Productivité

Lien de prise de rendez-vous · réservation selon vos disponibilités

Publiez vos plages hebdomadaires de disponibilité et partagez un lien public. Le client choisit un créneau réellement libre et la réunion entre dans votre agenda au bon fuseau horaire, sans échange de messages. Il existe aussi un lien plus simple, de demande de réunion, pour qui ne souhaite pas publier de créneaux.

Le lien de prise de rendez-vous supprime les allers-retours d'e-mails pour caler un échange. Vous partagez une adresse publique, la personne choisit son créneau et la réunion naît directement dans votre agenda, avec le contact enregistré dans le CRM. Il existe deux modes, et vous utilisez celui qui correspond à votre façon de travailler.

Réservation selon vos disponibilités : vous publiez les plages pendant lesquelles vous acceptez des réunions et le visiteur ne voit que des créneaux réellement libres. C'est le mode recommandé.
Demande de réunion : le visiteur propose une date, une heure et un sujet dans un formulaire simple, et vous confirmez ensuite. Utile quand votre agenda bouge beaucoup ou que vous ne voulez pas publier de créneaux.

Configurer la disponibilité

Ouvrez Paramètres, Agenda selon disponibilité.
Vérifiez le Fuseau horaire, déjà prérempli avec le vôtre. Tous les créneaux proposés utilisent ce fuseau.
Définissez la Durée du créneau, par exemple 30 minutes, l'Intervalle entre réunions, le Préavis minimum, par exemple 4 heures, et la Fenêtre de réservation, c'est-à-dire le nombre de jours à l'avance pendant lesquels le client peut réserver.
Dans la Disponibilité hebdomadaire, ajoutez une ou plusieurs plages par jour, par exemple le lundi de 09:00 à 12:00 et de 14:00 à 17:00. Les jours sans plage restent indisponibles.
Facultatif : dans Disponible uniquement sur ces périodes, ajoutez des fenêtres de dates avec Du et Au pour ne proposer des créneaux qu'à l'intérieur de celles-ci. Laissez vide pour ne pas restreindre par date, et laissez le Au vide pour une fenêtre sans fin.
Cochez Lien de rendez-vous actif et cliquez sur Enregistrer.

La durée peut aller de 5 minutes à 8 heures, l'intervalle entre réunions jusqu'à 4 heures, le préavis minimum jusqu'à 30 jours et la fenêtre de réservation jusqu'à 365 jours. Vous pouvez enregistrer jusqu'à 20 fenêtres de dates. Si vous avez des comptes de calendrier connectés, choisissez celui qui doit recevoir les réunions prises par le lien.

Partager le lien

Après l'enregistrement, votre lien public s'affiche à l'écran. Utilisez Copier le lien pour l'envoyer par e-mail, le placer dans votre signature ou sur votre site. Vous pouvez ajouter un paramètre de langue à la fin de l'adresse pour ouvrir la page dans une autre langue, et donner un libellé au lien, traduit dans les langues prises en charge par le système.

💡 S'il faut invalider l'ancien lien, par exemple après l'avoir diffusé par erreur, utilisez Générer un nouveau lien. L'adresse précédente cesse de fonctionner immédiatement et plus personne ne peut réserver par son intermédiaire.

Ce que voit le client

Le client ouvre le lien, choisit un jour et un créneau libre, indique son nom, son e-mail et un sujet facultatif, puis confirme. À la confirmation, le système revérifie que le créneau est toujours libre : si quelqu'un vient de le réserver, le client est invité à en choisir un autre. C'est ce qui évite deux réunions au même endroit de votre agenda.

Example: Vous publiez les mardis et jeudis de 14h à 18h, en blocs de 30 minutes, avec 15 minutes d'intervalle et 4 heures de préavis. Un prospect ouvre le lien à 11h un mardi : les créneaux de 14h et de 14h45 n'apparaissent pas, parce qu'ils tombent dans le préavis minimum ou sont déjà occupés ; il réserve à 16h et reçoit la confirmation immédiatement.

Ce qui se passe dans votre compte

Une activité de type Réunion est créée, qui vous est attribuée, au créneau choisi.
Si l'e-mail du client n'existe pas encore dans le CRM, un nouveau Lead est créé automatiquement.
Les créneaux déjà occupés par vos autres réunions n'apparaissent pas au client, l'intervalle configuré étant lui aussi respecté.
La réunion apparaît dans vos Activités et dans la Chronologie de l'enregistrement.

💡 Les horaires sont toujours affichés dans votre fuseau et conservés en interne en temps universel : la conversion reste donc correcte même avec des clients d'autres pays et au passage à l'heure d'été.

Le lien simple de demande de réunion

Dans Compte, vous trouvez le Lien de rendez-vous public personnel. La personne qui l'ouvre voit votre nom et un formulaire pour demander une réunion avec nom, e-mail, date, heure et sujet. À l'envoi, une activité de réunion vous est créée et attribuée, avec les coordonnées du contact, et deux e-mails de confirmation partent immédiatement : l'un pour la personne qui a réservé, avec une invitation pour le calendrier, et l'autre pour vous, chacun dans la langue de son destinataire. Le lien est signé et personnel, et n'expose ni identifiant de connexion ni données du CRM.

Rendez-vous reçus et questions fréquentes

Sur le même écran de configuration, plus bas, se trouve la liste des Rendez-vous reçus : chaque réservation faite par votre lien, avec la date et l'heure, le nom et l'e-mail de la personne qui a réservé et l'observation qu'elle a laissée. Vous suivez ainsi qui a réservé sans ouvrir l'agenda.

Mon lien n'affiche aucun créneau : vérifiez que Lien de rendez-vous actif est bien coché, qu'il y a des plages dans la disponibilité hebdomadaire et que la fenêtre de dates n'est pas terminée.
Puis-je annuler une réunion réservée ? Ouvrez l'activité créée et modifiez-la ou supprimez-la comme n'importe quelle autre activité de votre agenda.
Le calendrier doit-il être connecté ? Non. Sans connexion, la réunion entre malgré tout comme activité dans le CRM.

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