Tableau croisé : construisez le rapport en glissant des champs
Dans Rapports, l'onglet Tableau croisé vous laisse construire le rapport comme dans un tableur : glissez des champs vers Lignes et Colonnes, des mesures vers Valeurs, et la matrice apparaît. C'est la voie pour les questions croisées, comme le produit le plus vendu par commercial, sans connaître par cœur le nom de la dimension et de la mesure.
Construire un rapport a toujours supposé de connaître à l'avance le nom du regroupement et celui de la mesure, et c'est là que la plupart des questions meurent. Le tableau croisé renverse la logique : la liste des champs et des mesures de votre jeu de données s'affiche à gauche, vous glissez ce qui vous intéresse dans trois zones, et le rapport se construit tout seul. Pas de formule, pas de SQL.
Où le trouver
- Ouvrez Rapports depuis le menu.
- L'onglet Tableau croisé est le premier et il est déjà ouvert. Les autres onglets (Simple, Avancé et Explorer) sont toujours là.
- Choisissez le Jeu de données : c'est lui qui décide des champs et des mesures affichés dans la palette de gauche.
Lignes, Colonnes et Valeurs
La palette de gauche contient deux listes : Champs (ce qui sert à regrouper) et Mesures (ce qui sert à compter, sommer ou moyenner). Chacun ne va que là où cela a un sens.
- Lignes : un ou plusieurs champs, empilés dans l'ordre où vous les déposez. C'est l'axe vertical de la matrice.
- Colonnes : un champ. En déposer un autre remplace le précédent, car deux niveaux d'en-têtes imbriqués rendent le tableau illisible.
- Valeurs : les mesures, dans l'ordre où vous les déposez. Chaque mesure devient une colonne de chiffres.
- Une mesure ne va que dans Valeurs et un champ ne va que dans Lignes ou Colonnes. Glissez-le dans la mauvaise zone et il ne se passe rien.
L'exemple à l'origine de la fonction : produit le plus vendu par commercial
- Dans Jeu de données, choisissez Articles vendus (la ligne produit de l'affaire : le seul endroit où le produit, la quantité et le prix réellement pratiqué se trouvent ensemble).
- Glissez Nom du produit vers Lignes.
- Glissez Responsable vers Colonnes.
- Glissez Chiffre d'affaires vers Valeurs. Si vous voulez aussi le volume, glissez Quantité vendue à côté.
- Cliquez sur Exécuter le rapport.
Le résultat est la matrice que vous avez dessinée : un produit par ligne, un commercial par colonne et le chiffre au croisement. La dernière colonne porte le Total de chaque ligne et la dernière ligne porte le Total de chaque colonne.
Champs de date : jour, semaine, mois, trimestre ou année
Quand le champ que vous déposez dans Lignes ou Colonnes est une date, l'étiquette gagne un sélecteur de regroupement avec Jour, Semaine, Mois, Trimestre et Année. Il démarre sur Mois. Le changer transforme le même tableau d'un suivi quotidien en une clôture trimestrielle, sans rien reconstruire.
Période, filtres et comparaison
- Dans Période, choisissez une fenêtre relative (aujourd'hui, 7 derniers jours, ce mois-ci, ce trimestre, 12 derniers mois glissants, et ainsi de suite). Par défaut, c'est Toute la période.
- Si le jeu de données comporte plusieurs dates, indiquez dans Champ de date laquelle ancre la période. Sans choix de votre part, la date par défaut du jeu de données s'applique.
- Dans Filtres, cliquez sur Ajouter un filtre puis choisissez un champ, un opérateur et une valeur. Les opérateurs proposés dépendent du type du champ.
- Dès qu'une période est définie, Comparer avec apparaît : Période précédente ou Même période l'an dernier.
