Constituyentes, donaciones y recibos
El constituyente es el registro único de quien se relaciona con la organización, con varios roles al mismo tiempo. Esta página explica cómo leer la lista de constituyentes, cómo el sistema separa la donación directa del crédito indirecto, cómo funcionan los duplicados sugeridos y la fusión de registros, y cómo el recibo calcula el valor deducible cuando hubo contraprestación.
Un registro, varios roles
En muchas organizaciones la misma persona está en tres listas: la de donantes, la de voluntarios y la del consejo. Cuando cambia de correo, dos quedan desactualizadas. Cuando quieres saber cuánto representa, nadie sabe sumar. El constituyente existe para acabar con eso: es un solo registro, de persona u organización, que lleva roles simultáneos.
Los roles disponibles son donante, voluntario, asociado, exalumno, consejo, prospecto y beneficiario de convocatoria. Cada rol tiene fecha de inicio y se puede cerrar, lo que anota la fecha de fin sin borrar el historial. Agregar un rol que la persona ya tiene no crea repetición.
Leer la lista de constituyentes
- Abre el menú Tercer sector y quédate en la pestaña Constituyentes.
- Usa el campo Buscar para buscar por nombre, correo u organización.
- La lista muestra Nombre, Tipo, Correo y Estado (activo o inactivo).
- Haz clic en una fila para abrir los detalles de esa persona.
Lo que esta persona dio
Al abrir un constituyente aparece el bloque Lo que esta persona dio, con tres valores. Donación directa es lo que ella misma donó: ese es el número que entra en los ingresos de la organización. Crédito indirecto reconoce la influencia de quien trajo la donación sin haber sido el pagador. Total es la suma de los dos, y sirve para priorizar la relación, no para la contabilidad.
La separación existe porque las dos preguntas son distintas. El área financiera pregunta cuánto entró, y la respuesta es solo la donación directa. La captación pregunta quién hace llegar el dinero, y ahí el crédito indirecto importa tanto como el cheque. Sumar los dos en un solo número respondería mal a las dos.
Duplicados y fusión
El bloque Posibles duplicados sugiere registros que pueden ser la misma persona, con un porcentaje de Semejanza y los factores que llevaron a la sospecha. Los factores se muestran a propósito: una sugerencia de fusión sin motivo es una sugerencia que se acepta a ciegas o se ignora, y las dos salidas son malas en una base de donantes.
La comparación usa nombre, fecha de nacimiento y sexo. El correo y el teléfono no entran en la puntuación porque en una familia es común que el mismo correo o teléfono aparezca en dos personas distintas, y eso generaría una fusión equivocada. Cuando la fusión se confirma, los roles y vínculos pasan al registro que queda y el otro se marca como fusionado, preservando el rastro.
Familias
Los constituyentes se pueden agrupar en una familia, con uno de ellos marcado como principal y una dirección común. Eso evita mandar cuatro cartas a la misma casa y permite mirar la contribución del núcleo, y no solo la de la persona.
Recibos
La pestaña Recibos lista los recibos emitidos con Número, Valor donado, Contraprestación, Deducible, País y estado. El deducible se calcula, no se escribe: es el valor de la donación menos el valor de mercado de la contraprestación, con piso en cero. Si no hubo contraprestación, el deducible y el valor donado coinciden.
- Abre la pestaña Recibos para ver todos los recibos emitidos.
- Compara Valor donado y Deducible: la diferencia es exactamente la contraprestación.
- Un recibo emitido se puede cancelar, y sus campos fiscales quedan intactos.
- Para corregir un recibo, la reemisión cancela el anterior y emite un número nuevo que apunta al anterior. El historial fiscal no se reescribe.
Segmentar sin exponer a quien pidió anonimato
Al armar listas de reconocimiento, exportaciones y pedidos al asistente de IA, la preferencia de reconocimiento se respeta de forma automática. Quien pidió anonimato no aparece en ninguna de esas superficies. Quien pidió reconocimiento restringido desaparece de las superficies públicas, pero sigue contando en los informes internos, porque el valor debe contabilizarse aunque el nombre no se muestre. Sin preferencia declarada, el sistema lo trata como restringido.
Permisos y cuidados
- La vertical del tercer sector debe estar activa, si no ninguna de estas pantallas devuelve datos.
- La pantalla es de consulta. El alta y el movimiento entran por la integración de tu organización o por quien administra el entorno.
- El valor de una donación nunca se edita por encima: la corrección es un asiento compensatorio, para que los ingresos sigan siendo reconstruibles.
- No se guardan datos de tarjeta. Quedan únicamente la marca y los cuatro últimos dígitos, además de la referencia del medio de pago.