Fondos, campañas y apelaciones · la cadena de la rendición de cuentas
Rendir cuentas es poder responder de dónde vino cada peso y adónde fue. Esta página explica la cadena que hace posible esa respuesta: el fondo con su restricción de uso, la campaña con meta, la apelación que muestra qué fue lo que realmente hizo llegar la donación, la asignación de la donación en fondos y la cifra de ingresos que solo cuenta la donación directa.
Tres niveles, tres preguntas
La pestaña Fondos y campañas responde preguntas distintas en cada bloque. El fondo responde para qué puede usarse ese dinero. La campaña responde a qué esfuerzo de recaudación pertenece y cuánto se pretendía levantar. La apelación responde qué fue lo que realmente hizo llegar la donación, es decir, el correo, la carta, el evento, la llamada. Sin la apelación se puede saber cuánto entró, pero no qué funcionó.
Fondo y restricción de uso
Cada fondo tiene código, nombre y una restricción, mostrada en la columna Restricción. Son tres valores posibles.
- Libre: la organización decide el uso. Es el fondo que costea la operación y lo que falte.
- Temporalmente restringido: el uso está atado a un propósito o a un plazo, y se libera cuando la condición se cumple.
- Permanentemente restringido: el patrimonio perenne, cuyo principal nunca se gasta. Solo se aplica el resultado, según la regla del propio fondo.
La restricción no es una etiqueta informativa. Una donación asignada a un fondo restringido no costea otra cosa, y la suma de las asignaciones de una donación no puede superar el monto donado. Ese rechazo ocurre al momento de guardar, no en una revisión de fin de mes.
Campañas y apelaciones
La campaña tiene nombre, código, meta y período, y puede pertenecer a una campaña mayor, lo que permite armar la campaña anual con las acciones dentro de ella. La apelación pertenece a una campaña, puede señalar el fondo de destino y anota el Canal usado, además de meta y período propios. Dentro de la apelación caben además paquetes, con costo y cantidad, que es como se mide el gasto de una pieza de captación.
- Abre el menú Tercer sector y ve a la pestaña Fondos y campañas.
- En el bloque Fondos, revisa Código, nombre y Restricción de cada fondo.
- En el bloque Campañas, mira la Meta de cada campaña.
- En el bloque Apelaciones, mira el Canal de cada apelación y la campaña a la que pertenece.
- Arriba, Ingresos recaudados muestra el total obtenido.
La cifra de ingresos
Los ingresos recaudados suman únicamente la donación directa, es decir, lo que fue efectivamente pagado, más los asientos de corrección. El crédito indirecto nunca entra en esa cifra, porque reconoce influencia y no pago. Si entrara, una donación de una empresa gestionada por un consejero se contaría dos veces.
La corrección de importes también sigue esa lógica. Un valor equivocado no se edita por encima: entra un asiento de ajuste con el motivo. El total sigue siendo correcto y el camino hasta él sigue siendo reconstruible, que es exactamente lo que pide una auditoría.
Cómo se convierte esto en rendición de cuentas
- De dónde vino: la donación señala quién pagó, la campaña y la apelación.
- Adónde fue: las asignaciones señalan los fondos, y la restricción de cada fondo limita el uso.
- Cuánto fue realmente: los ingresos cuentan solo la donación directa, con ajustes explícitos en lugar de ediciones silenciosas.
- Qué recibió de vuelta el donante: el recibo muestra monto donado, contraprestación y deducible, y la numeración es secuencial por país y ejercicio.
- Quién vio qué: del lado de los programas, todo acceso al caso de un beneficiario queda anotado.
Permisos y límites
- La vertical tiene que estar activa, si no la pestaña no devuelve datos.
- La pantalla es de consulta. Crear fondo, campaña, apelación y asignación entra por la integración de tu organización o por quien administra el entorno.
- Un fondo se puede desactivar, lo que lo saca de las listas de selección sin borrar el historial de las donaciones ya asignadas a él.
- Cada organización ve únicamente sus propios fondos, campañas y donaciones.
Dudas comunes
- La suma de mis fondos no coincide con los ingresos. Probablemente hay donaciones todavía no asignadas por completo: la asignación puede ser parcial, y el sistema garantiza el tope, no la obligación de asignarlo todo.
- ¿Puedo cambiar la restricción de un fondo? Es preferible crear otro fondo. Cambiar la restricción de un fondo con donaciones asignadas cambia retroactivamente la promesa hecha al donante.
- ¿La campaña de aquí es la misma del módulo de marketing? No. Las de aquí existen para vincular donación, fondo y apelación en la rendición de cuentas.