Avec la comparaison activée, chaque mesure gagne une colonne supplémentaire à côté, marquée (évolution) : l'écart en pourcentage entre la fenêtre choisie et la fenêtre de comparaison. Période précédente recule de la même durée que la période choisie ; Même période l'an dernier recule d'un an, ce qui compare décembre avec décembre au lieu de décembre avec novembre. Quand il n'y avait pas de base antérieure, l'évolution reste vide au lieu d'afficher zéro, car zéro affirmerait que rien n'a bougé précisément là où tout a bougé.
Rapports prêts à l'emploi
En haut de l'écran, une bande Rapports prêts à l'emploi les regroupe par section. Cliquez sur une section pour voir ses rapports, puis sur un nom pour l'ouvrir déjà construit dans le tableau croisé.
- Direction, Pipeline, Conversion et Activité commerciale
- Forecast et objectifs, Devis et propositions, Affaires perdues
- Clients et comptes, Marketing, Campagnes, E-mail marketing
- Entonnoir marketing, Origine et attribution, SDR et inside sales
- Canaux et partenaires, Revenus et rétention, Qualité des données
Enregistrer, partager et exporter
- Après l'exécution, saisissez un nom dans Nom du rapport et cliquez sur Enregistrer. Il rejoint la bande Enregistrés, et un clic sur le nom le rouvre exactement tel qu'il était.
- Les personnes qui gèrent les paramètres voient l'option Partager avec l'organisation au moment d'enregistrer ; le rapport devient alors visible pour toute l'équipe.
- Pour en supprimer un, utilisez la ✕ à côté de son nom. Vous ne pouvez supprimer que les rapports que vous avez enregistrés vous-même.
- Avec le tableau à l'écran, cliquez sur Exporter en CSV. Le fichier reprend la matrice que vous avez sous les yeux, colonnes de total comprises, et non la liste brute renvoyée par la base.
Trois règles qui évitent un chiffre faux
- Le total n'additionne que ce qui peut l'être. Les sommes et les comptages entrent dans le total ; les taux, les moyennes, les minimums, les maximums et la colonne d'évolution affichent un tiret, car additionner deux taux ne donne pas un taux. Le cas échéant, le tableau le signale en dessous, plutôt que d'afficher un chiffre que personne ne vérifierait.
- Une cellule vide n'est pas un zéro. Vide signifie que cette combinaison n'existe pas dans les données : ce commercial n'a pas vendu ce produit. Zéro serait une affirmation différente, et dans un tableau de ventes les deux mènent à des décisions opposées.
- Sans valeur est une catégorie à part. Les enregistrements dont le champ est vide se retrouvent dans une ligne ou une colonne marquée Sans valeur, toujours en dernier, car l'absence n'est pas une catégorie qui dispute la première place.
Sur l'argent, la précaution est déjà prise : des montants en devises différentes ne sont jamais additionnés. Dès que la mesure est en devise, le CRM calcule les chiffres séparés par devise et le tableau ajoute lui-même la colonne Devise, avec un ⓘ dans l'en-tête, même si vous ne l'avez glissée nulle part. Sous le tableau s'affiche la phrase qui explique cette colonne apparue toute seule : « Le rapport a été séparé par Devise pour ne pas additionner des valeurs qui ne s'additionnent pas. » Si vous préférez lire les devises côte à côte, déplacez Devise vers Colonnes ; et si vous l'aviez déjà mise dans Lignes ou dans Colonnes, elle n'apparaît pas deux fois.
Limites
- Jusqu'à 3 champs en cumulant Lignes et Colonnes. Au plafond, l'écran le signale et les nouveaux champs n'entrent plus : retirez-en un avant d'en ajouter un autre.
- Colonnes accepte un champ à la fois ; Lignes récupère le reste du budget.
- Jusqu'à 12 mesures dans Valeurs.
- Le tableau ramène les 1 000 premières lignes. S'il y en a davantage, un avertissement invite à affiner les filtres ou à raccourcir la période ; affiner vaut toujours mieux que lire un échantillon sans le savoir.
Vous ne voyez que les champs et les mesures que vous avez le droit de voir. Un champ protégé utilisé sans autorisation fait refuser le rapport avec un message clair, au lieu de renvoyer un chiffre incomplet sans prévenir.