- Trabajo con más de una moneda. El saldo de custodia se mantiene por cliente y por moneda, sin sumar entre monedas distintas.