Documents : écrire, versionner, partager et rattacher à un enregistrement
Le module Documents conserve les textes mis en forme de l'équipe (propositions internes, comptes rendus, playbooks, notes de compte). Vous écrivez dans un éditeur avec gras, listes et liens, l'enregistrement est automatique, chaque sauvegarde devient une version que l'on peut restaurer, et le document peut être rattaché à un enregistrement.
Documents est l'endroit des textes que l'équipe écrit ensemble : un compte rendu de réunion, une proposition interne, un playbook, les notes d'un compte. Il se trouve dans le menu, dans l'espace de travail, à côté de Projets. Toutes les personnes de votre organisation qui ont accès au module voient les documents et peuvent les modifier.
Commenter (y compris sur un extrait)
Sous l'éditeur se trouve une section Commentaires pour que l'équipe discute du document (avec fils de discussion, réactions, mentions @ et résolution). Pour commenter un POINT précis, sélectionnez l'extrait dans le texte et cliquez sur « ✍️ Commenter la sélection » : le commentaire reste ancré à cet extrait, qui apparaît cité au-dessus du message. Sans sélection, le commentaire porte sur le document entier.
Créer et écrire
- Ouvrez Documents dans le menu et cliquez sur Nouveau document.
- Donnez un titre et écrivez dans l'éditeur. La barre du haut propose gras, italique, souligné, titre, listes, citation et lien.
- Il n'y a pas de bouton Enregistrer obligatoire : le texte est enregistré tout seul pendant que vous écrivez. L'indicateur à côté du titre affiche Enregistré, Enregistrement ou Modifications non enregistrées.
- Si vous le souhaitez, classez par dossier (un nom libre, comme Commercial) et rattachez le document à un enregistrement (une entreprise, un contact, une opportunité).
Historique des versions
- Chaque fois que le document est enregistré, le contenu précédent est conservé comme une version.
- Cliquez sur Versions pour voir la liste, avec la date et l'auteur de chacune.
- Cliquez sur Restaurer pour ramener une ancienne version. Le contenu actuel est conservé dans l'historique au préalable, donc rien ne se perd.
Quand deux personnes modifient
Plusieurs personnes peuvent modifier le même document, mais pas en même temps avec le curseur de l'autre à l'écran : il ne s'agit PAS d'édition simultanée en temps réel comme dans Google Docs. Si quelqu'un enregistre une version plus récente pendant que vous modifiiez la vôtre, vous recevez au moment d'enregistrer un avertissement de conflit et la possibilité de recharger le document, pour ne pas écraser le travail de l'autre personne par inadvertance.